财务经费卡及网上预约报销系统的设计

2010-10-18李珊娜

中国教育信息化 2010年19期

关键词：财务处支票单据

李珊娜

（北京交通大学信息中心,北京 100044）

财务经费卡及网上预约报销系统的设计

李珊娜

（北京交通大学信息中心,北京 100044）

笔者提出了用财务经费卡代替经费本的设计思路，彻底改变以往的经费本的手工管理模式，使用财务经费卡来代替经费本能有效地控制经费的使用情况，便于及时反馈经费预算执行情况。根据财务处现有的报销业务及流程，设计一套网上预约报销系统，具有网上填写、提交报销内容，生成打印报销单、报销进度查询及自动生成凭证等功能，大大减少了师生在报销过程中的排队等待时间。

财务经费卡；预约报销；系统设计

一、引言

随着我校教育规模的不断发展，科研经费快速增长，财务核算工作也越来越繁忙。单次报账金额大、发票数量多、报销经费种类多以及财务核算要求提高等情况，导致师生报销时排队等候时间过长。为节约大家宝贵时间，更好地提供优质服务，由我校财务处和信息中心共同设计了财务经费卡及网上预约报销系统，希望可以借此改善服务。

网上报销系统的设计目标是规范财务部门的报销业务流程，提高财务部门的工作效率，节省报销人员工作时间，实现教职工报销网络化。系统融合现代财务管理理念，为高校财务报销提供快捷方便的网络解决方案。使用本系统后，可以提前对要办理的业务进行预约，然后只要按预约时间携带指定的经费卡到财务处办理即可，避免了师生在财务处长时间的排队等候。

二、系统功能

1.财务经费卡系统

使用经费卡代替经费本。经费卡可以根据实际情况进行分类，以满足经费本的功能并完全代替经费本。目前使用的每一个经费本都用一张经费卡替代，不改变经费本的持有模式。当持卡人报销、领用支票、校内消费时，都需要持经费卡。使用经费卡可以完成校内消费，如直接在红果园、工会商店等消费网点消费，从而可以部分取代校内支票，同时通过对经费卡类别的限制，可以限制经费卡的消费权限。

2.网上预约报销系统

该系统具有网上填写、提交报销内容、生成打印报销单、预约报销日期、报销进度查询及自动生成凭证等功能。师生可以通过校园网，提前对要办理的业务进行预约，在网络上进行电子取号，打印报销单，然后只要按预约时间将报销单据封装，将报销单贴在信封上，到财务处办理即可，可以避免在财务处长时间地排队等候并可以在网络上跟踪报销状态。

三、财务经费卡系统

财务经费卡系统与财务处正使用的上海财经学院研发的财务系统采取松耦合的方式进行衔接。在报销时可以通过读卡来获取经费卡号，无需输入，报销完成后，完成原系统操作要求后，通过快捷键的方式完成写卡，几乎不增加操作人员的负担。系统中主要包括两个数据库：财务经费卡数据库和财务系统数据库。当使用经费卡报销、消费后，系统将更新的卡信息写入财务经费卡数据库，并同步更新至财务系统数据库，保证二者数据一致。如图1所示为系统结构。

1.财务经费卡设计

经费卡芯片选择S70非接触卡，卡面选择可视信息改写卡，采用热敏可改写技术，在普通卡面加贴特殊材料后，通过专用的打印设备，能改动卡上的信息500次左右。这样可以定期将经费卡余额和经费卡限额等信息打印在卡上。经费卡的分类根据项目的支出科目分类，不同的卡类型可以设置在不同的消费部门使用。总共可以设定消费类型的卡为16类。可以对每个经费卡设置各个类别的报销额度，当超过额度时，无法进行报销。

2.财务经费卡应用

（1）制卡

图1 系统结构

财务处根据各主管单位经费分配方案，按照预算数进行分类、编号和设卡，卡里写入经费号、负责人、使用单位、发卡单位、总经费额、各部分消费额、停止使用日期。还可以设置卡类别，从而设定各个类别卡的权限。并可以根据需要，在卡面上打印相应的信息。

（2）存款

经费卡制作完成后，持卡人需要持经费卡去财务处进行初始化，财务处根据项目具体情况可以对经费卡进行分期存款、补充存款、冻结余额等操作。

（3）报销

财务处的报销窗口将放置读卡器，报销时可以通过读卡来获取经费卡号，通过第三方接口与现有的财务系统对接，系统会自动根据本次所要报销的金额冲减经费卡上的余额和数据库中的余额。报销过程中，系统将自动判断该经费卡的每项支出的额度，如果超出将弹出提醒窗口。

（4）领取支票

目前有两种方式，持发票领取支票、持经费卡和借款收据领取支票。第一种处理方式与报销一样；第二种方式，经费卡将被扣款，金额为借款收据和支票的总金额，待拿发票归还支票根时，经费卡将被存入借款收据的金额。

（5）消费

在现有的可使用校内支票的地点放置消费终端，如红果园、印刷厂等。系统中设置当日消费限额，每日消费不能超过消费限额。为了保证经费卡的账户安全，每次消费需要输入消费密码后方可消费，并采用联机消费的模式。

（6）结算报表

为财务管理人员设计的报表。分为日报表、月报表、期报表三种方式。选择应用类型，显示不同应用的相应结算报表。

（7）查询

用户可以登录查询网站或在触摸式查询打印机上按时间、金额、项目等自定义过滤查询方式，查询经费卡报销、消费明细、领取支票情况等等，了解本人或本部门经费支出记录和余额。

四、网上预约报销系统

1.目前的报销业务

目前，我校财务处有三种报销业务，即大额POS机报销（工行卡）、打卡报销（中国银行卡）、现金报销。

（1）大额POS机报销（工行卡）：可采取现场报销的方式，1万元以下不用预约，1~2万元之间要电话预约；也可采用非现场报销的方式，即填制POS机业务报销单后，把报销单据放到报销审核窗口，审核完毕后，通知用户前来刷卡。

（2）打卡报销（中国银行卡）：为非现场报销的方式，填制打卡报销业务单后，把报销单据放到报销审核窗口，审核完毕后，直接打入中国银行卡，同时，把不合格的单据和打款金额通知用户。

（3）现金报销：5000元以上提前一天电话预约，现场拿号排队报销。

2.预约后的报销业务

登录网上预约报销系统，录入报销所需信息，获取预约号，打印报销清单，然后将纸质的单据粘贴整理，按预约时间携带经费卡和报销单据到财务处办理，财务人员接收后审核，如果审核通过则根据用户选择的方式处理报销款并通知用户，如果未通过，将未通过的原因以短信或邮件的方式通知用户。

办理大额POS机报销、打卡报销业务的用户可以查询银行卡到账情况；办理现金报销业务的用户需要到领款窗口领款。

3.预约流程

第一步：登录网上预约报销系统，选择要预约业务，录入报销所需信息，确定预约时间，并打印报销清单；选择业务后，系统自动分配流水号，并锁定一个预约号。

（1）填写预约业务审核表

主要分为三种：大额POS机报销审核表、打卡报销审核表、现金报销审核表。

（2）预览业务审核表

将上面填写的审核表给用户预览，样例如表1所示。

表1 预约业务审核表

（3）填写报销单据详单

预览业务审核表无误后，将打开填写报销单据详单的页面，按要求填写好经费开支项目，系统将根据经费项目的支出限制，检查是否有该项经费，该项经费是否已经超支，系统自动提醒每一项的额度，若无此经费或者本次支出后经费将会超支，将不予报销。

（4）分配预约号，生成打印报销清单

待成功提交以上信息后，系统根据报销单据总数和金额会自动估算耗时，并显示预约的具体时间，如果用户选择确定，则系统将开始锁定的预约号最终分配给该报销申请人，并自动生成报销清单，可以打印。样式如下：

成功创建预约，请准时办理，记住您的预约号***，届时务必携带您预约时填写的项目经费对应的经费卡。您要预约的信息如表2所示。

表2 预约信息

第二步：打印摘要信息，经办人携带签字齐全的报销凭证及财务经费卡到报销审核窗口，财务人员审核是否有该项经费，该项经费是否已经超支。若有经费项目且本次支出后未超支，则登记经费卡，减少指标；若无此经费或者本次支出后经费将会超支，则原则上不允许继续开支，财务人员停止办理借款报账手续，将经费卡和相应单据退回给经办人。

第三步：当财务人员报销完成后，以短信或邮件的方式通知报销人。

第四步：选择现金方式的报销人到领款窗口领款，选择打卡方式的报销人查询银行卡。

图2为网上预约报销流程。