项目管理软件Project的管理效能初探

蔡 磊

（中国海洋大学，山东 青岛 266003）

Microsoft Project是国际上享有盛誉的项目管理工具软件，它不仅可以帮助项目管理者快速、准确地创建项目计划，而且还可以实现项目完成时间、项目使用资源、项目成本的控制，帮助项目经理实现项目进度与成本的控制、分析和预测，是项目管理者对项目进行动态管理的有效工具。使用 Microsoft Project软件可以使项目的实施进度与项目资源有效利用、和谐统一，既大幅度的提高了工作效率，又能够最大限度的降低完成项目的成本，从而实现为企业提高经济效益的目标。

1 项目管理软件Project的版本及运行环境

Microsoft Project软件是美国微软公司研制的基于网络计划技术基本原理的项目管理软件，该软件在Windows操作系统支持下，具有窗口式图形用户界面，其功能较完善，操作简便、灵活，并有丰富的图形编辑、输出功能。利用该软件可深入分析项目计划及资源配置的合理性，轻松绘制和更新统计图表，以可视性的方式跟踪项目进度，随项目进展方便地调整进度计划，协调设计单位、监理公司及现场施工单位之间的关系，大大提高管理工作的及时性和有效性。第一版微软Project为微软Project for Windows 95，发布于1995年，其后版本各于1998、2000、2003、2006和2010年发布，到目前为止最新版本为Project2010版。项目管理软件Project的运行环境是在Windows9x/NT/2000/XP/Windows7等系统环境，兼容性强，功能强大。

2 在实际项目管理中运用Project软件的效能展示

2.1 管理的项目工作任务明确

项目管理软件的主要界面就是甘特图界面。界面的左边部分是软件使用者或者是管理者所管理的各项工作，也就是工作任务。工作任务中包括很多方面：①任务名称。也就是具体的任务是什么。这是首先要明确的东西，如果不知道任务名称就无法工作；②工期。就是干这项工作所需要的时间。这对于一个项目的完成非常重要，有时对于一个项目会起到决定性的作用；③项目的开始时间。我们在一个项目的实施过程中首要的就是将项目的开始时间确定下来，只有确定了开始时间，这个项目才能进行实施，才能进行过程控制，才能进行评估等一系列工作；④完成时间，即项目的结束。一个项目的结束，对于项目来说是特别重要的事件；⑤前置任务；⑥项目可利用的资源名称。甘特图所显示的这几部分内容都是项目中所必不可少的。一个完整的项目从计划到完成都要运用这些内容，见图1。

2.2 对项目的进度管理科学有效

随着项目的复杂度与难度的不断上升，项目管理所涉及的范围也越来越广，无论是在技术的实现上还是任务的工作量上，在传统的项目管理模式下对项目进度进行及时、有效的监控和评估难度越来越大。而计算机项目管理软件在实效性和可操作性上的巨大优势，使得引入计算机技术无疑成为改善、改进传统进度管理的有效手段。Project软件在进行项目管理时能够有效地控制项目的进度。项目的进度管理是一个项目成功与否的重要条件，也是能否有效控制成本、提高资源利用效率、使项目获得良好经济效益与社会效益的重要保证。

Project软件在进行管理操作中首先要确定项目的范围，即对项目的精确描述，如项目所涉及的道路、管道、线缆、围界等，同时还应补充界面内的功能描述，确保项目范围能够涵盖项目内容。然后对工作包进行定义并对各项工作进行排序，排序的过程要进行工作时间的估算，根据工期的需要进行必要的时间压缩，以获得最佳的工期所需时间。Project软件对所管理的工作进行统一规划，统筹安排，可以科学的将前一项工作安排与后一项工作安排连接起来，并且使项目的进度完全不受其他因素的影响，保证了项目的完成进度，减少了因管理不利而造成的工期延长现象。

2.3 能够有效配置与优化项目资源

项目资源就是完成项目所必需的各种实际投入，它包括完成任务的人员、设备、物资、资金以及完成项目的时间等。Project软件能够有效的优化与配置资源，使项目利用资源更加科学化、集约化。我们在完成某个项目时会利用各种资源，如人力资源、时间资源、资金、设备、原材料等资源，有的资源是可持续利用的，而有的资源就不能持续利用。因此我们在利用资源时，就要考虑资源的利用如何能够高效、有序、节约，并且还要考虑利用资源与项目进度的关系，使项目的进度安排与资源利用达到和谐的统一。Project软件不但提供了资源的名称、类型、工时、标签、单位、费率、成本等一系列资源的详细信息，而且可以进行资源的调配与优化，还可以进行资源过度分配的调整，以达到最佳的配置效果。

2.4 能够有效的防范与控制项目风险

我们在完成项目的过程中都会承担风险。一般来讲，项目越重大，需要承担的风险也越大，无论在设计阶段，还是在实施阶段各种风险会不断出现，它会伴随项目的整个过程。我们只能不断的防范各种风险，只能不断的在项目的实施过程中控制风险，不能完全杜绝风险。Project软件在防范与控制项目的风险方面具有很多优势，并且从各个方面提供各种资料供管理者即决策者采取提前预防与应急策略，来达到项目的顺利进行。

首先在项目的计划或者项目的规划阶段，Project软件在设计整个项目的实施计划时，能够从计划的时间、人力资源状况、资金状况、材料准备、设备准备状况等方面进行合理的计划，并根据计划来决定项目的实施是否可行，从源头上降低了项目风险出现的几率。再者在项目的实施过程中，项目的实施进度控制也在Project软件中有很好的方法来解决，使项目的实施风险能够及时的发现与防范。同时在项目的实施过程出现问题时，Project软件的调整功能会根据项目的实际需要来调整项目的完成时间、资源利用、资源分配等问题，使项目的完成按照管理者的要求来进行，达到项目的既定目标。

3 结束语

现代项目管理软件 Project在项目管理实践中作用非常显著，并且具有界面简单、容易操作、跟踪调整方便等特点，已得到了广泛的应用。在实际项目管理过程中，应将管理理论与实践操作结合起来，形成一种科学、可行的管理方法，正确的使用 Project软件，避免出现将其视作“进度计划软件”，而不是完整意义的“项目管理软件”的片面倾向，使其真正成为项目管理的科学助手。

图1 某家庭装修项目甘特图