借鉴现代管理模式 打造高效活力机关

郑 自 强

（作者系中共四川省成都市青白江区委办公室主任）

在组织形式、性质内涵、功能目标等方面，党政机关虽与企业有很大不同，但两者的内部事务管理却具有相通之处，尤其现代企业普遍采用的效率优先的现代管理方式，更是未来党政机关改革的重要方向。近年来，中共成都市青白江区委办公室引入“泰勒主义”、“福特主义”和“丰田主义”三大现代企业管理理念，对内部管理进行全面剖析和科学再造，在提升管理质量、优化行政效能、激发队伍动力等环节进行全面革新，全力推动机关走上组织结构科学化、行政事务制度化、整体运作效率化的良性轨道。

一、“泰勒式”管理，推动事务管理标准化

“泰勒式”管理思想的要义在于，用科学化、标准化的管理方法代替传统的经验管理，通过制定严格的规范并付诸实施，推动企业经营标准化运作，以谋求最高效率。借鉴“泰勒式”管理理念，我办在建章立制、量化目标、强势督办上做足功夫，力求推动行政产品质量和服务的标准化。

一是建章立制，推动制度标准化。“没有规矩，不成方圆”，规章制度是现代管理的基本准则。我办按照规范化服务型机关建设的要求，参照ISO9000质量管理体系要求，制定了《区委办管理工作手册》，全面完善办公室办文、办事、学习、信访、考勤、值班等制度，从上班秩序、着装仪态、规范用语、待人接物、机关整洁度等方面进行抽查评比、全面规范，做到事务政务全覆盖，全面提高办公室制度化、规范化、标准化水平。同时，坚持与时俱进的原则，对既有制度定时开展“回头看”，不断修订、补充、完善，保证制度的时效性和可行性。通过建立系统、规范、完善、合理的规章制度，形成了科室和职工对自我、对行为结果负责的机制，塑造了积极的制度行为文化。

二是量化目标，实现绩效标准化。绩效管理是现代管理的核心，而目标管理又是绩效管理的重中之重。按照“泰勒式”的“工作定额”原理，我办将所有日常工作全部纳入目标管理，着力将可操作的事务度量化、把能度量的事务考评化。实行“百分制”目标分解模式，按基础工作目标、重点工作目标、创新创优目标三大类别量化分值，特别针对工作效率、信息调研、建言献策、执行能力等重点环节进行倾斜，实现了目标分解全覆盖；实行常态化评判，结合“两查两提升”和“先进标兵科室”创建活动，以“百分倒扣、封顶加分”的考核方式，分月度和年度对各考核对象的目标完成情况进行跟踪、比较和评估，奖优罚劣，并将评比结果作为干部考核、评优、晋升的重要依据。通过严谨量化和奖惩逗硬的管理措施，为各科室及成员旗帜鲜明地指出了必须为之奋斗的工作标准和努力方向。

三是强势督办，保证监督标准化。现代市场竞争，关键是执行力和管理效率的竞争。要做强核心竞争力，必须制度与督办并举，强制措施和正面激励并举。在区委、区政府重大事项的督查上，坚持“决策执行到哪里，督查就延伸到哪里，督查关口就前移到哪里”的原则，第一时间分解督办任务，采取下发督查通知、电话询问、实地督查、联合督查等多种形式，加快跟踪督办节奏。跟踪回访办结情况，变被动督办为主动督办，主动协调解决推进中的具体问题，及时向区委领导反映重大情况，做到统筹协调与主动出击相结合。在办公室内部事务督查上，充分借鉴海尔公司OEC管理法，力求做到“日事日毕，日清日高”，全方位对每人每天所做每事进行控制清理，确保了常规性事务的执行到位。通过大抓督查督办，做到考核有依据、奖惩有措施、事事有人管、人人有专责、项项有督办、件件能落实。

二、“福特式”管理，设计行政作业“流水线”

“福特式”管理的主旨在于，通过“流水线”的作业形式，明确分工、标准组合、规模生产，以降低企业运营成本，提高产出效能，全面提高企业的竞争力。引用“福特式”管理思路，我办以科学分工、再造流程、强化培训为手段，创造性地建立了行政事务作业“流水线”，努力打造精干高效、结构合理、责任明确、科学有序的运转体系。

一是科学分工，重组流水作业架构。科学分工和模块化工作的组合方式是流水线作业的前提。我办在对所有内设机构职能进行充分考量的情况下，大刀阔斧地推动内设机构改革，着力建立分工控制、成本计算和质量控制的内部架构。坚持以事设岗、以岗定人和精干效能的原则，将工作量大、任务繁、责任重的原秘书科分设为两个科室，一科负责办文，二科负责办会，辅政质量更有保证；针对日渐增多的接待任务，整合资源成立接待办公室，构建集中指挥、上下贯通、左右协调的接待体系；将原信息科分设为两个科室，分别对外和对内，推动信息调研工作从全市中下水平跃升至全市第三；增设督办科，重点加强重大事项的督查督办，执行能力进一步增强；将财务室专职会计、专职出纳转变为兼职人员，做到合理排岗、人尽其才。通过行政资源重组，降低运行成本，减少职能交叉，平衡工作分工，为行政事务流水化作业奠定了坚实基础。

二是再造流程，理顺流水作业脉络。按照“福特式”的“动时研究”成果，运用“六W法”（何处What，为何Why，何地Where，何时 When， 何 人Who， 何 法How）对现有工作流程每一步骤进行剖析，采用剔除法、合并法、重排法、压缩法等简化工作的方法，去冗拨杂，去粗取精，全面规范、精简办文、办会、办事、接待等各项流程，同时完善办公室主任、副主任联系区委领导工作制度，做到区委与办公室间政令畅通、无缝对接，成功打造行政作业“流水线”，实现了行政效率的最大化。

三是强化培训，筑牢流水作业保障。人员素质是流水化作业的重要保障。要达到最佳运作状态模式，流水作业的每个操作手都必须成为“一专多通”的“T”型人才。针对办公室人员交流快、新同志多的特点，举办办文办会、信息调研、礼仪接待、政务督办、机要保密等专题培训，采取演讲、考试、抽问、交流等多种灵活的有效形式，深入推行“硕士讲堂”、“老干部讲堂”、“科长讲堂”，创新开展由已调离办公室的同志授课的“回望讲堂”，将办公室惯常的由领导主讲向科室负责人、甚至一般工作人员主讲延伸，由主讲人“一言堂”向互动交流延伸，在交流中促进学习、在学习中提升能力。在科室之间实行人员轮岗交流，扎实开展“比、学、赶、帮、超”竞赛活动，将业务精良、政治过硬的同志与培养对象结成对子，开展“一对一”帮扶活动，有针对性地给培养对象交任务、压担子，要求帮扶对象“天天有变化，月月有成效”，有效避免了人才“断层”现象，全面提高了干部队伍“精、气、神”。

三、“丰田式”管理，激活干事创业原动力

“丰田式”管理的精髓在于，打破上令下行的垂直管理模式，实行全员参与管理，激发员工的主人翁责任感，运用集体智慧将经营成本降到最低。参照“丰田式”管理思路，我办以建设“议事决策民主、个人成长迅速、工作氛围和谐”的办公室为手段，在管理过程中全面体现“以人为本”，借以激发广大干部与时俱进、昂扬向上、奋发有为的创业热情。

一是扩大民主范围，调动干事激情。借鉴“丰田式”的“活性化原则”，剔除“一言堂”的传统管理思想，在办公室内部搭建全民参与、民主决策的管理体系。在中层干部任用上大胆采用“公推直选”模式，将人事任用权交到每位职工手中，在干部使用上凭实绩、重公论，真正将让组织放心、让群众满意的优秀干部选拔到中层干部岗位上；变被动服务为主动超前谋划，坚持每周一上班前召开领导和中层干部“碰头会”，互知共谋本周大事，同时要求各科室每月向办公室提一条合理化建议，办公室每月向区委提两条合理化工作建议，做到“知无不言、言无不尽”，使办公室人员始终保持主动参政、议政、谋政的精神状态；按照民主集中的基本原则，坚持办公室人事、资金等重大决策均由主任办公会集体讨论研究，进一步促进决策的科学化、民主化。通过民主管理，切实培养了广大干部的归属感和成就感，充分调动了其干事创业的积极性、主动性和创造性。

二是构建进出机制，实现个人成长。在现代管理理念里，单位与员工是相互依存的利益共同体，两者的发展目标具有一致性。我办高度重视单位与职工之间的共成长、共发展，全力搭建个人成长“快车道”，以保持办公室生机和活力。按照“既要注重当前的能力水平，更要考虑整体素质和发展潜力”的思路，坚持“高进”选秀才，把严进人渠道，将年纪轻、素质高、业务精、作风实、形象好的干部及时选拔充实到队伍中来，切实增强整体战斗力；坚持“严管”育通才，对新进人员坚持“十天入角色、二十天成内行、三十天做骨干”的高标准要求，着眼素质提升，提供机会让年轻同志参加各项培训，重点培养 “提笔能写”、“开口能说”、“遇事能办”、“议政能谋”的复合型能力；坚持“优出”推人才，对优秀人才始终坚持高看一眼、厚爱一分，在评先评优、提拔使用上于内优先考虑，向上倾力推荐。在保持队伍相对稳定的前提下，特别鼓励人才“走出去”，不设限、不设障，使他们成才有机会，干事有舞台，发展有空间，使全办干部队伍培养步入“进得来、留得住、走得出”的良性轨道。

三是营造文化氛围，体现人文关怀。用兵之道，在于人和，人和则不劝而战矣。海尔CEO张瑞敏曾说过，管理者同时也是牧师，通过不断布道，使员工接受企业文化，方能把员工自身价值的体现和企业目标的实现结合起来。我办将塑造文化作为重要的管理手段，努力从培育团队精神和价值观的层面入手，全力营造和谐团结的文化氛围。领导干部率先垂范，时时处处冲锋在前，带头和干部职工一起加班，和群众打成一片；大力倡导“两拒”（拒绝平庸、拒绝借口）、“两最”（最短时间拿出自己的最佳水平）、“两把”（把工作当事业去追求、当学问去研究），营造锐意进取的工作氛围；高度重视思想政治工作和廉政文化建设，畅通沟通渠道，及时掌握干部职工的思想动态，化解思想顾虑，尽量达成共识；鼓励大家“自信工作，开心生活”，全办职工冲破不敢、不愿向外投稿的思想禁锢，仅去年在中、省、市报刊投稿达30余篇，极大锻炼了干部，同时又宣传了青白江及其区委办的工作，近三年来获区委、政府及以上表彰40余次。通过机关文化和团体氛围的营造，办公室内部逐步形成了强大的凝聚力和向心力，呈现出“众人拾柴火焰高”的良好局面。