组织协调是监理工作的重要任务

李建梅

在工程项目建设监理中,要实现三大控制目标,除需要监理工程师们有较强的专业知识和对监理程序的充分了解之外,具有较强的组织协调能力也是十分重要的。在整个工程的建设过程中,项目管理总目标与各参与方目标之间是既相联系又相矛盾的,要保证项目的参与各方围绕项目开展工作,使项目目标顺利实现,这就需要组织协调工作。只有通过积极的组织协调,才能使项目各方彼此沟通,促使相互了解和理解,才能使影响项目监理目标实现的各个因素处于统一可控之中,使项目系统结构均衡,保证监理工作实施和运行过程顺利,确保工程建设目标实现。

监理工程师应充分运用管理学、心理学、行为科学等方面的知识、技能、方法和工具开展组织协调工作。在协调过程中应站在多方面的角度考虑问题,充分考虑到各方的利益,尽量做到公正、科学、合理和合情,只有这样,才能进行有效的组织协调。

1 组织协调的目的

采取相应的组织协调形式、手段、方法,对项目实施过程中产生的各种关系进行疏导,对产生的干扰和障碍予以排除或缓解,解决各种矛盾、处理各种争端,以便理顺各种关系,使整个项目的实施过程处于一种良好、顺畅的运行状态,并不断使各种资源得到有效合理的优化配置,实现所监理项目的最终预期目标和要求。

2 组织协调的内容

监理项目的组织协调,主要是协调参建各方与工程建设有关单位和人员的人际关系,组织机构之间的关系,供求关系,协作关系,法律关系以及其他可能发生的关系。

3 项目监理机构内部的协调

1)项目监理机构内部人际关系的协调;2)项目监理机构内部组织关系的协调;3)项目监理机构内部需求关系的协调。

4 项目监理机构外部的协调

1)与业主关系的协调;2)与施工单位的协调;3)与设计单位的协调;4)与政府部门及其他单位的协调。

5 组织协调的工作方法

项目监理机构的组织协调主要采用交谈、会议、书面、访问、对话、谈判、发文、监督、督促、发布指示、修改计划、进行咨询、提出建议、交流信息等工作方法。

6 监理工程师组织协调时的注意事项

1)协调工作要做到有原则性。在具体协调工作中,始终贯彻项目建设过程各方必须执行国家和地方的有关法律、法规、规范、标准,严格检查、验收,对于各方的违规行为不姑息、不迁就。同时,在协调过程中监理人员严格遵守监理的职业道德、清正廉洁、作风正派、办事公允、以德服人。2)协调工作要做到公正性。公平、公正是指协调过程中要坚持中立,要保持中立和公正,与各方既要形成良好的工作关系,又要保持一定的距离。首先要锻炼提高识别真假是非的能力,不被表面现象迷惑。当发生矛盾时,监理工程师要站在公正、客观的立场上,依据有关的法律、法规、规范和承发包合同,以科学分析的方法公正无私的处理,不偏袒任何一方。树立监理方在组织协调中的威信,以取得各方的配合和支持。3)协调工作要做到有预见性。要善于发现各单位之间在结合部位上的矛盾和问题以及各专业工程在交叉施工时给对方造成的不利影响,要有观察事物变化的敏感度,加大预先控制的力度,事先分析目标偏离的可能性,并拟定和采取各项预防性的措施,做到事前控制,各方都积极响应,以使计划目标得以实现。4)协调工作要做到及时性。要及时了解和掌握有关各方当事人之间的利益关系,当各方产生了矛盾和纠纷,通过交谈、会议等协调方法和手段及时协调各类矛盾。这些矛盾和纠纷又经常具有突发性、临时性和冲突性,如不及时解决势必引起矛盾的激化,引起工程索赔,影响工程的进程,严重时会诱发工程的质量安全事故。处理突发问题,努力做到“不回避、不隐瞒、不拖延”,使矛盾和纠纷得到及时解决。5)协调要做到有针对性。当矛盾和问题出现后,要对情况进行分析、归纳,找准问题,抓住主要矛盾或矛盾的主要方面,有针对性的进行协调处理,使矛盾和问题得以解决。解决问题的方式、方法都确定了,监理工程师还要检查,督促各方执行,以免引发新的矛盾和问题。6)协调工作要做到灵活性。工作方法上和为人处事方面,要因人、因事、因地而宜,根据实际情况随机应变,灵活运用战略、战术和各种协调方法,不生搬硬套、不小题大做、不威胁利诱,抓大放小,尽可能促使被协调方自我机制的完善。在众多的矛盾中,要突出重点,分清主次,抓主要矛盾,关键问题解决了,其他问题便可以迎刃而解。在协调处理问题时,有时处理问题的方法不一定被对方所接受,这就要求监理工程师有较强的应变能力,及时改变处理问题的方式、方法。例如,可以先让一方提出几种解决问题的方案,让另一方来选择,若不成,监理工程师还可以提出几种方案供各方选择、认可。总之要找到一个让各方都能接受的方案,从而使问题得到解决。7)协调工作要做到群众性。在协调过程中注意走群众路线,让大家献计献策,群策群力,激发群众的创造热情,充分发挥集体的智慧和力量,与各方同舟共济,解决问题战胜困难。8)协调工作要做到有忍耐性。在整个过程中需要组织协调解决的内容是多方面的,有时一个问题需要多次进行协调,或者旧的问题还没解决完,新的问题又出现,这就要求监理工程师在组织协调时要有耐心,不断地组织各方进行协调处理,直到问题解决为止。9)协调工作要做到有技巧性。监理人员要采用感情、语言、接待、用权等艺术,搞好协调;注意说话的方式方法,做到有利于协调的话多说,不利于协调的话不说、不传;多做说明,多做说服工作。在协调前要多设想几种情况,尽可能考虑到各方可能提出的问题,多准备几套解决方案,做到有备无患;在协调前要明确协调对象、协调主体、协调问题的性质,然后选择适用的手段,以提高协调效率。协调中拿不准、考虑不成熟的问题,不急于表态,协调争取做到有理、有利、有节。当争议不影响大局,应采取策略,引导双方回避争议,互谦互让,加强合作,形成利益互补,化解争议。

7 结语

组织协调是监理工作的一项重要任务,贯穿于监理工作的全过程和各个方面。组织协调是一种管理技术和技巧,协调工作是否成功还与监理工程师自身素质有密切关系。通过监理有效的组织协调,可以使项目参与各方意见统一,使各方矛盾向有利的方向转化,在项目总目标和各分目标之间寻求平衡,达到统一思想与行动,使各项工作顺利进行,实现项目总体目标。

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