浅谈农机监理业务档案管理工作

王桂玲

（庆安县农机安全监理站，黑龙江 庆安 152400）

1 前言

农机监理业务档案，是农机监理业务工作最基础、最根本的工作，也是一项原则性很强的工作。规范农机监理业务档案，对做好农机监理业务有着举足轻重的作用、事半功倍的效果。在规范监理业务档案工作方面，我们做了大量深入细致的工作，但与上级业务主管部门的要求相比，还有一定的差距。那么，要如何做好监理业务档案管理、规范监理业务档案呢？

2 农机安全监理档案的定义及档案信息化建设的目的

所谓农机安全监理档案是各级农机监理机关在日常工作中形成的并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。它是农机监理机关社会活动的产物，是农机监理机关代表国家对农业机械及其驾驶操作人员进行管理，核发牌证，处理事故的依据和凭证，具有法律效力。原始记录性是它的本质特征。

随着人类社会的发展、进步与更替，当今信息时代悄然而至。我们的工作、生活越来越依赖于信息，我们诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程，迫使档案管理工作必须适应信息时代的要求。

农机安全监理档案的信息化建设，其实质就是促使尘封的档案变为鲜活的服务于农机安全生产管理，这无疑对档案管理工作提出了更高的要求。正确使用档案资料，将“历史遗产”用之于日常管理，帮助解决现实问题，是档案信息化建设的重要目的。笔者以为：农机监理档案管理工作中的科学性与服务性是实现档案信息化，发挥档案服务功能的基本要求，只有在整个档案管理工作中注重其科学性，同时明确档案的信息化最终须靠服务于安全生产管理而得以实现，将科学性、服务性完美结合起来，档案管理工作就完成了其时代的使命。

3 做好农机监理业务档案管理工作的要求

3.1 提高认识，高度重视，是我们做好农机监理业务工作的前提

农机监理业务档案工作所要填写的表格多，工作很繁琐，特别是在办理监理业务过程中，是直接面对广大机手的，很多机手业务忙时间紧。因此，提高认识，高度重视，是我们做好农机监理业务工作的前提，就要求我们全体监理人员，在思想上要有一个充分的认识，要把做好规范的业务档案工作做为我们工作的出发点。首先是领导高度重视和支持，上至领导下至工作人员，在思想上都要有一个清醒的认识，要把规范业务档案工作当作一项基础性工作来抓；其次是每位工作人员都要带头执行业务档案工作规范，提高业务档案写作效率，大家要充分认识到做好业务档案工作的重要性；再次要认识到规范的业务档案是我们做好农机监理工作的一项重要工作。

3.2 加强学习，提高素质，是我们做好农机监理业务档案工作的关键

要想做好农机监理业务档案工作，关键在于从事这项工作的人员素质。首先，要求农机部门要合理配备稳定的农机监理业务工作人员，不要随意调换岗位，在确保监理工作人员的稳定性同时，要求业务工作人员要不断加强业务学习，充实专业知识，更要时常加强政治思想教育，做到业务学习和思想认识“两抓两不误”；其次，要求农机监理人员要热爱自已的本职工作，要有良好的职业道德，恪守工作纪律和业务工作规范，作风严谨，工作认真细致，同时要有较强的工作责任心和主动性，明确自已工作的重要性；三是受理业务人员要对自已的业务工作负责，要书写整洁，表格有序排放；四是根据上级业务主管部门的工作安排，及时派员参加业务学习，更新业务知识，提高业务素质；五是按照上级业务主管部门办理监理业务要求，填写一张档案目录，做到业务工作人员人手一份，要求业务工作人员及时把零乱的档案进行整理并按照办理监理业务流程要求，有序排列，保证业务档案的完整性；六是要求受理业务人员，每次受理后都要做到善始善终，做到新车上户“三有三不少”即：有合格证、有购车发票、有身份证；表格不少、相片不少、档案袋不少。

过户车做到“三个有”即：有协议、有保单、有身份证。

3.3 严格要求，依法办事，是我们做好农机监理业务档案工作的保证

严格要求，依法办事，是我们做好农机监理业务档案工作的重要手段和措施。规范业务档案，我们严格按照农业部第42、43号令以及《拖拉机登记工作规范》和《驾驶证业务工作规范》的要求办理业务工作，同时，还结合本单位实际，对具体的办事人员，要求严格执行工作规范，做到依法办事，做到“手续不齐者不办”。

3.4 抓好源头，严格程序，是我们规范农机监理业务档案工作的有效措施

业务档案是否规范，必须从源头抓起，严格程序，明确责任，建立业务档案规范管理的长效机制。一是受理申请必须手续齐全；二是所有表格必须有各岗位人员的签字；三是所有表格必须书写完整；四是所有资料必须及时整理并有序排放。只有从档案形成或产生的源头（如档案的立卷、归档）把好关，才能做到档案管理工作的科学性。立卷归档是档案工作的第一个环节。这项工作的开展是否科学，将直接关系到档案管理的其它环节，直接关系到档案能否最大限度的实现其服务的功能。但在实际工作中，我们往往会遇到一些意想不到的问题，如果有的部门能按归档制度的要求按时上交档案，而有的部门立卷归档时间到了仍不能上交，就会产生“关卡”现象。因此，档案管理部门在制订制度时，应该根据不同部门的特点，区别对待地确定归档时间。各级农机监理机关在日常工作中形成的并作为原始记录保存起来的以备查考的资料形成文字、资料、图纸、图表、照片、录像带、录音带等文件、声像、实物材质等档案后一般要在次年六月以前向档案管理部门移交归档，有些专门文件还可以采取按项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项结束时间归档、按年度归档和随时归档的方式进行科学归档。

3.5 加强协调，相互交流，是我们做好农机监理业务档案工作的“助推器”

在规范业务档案工作中，由于各单位实际情况不同，人员素质也有差别，因此，加强协调，相互交流，有效的业务指导，是我们做好农机监理业务档案工作的“助推器”。采取邀请上级业务主管部门常下来进行业务指导、对在办理业务过程中出现的问题及时纠正、对个别的问题采取向别的县市交流学习的形式，做到业务常新、方法常新，相互指导、相互学习，推进我们的农机监理业务档案工作上水平、上台阶。

[1]《档案工作文件汇集》.第六集.第217页，中国档案出版社1997年版.