企业制度建设存在的问题与改进

韩振祥

企业的规范管理、高效运作,离不开完善和可持续优化的制度建设机制。制度建设是企业管理的一项基础性工作,也是加强廉政建设,从源头上治理腐败的一项重要内容。延长石油管道运输公司成立以来,先后制订了大量规章制度,为企业的健康快速发展和廉政建设提供了重要的保障。但是,随着企业规模的不断扩大和综合实力的迅速增强以及形势的变化,过去制订的部分制度已不能适应企业的发展需要,需要进一步修订和完善。本文对管输公司制度建设的现状和存在的问题进行了深入分析,并在此基础上对做好下一阶段的制度建设工作提出了改进意见。

一、管输公司制度建设的现状及问题

管输公司目前已拥有各类公司级规章制度73种,涵盖了公司生产经营、企业管理、党建和后勤服务等各个方面,基本适应公司发展的需要。但是仍然存在一些问题和不足,主要表现在:

1、制度的种类繁多,但制度与制度之间缺乏系统关联。公司成立以来,制订各类制度,内容几乎面面俱到,种类五花八门,但执行不彻底,究其原因主要有以下几个方面:一是制度多而不精。条款多,规定多,程序多,执行比较繁杂。二是制度多却不系统,制度之间缺乏关联性,甚至相互抵触,没有形成合力。这些原因导致制度的执行相当困难,一些制度形同虚设,严重损害了制度的严肃性。

2、部分制度与现实脱节。有些制度执行起来没有现实基础,不切合实际,即使制定了,也得不到有效执行。这是因为在制定制度时,有关部门缺乏深入细致的调查研究,闭门造车,缺乏实践基础。仔细观察,公司制度建设与现实脱节的主要表现一是制度与企业的行业特点、生产经营现状脱节。这个现象的原因是管输公司组建之初,制度的制定是从上而下的,为了尽快搭起台子,起草班子仓促上阵,大部分制度都没有经过深入细致的调研,采取了拿来主义,参考借鉴了兄弟单位和同行业企业的同类制度。二是与职工群众脱节,主要原因是制度的宣传工作不到位,好多制度出台了,却没有真正得到贯彻落实,有些单位也没有认真组织职工群众学习,领导例行公事,职工敷衍了事,大家都不当回事,使制度沦为一纸空文。

3、制度与程序脱节。所谓程序,就是制度执行的流程。企业建立制度的目的是通过制度规范管理,执行管理决策,因此每一种制度的本身就应该包含操作流程。管输公司目前制度与程序脱节主要表现在:一是有制度,无流程,部分制度就所涉及的事项都制订的很全面,唯独在如何操作,如何执行方面没有涉及。二是制度少,流程多。这是一个普遍现象,如计划审批相关制度、财务报销相关制度,审批部门多,流程复杂,推诿扯皮的现象时有发生。

4、制度与目标脱节。企业建章立制的根本目的是为了企业的经营目标服务。个别制度从起草时就是为制度而制定,制度本身看不出针对性和有效性。而制度如果失去了针对性和有效性,就几乎失去了存在的价值,因此,制度的目的性一定要明确,这样才能有的放矢,发挥制度的真正作用。

5、制度与执行脱节。这是在整个制度建设体系里面暴露出来的最严重最普遍的问题,其表象是执行不力,深层次的原因则是因为有制度,但缺少执行制度的制度,谁来干,干什么,干到什么程度,干好了怎么奖,干不好怎么罚,由谁来罚,由谁来监督等等,这些保证制度执行的制度,没有形成体系。

6、制度与企业文化脱节。其表象是制度和企业文化是两个个体,制度高高在上,如悬在职工头上的达摩克斯利剑,而企业文化却冷眼旁观,事不关己。制度和企业文化没有相互融合,相互促进,形成合力。

7、制度的执行情况参差不齐。大部分单位和职工都能够严格遵守公司的各项规章制度,但仍有部分单位和个人置若罔闻,缺乏执行力,有令不行,有禁不止的现象比较突出。

以上这些问题,都是当前制度建设方面存在的突出问题,必须引起我们各级领导干部的高度重视,采取有效措施重点加以解决。

二、制度建设应该遵从的原则

制度建设是一项长期而艰巨的任务。完善管输公司制度体系,需要我们实事求是的分析、深入细致的调查、大胆无谓的创新,要重点做好以下几方面的工作:

1、坚持制度制定的一般性原则。制定制度,首先要明确制度的特性。即确定性、强制性、程序性、封闭性。基于这些基本特征,我们在制定制度时,要遵从六项原则:一是切合实际原则;二是系统化原则;三是简明化原则;四是协调配合原则。

2、制定制度必须要切合实际,必要时可适当超前。制定制度要从企业的实际出发,切不可照搬或盲目引进,这就需要事先进行深入调研和认真分析,考虑现有的做法和先进的管理理念,并考虑信息化管理的要求和企业未来的发展需要。如果制定制度有难点或不够成熟,可以先行试行,在实践中不断总结经验并加以完善。如果相关管理事项过于超前,没有相关制度或做法可以借鉴,可在工作中边实践边总结,边以备忘录形式记录有关做法,待条件成熟时再行制订。

3、制度建设需要领导的高度重视与全体职工的积极参与。领导的各种行为非常容易成为属下的效仿榜样,如果各级领导对制度不予以重视,或重视不够,那么职工的心中就会形成一种印象,觉得企业的各项制度是纸上谈兵,没有任何实际意义,当然也就不会自觉遵守各项制度,甚至还会产生消极抵触情绪。因此,各级领导干部既是制度的制定者,又是制度的执行者,更是制度的捍卫者,必须以身作则,带头执行,一旦有违反行为,同样接受制度处罚,不搞特殊化,应通过自身的行为规范向职工传递对管理制度的尊敬和良好的企业执行文化。同时全体职工也应积极参加制度建设,在制度的制订、执行过程中不断将新的问题反映到制订部门,适时召开职工代表座谈会征求意见和建议,这样才能形成全员共同参与制度建设的良好氛围,制度建设也才能真正得以贯彻实施与有效执行,企业的管理才能真正得到提高。

4、制度建设必须和企业文化并驾齐驱。企业文化在企业的经济活动中起着举足轻重的作用,往往是没有规章的时候是文化指导人们做事,当企业文化根植于人心时,人们就有了统一的远景,统一的核心价值观,统一的行为道德标准,因此,制度不到的地方文化起着至关重要的作用。因此,要用文化舆论等工具营建好制度创建和执行的氛围。

三、不断提高干部职工的执行力,维护制度的严肃性

联想集团总裁柳传志说:“好的企业就像一个军队,令旗所到之处三军人人争先,个个奋勇,退却时阵脚不乱。好比一个斯巴达克方阵。”当前,执行力问题已经成为现代企业普遍关注的焦点,再好的制度,再好的决策,再好的思路,再好的创想,如果离开了执行力,一切都没有意义。可见,执行力决定着企业的兴衰成败。要想形成斯巴达克方阵,就要有一套行之有效的制度执行体系。2010年是延长石油制度建设的执行年和贯彻年,结合管输公司的实际,我们要重点做好以下几方面的工作:

1、不断提高制度的针对性、有效性和可操作性。吉利集团董事长李书福说过:“企业不能没有制度,也不能有太多的制度;不能没有程序,也不能有太多的程序;不能没有规矩,也不能有太多的规矩。关键是就事论事地寻找最简单的方法,用最快捷的速度,最有效地解决问题。一个电话能够解决的问题,不要集中开会;一个工作餐能够沟通的话题,不要集中开会;开小会能够解决的问题,不要开大会;口头能够解决的事情,不要书面;今天能够解决的问题,不要拖到明天;一分钟能完成的工作,不要用二分钟去完成。”大道至简就是这个道理。

2、加大宣传教育力度,提高干部职工遵章守纪的意识。职工素质良莠不齐,要职工马上改变以往的不良工作习惯,这是不切实际的。因此,只有不断地对职工进行制度宣传、沟通、教育,了解职工的心态,帮助职工积极转变态度,使职工了解制度建设的目的、内容,从潜意识里形成对制度的遵守,矫正不良行为,才更有利于制度的执行和落实。我们当务之急必须充分利用各种宣传平台,大力宣传公司的规章制度,同时要将制度印制成册,广泛组织职工学习制度、遵守制度、执行制度,使依法办企、按章办事理念深入人心,更加有利于制度的执行和落实。

3、完善监督考核机制,强化制度执行情况的监督检查。制度建立后,落实过程应当成为一种有效的动态过程,这种过程仅靠自觉遵守是不够的,必须有一套完整的监督检查和考核体系。

4、加强奖惩和责任兑现。奖罚不明,就会降低制度的权威性,使执行制度的单位和人员“吃亏”,不利于制度的落实。因此,制度应该在“违反了怎么办”方面下功夫,坚决克服制度落实无人管、无人问津和执行好坏一个样的现象。奖罚分明,才能令行禁止。社会学家郑也夫认为,严查不如严惩,其逻辑支点在于,查是查不过来的,不如以严惩治之。对于日益发展壮大的公司,这无疑是一种有效地方法,并且利用内部宣传体系来放大惩罚的力度,变相拓宽严查的广度,似乎更切实际。

总之,制度建设是企业规范化、科学化运作的基础,是企业有效管理的基础。制度好可以增强凝聚力、竞争力,制度不好可能使军心涣散、人浮于事。在今后的工作中,我们必须把制度建设作为一项重要工作来抓,完善制度体系建设,强化监督检查,提高制度执行力,健全信息跟踪反馈机制,对制度进行适时调整与修订,努力建立行之有效、规范有序的制度体系,推动公司各项事业再上新台阶。

(作者单位:延长石油管道运输公司)