提高思想认识加强档案安全体系建设

冯秀叶

提高思想认识加强档案安全体系建设

冯秀叶

今年5月20日，国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上说：“完善档案安全体系，堵塞各种安全漏洞，消除各种安全隐患，才能确保档案安全。”档案安全关系着档案的存亡，是国家档案事业可持续发展的基础和条件。随着互联网技术的发展和社会信息化程度的提高，档案信息网络传输和查询在给社会提供广泛服务的同时，也给档案的安全带来了严峻挑战。因此，保证档案的安全是档案工作人员的第一要责，是档案工作的重中之重。在新形势下，档案工作者为保证档案不受损失，有义务、有责任建立健全坚固的思想防线。因为档案是国家的宝贵财富，具有非常重要的凭证和参考作用。档案是不可再生资源，一旦遭到破坏，将会造成不可挽回的损失，档案的开发利用也就无从谈起。当前，虽然档案工作者为此做出了不懈的努力，但是档案安全工作中还隐藏着诸多不容忽视的问题。为此，档案工作者要进一步提高思想认识，构筑档案安全体系，时刻保持清醒的头脑，消除各种隐患、确保档案不受损失。下面，笔者结合多年的工作体会，谈谈当前档案安全工作主要存在的问题及应采取的措施。

一、存在的问题

1.档案安全意识淡薄

每一起安全事故的发生往往都与人有关系。影响安全的各种因素中，人是决定性因素。档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。安全事故，往往是由于人的侥幸心理造成的。但现实工作中，有的人却认为只要不发生被盗、不出现火灾、水灾就是安全，吝于对此花过多的时间和精力，对安全工作不屑一顾。无论是在工作计划，还是工作总结中，很少提及甚至不提档案安全方面的内容，只热衷于档案建设，而把安全工作放在一边，这极不利于档案的安全。

2.安全管理制度滞后

由于档案安全意识淡薄，一些单位领导对档案安全方面的关注度不够。一般单位都有档案制度，如库房管理制度、借阅制度、保密制度、销毁制度等，却很少看到档案安全管理制度。个别人为了自己使用方便，将文件、资料等长期不存档，脱离管理和监督，致使文件搁置于不安全之处。这些现象的发生，原因在于缺乏有效的制度保障，未能做到有章可循。

3.电子档案安全技术应用不够全面

电子文件的大量产生，给档案工作带来了新的工作内容。同时，也给非传统载体档案信息安全带来了新的难题。电子档案与纸质档案相比，具有易修改、易删除、易损坏、易被远程控制、信息易于消失等特点。这些现象的发生，说明我们对安全技术应用掌握得不够全面、安全保障体系尚未建全。

4.基础设施建设薄弱

档案馆库是保障档案安全的重要屏障。加强档案安全相关基础设施建设是刚性要求。据了解，由于档案安全管理的经费投入不足，一些单位还没有对档案馆库进行相关基础设施建设，如：增加视频监控、门禁、火灾报警、消防、温湿度监控、周界防护等，造成安全隐患。

5.档案原件的保护不到位

由于各种原因，现在很多单位还没有对档案进行数字化，大量的档案原件还在不停地利用。而档案原件在管理、利用过程中极易受损，如反复翻阅、复印、搬运整理，会使档案出现易碎、易撕、褪色褪变、字迹扩散等；空气的变化，潮湿、干燥，光线的辐射、灰尘、虫灾及自然灾害等会给档案带来不安全的因素，不但会对档案造成严重损坏，而且还将大大缩短了档案的使用寿命。

二、应采取的措施

当前，档案安全体系建设的首要任务在于加强人的思想建设，特别是提高档案人员的思想建设和安全意识。我们要把“安全第一，预防为主”当作档案事业的一项重要战略任务，坚决防止松懈、侥幸心理，做到居安思危，常抓不懈，警钟长鸣。

要加强档案安全体系建设，一是切实加强对档案安全工作建设，严格实行一把手负责制。认真制定安全防范应急预案，完善档案管理制度，确保各项措施落实到位。同时，加大执行检查的力度，避免制度讲在嘴上、写在纸上、挂在墙上的现象发生。二是定期开展馆藏档案清点检查工作，切实做到档案家底不糊涂。定期组织对库房进行专项检查。三是强化工作人员的安全防范意识，提高应变反应能力。组织安全知识竞赛，全面检验工作人员档案安全知识的掌握情况。四是增强抓好安全保管的紧迫感，提高突发事件处置能力。加强档案后库管理，对重要档案实行异地备份，对电子档案实行异质备份，保证在突发和极端情况发生时最大限度地减少档案损失。

要正确处理档案开放与保密的关系，确保档案信息利用安全。做到查档利用，人不离档。同时制定档案信息开放管理办法，严格控制开放档案内容、档案复印件内容和部分档案记载内容，对政府公开信息进行严格的审查，杜绝泄密事件的发生。在档案全文数字化管理方面，建立档案出库台账，从出库到扫描，再到入库，登记造册。提高档案安全保障体系建设中安全应用技术，保证数字档案综合管理系统的安全。

要做好档案原件的保护工作，用科学的方法管理档案。对碎、撕、褪色褪变、字迹扩散已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化。加速开展纸质档案的数字化工作，用数字化产品代替档案原件的使用，这样不仅能延长纸质档案的使用寿命，还能为档案利用提供快速便捷的服务。

要加强日常内部管理，确保档案库房与设备的安全，全方位监控。加强消防和供水、供电线路的管理，确保消除档案馆内在安全隐患，把档案安全管理责任制落到实处。

总之，杨冬权局长的讲话精神给广大档案工作者就档案的安全敲响了警钟。档案工作者要切实认识到，把不安全因素挡在屏障之外，是档案工作者一项长期的、不能忽视的重任。我们要加强档案安全意识，健全各项制度，不断构筑档案安全体系。

（作者单位：中国民用航空局档案馆）