智能档案管理系统的设计与实现技术研究

方小铁，颜旭玲

（汕头职业技术学院 经济管理系，汕头 515078）

1 我国企事业档案管理的现状

档案管理作为企事业单位的一个独立部门，在其正常运作的过程中发挥着重要的作用，有史以来，档案管理都作为一个战略性的部门存在于大多数机构部门之中。特别对于机构设置繁多、资料文献复杂的部门来说，档案管理工作成为了他们的工作中心。目前，我国企事业的档案管理现状为：

1）档案种类繁多、范围宽广、数量巨大。比如，在我国大多数高校图书馆中，其档案就可以分为财会、出版、外事、科学研究、党政管理、基本建设、哲学、历史文化、思想政治、文学艺术等，每个高校图书馆，至少就有几十万册图书，电子文档等，每年都能产生几万件卷宗。

2）档案管理的工作量巨大、档案处理过程纷繁复杂。所有的档案都要经过必须的几个步骤：档案的收集、档案的整理、档案的鉴定保管、档案的著录等，需要耗费当量的工作。比如税务局的档案管理，税收征管资料管理内容包括采集（录入）、整理、移交、归档、移送、保管、调阅等部分。征管资料按基本资料、分户资料和综合资料等分类管理，具体为：税务登记类、账簿凭证类、纳税申报类、税款征收类、发票管理类、税务检查类、综合类、征管质量考核类等。

3）在档案的管理过程中，通常会遇到各种各样的查询、检索请求，然而，这些检索通常非常频繁、不规律的检索量大、检索得到确切答案的几率较低，一些常见的档案管理办法和档案管理软件不能满足档案管理的需要，给档案管理提出了严格的要求。

4）档案管理工作没有统一的评价标准，统计的数据也常常得不到准确的结果。目前，我国绝大多数档案管理都是以人工为主，档案的管理方式已经远远不能满足实际工作的需要。随着计算机技术的发展，档案管理工作要向智能化、自动化方向发展。

2 智能档案管理系统开发设计的具体内容

智能档案管理系统是考虑到现阶段我国档案管理工作的实际需要，根据我国档案工作标准、规范，结合我国企事业档案管理工作的实际情况开发设计的高效的、智能化档案管理软件管理系统。该系统包含了文件的录入、扫描、档案的管理、档案分类、档案查询、系统维护等几大方面，分别开发出既独立又统一的系统。它的功能繁多，种类齐全，从日常的档案资料收集开始，到档案资料的检索词语自动标引和自动分卷归档，实现了文件和档案归一化、统一的管理模式，同时，还去掉了档案管理中一些落后、过时的管理技术，使系统能真正适合现阶段我国企事业档案管理工作的需要。下面介绍智能档案管理系统的具体内容：

2.1 智能化档案管理系统，实现信息网络共享、资源系统管理

智能化档案管理系统，将档案管理工作与网络、多媒体等技术有机结合起来，通过软件程序控制，实现档案全文自动录入、档案关键词自动标引、模糊检索控制、档案内容管理、多媒体信息光盘存储、电子档案智能备份、档案内容自动分类等强大功能，其档案著录、标引和分类完全符合国家标准，具有同时异地、同时同地网络化多用户数据的联网录入、查询、统计和输出功能。

2.1.1 档案管理的智能化、自动化

1）档案全文通过智能化的识别装置，实现全文自动录入，自动提取档案的检索关键词，自动提取档案的分类特征；档案的案卷与文件的统计、查询、汇编和目录组织实现自动化，可以全文进行关键词查询和模糊搜索，提高了档案查询的精度和准度。2）文本档案如有借阅等情况，则可通过自动化的程序设置，实现接档、还档登记、查询、统计、催还的功能。通过对存储的数据进行有效的安排和管理，是管理档案的工作人员由传统的人工调阅和复制全文的模式转变为利用自动化的计算机系统来实现档案的检索、统计、浏览、打印等工作，减少档案调阅的次数，达到保护档案和提高档案利用效率的目的。

2.1.2 模块化设计，具有较强的兼容性，适用平台广

整个智能档案管理系统的设计的内容在管理工程中主要有档案的录入、分类、存档、检索统计、编目、用户管理、系统维护、附件管理、扫描、输出等功能模块。使档案文件的管理实现了全文自动录入、自动标引、自动分类、自动建立索引，系统的功能全面，智能化程度极高。同时，模块化的软件程序具有美观、适用的特点，窗口菜单和工具栏全部文字显示，易学易懂，便于普及与推广。系统承载量大，可以同时容纳大量用户登录查询。系统的安全性方面也采用多层用户权限模式，便于多点用户，有效防止非法入侵，保证数据的安全。

2.2 智能档案管理系统的系统结构模式

智能化档案管理系统由六大子系统组成，包括：用户子系统、人—机接口子系统、问题处理子系统、数据库处理子系统、模型库子系统和知识库子系统，这六大子系统功能相辅相成，构成了智能系统的有机整体。六大子系统既独立又联合，可以通过每一个子系统的模块的升级或者改进实现软件的性能升级和性能改进，满足动态变化的各个企事业档案管理的需要。以下详细介绍六大子系统的功能特点：

2.2.1 用户子系统

用户子系统是一个注册、登陆、检测、判断等功能于一体的用户管理系统。用户是指同档案资料库发生信息联系，需要管理或者查询档案库的相关人员，包括档案的管理员、查询人员及其系统的维护人员等。用户子系统的主要功能是正确判断登陆人员的身份，并且根据程序设定给出登陆人员相应的管理档案数据库权限。

2.2.2 人—机接口子系统

该系统编程语言和操作菜单的方式与用户实现信息对话，接受用户的指令，并且根据用户的指令反馈系统运行的相关结果，实现用户语言与系统的二进制语言的双向转换。通过人—机接口子系统，使用户能方便检索需要的关键词，并且得到系统的反馈信息。

2.2.3 问题处理子系统

该系统是智能档案管理系统的总控制枢纽，它的功能是处理来人—机接口子系统处理过的，用户提供的经过转换的二进制指令，半结构化操作指令，以及非结构化的指令的处理。也可以说，问题处理子系统是一个辅助用户使用智能档案管系统的代理，给终端的用户提供一个易于使用的环境。

2.2.4 数据库子系统

数据库子系统的作用是存放所有的与档案管理有关的资料、原始数据、总和分析数据等。比如，能够支持智能档案管理系统处理所需要的各种必要的信息、中间处理过程和各种可能需要的信息、和运行结构。数据库管理系统作为各个子系统之间交通的桥梁，对各种类型的数据文件的录入、存储、修改、删除、编排等进行统一处理，在智能档案管理系统中具有非常重要的地位。

2.2.5 模型库子系统

该系统提供了用户所需要的各种辅助性的决策模型，比如，学生入学成绩模型、税务登记模型、图书馆资料解除模型、档案管理工作评价模型等。除此之外，智能档案管理系统还可以根据档案管理的实际需要进行模型的补充、修改、删除等。模型库子系统作为智能档案管理系统的一个最灵活的系统构成部分，可以快速改变系统的性质、工作能力等，满足市场发展的需要，真正实现管理的智能化。

2.2.6 知识库子系统

知识库子系统的功能是处理有关档案管理中一些非结构化的决策问题。比如模糊检索设置、智能分类标引、智能全文录入等。知识库通过既定的程序，实现知识的学习和再生功能，是智能档案管理系统适应各种变化的交互环境，自动记录、修正各项相关数据。

2.3 智能档案管理系统各项功能的分析与设计

2.3.1 输入功能

输入功能在各项档案管理中，处于最基础，也是最重要的环节之一。首先需要将收集处理过的文件或者卷宗的内容按照一定的分类输入计算机，通过计算机网络将文件集中归类并自动转入档案管理系统，实现档案的全文录入，关键词的自动标引。这个环节中，管理系统虽然可以做到内容的自动扫描和录入，但是毕竟不可能做到录入内容完全的正确，所以，个别不太规范的地方需要工作人员进行人工检查和手动修改，再转入正式的智能档案管理系统存储，并接受查询和管理。

2.3.2 检索功能

通常情况下，档案管理系统的主要检索入口包括文件题目、关键词、文件编号、参考文献、档案代号、缩微号、分类号、作者、保密级别、管理期限、建立时间、权限级别等。通过顺序检索、快捷检索、条件检索等方式进行分类检索，查找所需档案，能极大地提高检索档案的准度和精度。例如在查询一篇科学文献时，就可以通过文献分类、作者、参考文献、发表时间等方法快速找到相应的文献。

2.3.3 借查功能

通过档案的利用情况进行档案借查登记管理和借查数据维护，只需要数据档案号、借查日期、提名、借查人、经办人、借查单位等，就可以查询到详细的数据，方便地了解档案利用者的性质和借查档案的目的。通过该功能，可以有针对性地为一些重大活动、热点科研课题积极主动地提供相关资料。例如，市图书馆可以在市政府举办科普宣传、日全食的时候为广大用户提供相关的文献借阅活动，达到相应政府号召、增长人民科学文化知识等社会效益。

2.3.4 统计功能

档案管理者可以利用智能管理系统通过对历年档案情况、立卷归档情况、档案的借查情况、年度内各类档案情况进行自动统计，分析出档案库藏、档案利用率和档案的移交等各种数据，得出相应的统计结果。根据不同的目的和统计结果，档案管理者可以按需指定各种档案的管理策略，有利于档案的科学管理。

2.3.5 编目功能

编目功能主要是指档案在编录过程中，编制的目录等形式的检索工具，其功能是方便检索人员对档案的检索。智能档案管理系统的编目功能，要求系统通过已经录入计算机的档案资料的分析，自动编制出各类案卷目录、全引目录等，目录要求美观、一目了然，有利于档案的检索和排序。特别是针对一些内容量巨大、使用率较高的档案，编制成专题目录，直接通过档案管理软件就能迅速地查询到需要的资料。

2.3.6 系统维护功能

系统维护功能一般指功能模块的修改、登陆口令更改、权限设置、新老数据库之间数据的转移、数据的最佳、修改、删除、数据的备份等。其中，数据备份是档案管理系统中的一个重要功能，其目的是确保系统出错后有后悔修改的机会。每一个档案管理的部门都必须要加强对档案数据的备份。特别是对于银行系统等关系国计民生的大型档案数据库，其备份的作用和地位不言而喻。

2.3.7 网络功能

网络功能是智能档案管理系统的一个特色功能。系统利用专用的服务器处理各种档案的数据，并且将处理后的数据通过网络传递到总的档案数据库中，并且自动整理关键词、自动分类，使档案管理工作效率得到极大提升。另外，通过网络功能，可以更好地实现资源共享，促进档案的利用率。比如各大高校通过中国知网的专门镜像网站即可顺畅地访问中国知网的文献数据库，查询、现在所需文档，通过现代化的智能管理系统极大地提高了查阅者的查询效率。

2.4 智能档案管理系统必须具备的特点

系统性，各项功能综合处理，提高管理效率；实用性，操作简便、方便实用；灵活性、系统模块化、易修改、容错能力强；通用性，系统数据设置标准化，增强了系统的通用性；可扩充性，该系统采用模块化结构，易于扩充其它功能；可维护性，系统功能设置简单，易于维护。

2.5 系统运行的环境要求

2.5.1 硬件环境

要求配备专用服务器，扫描仪、显示器等

2.5.2 软件

Windows xp HP CD Writer 扫描大师等

3 结束语

智能档案管理系统作为新时期我国企事业档案自动化管理的最佳管理系统，必须能满足目前我国档案管理的需要，同时，作为一个智能管理系统，还必须要具备可操作性、易学易懂的特性，便于档案管理人员学习和使用。另外，该系统需要采用国家标准的数据统计标准，便于管理人员将数据与其他档案系统对比。在开发设计软件系统的过程中，要多调查、多研究，尽量考虑到软件操作人员的实际需要，开发尽可能多的功能模块，以适应不同行业的需要。

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