档案信息通过计算机辅助管理的尝试

李莉虹

档案是历史的真实记录,是一种特殊的信息资源,是国家、企业的宝贵财富和无形资产。兵改工后,企业档案从无到有,逐步规范,日趋完善,为企业的建设和发展发挥了积极的作用。

随着公司工程规模的日益扩张,档案的数量迅速增多;同时由于施工生产面临的经济环境越来越复杂,为了维护企业经济利益、合法权益,档案的利用率也越来越高。这两个方面对我们提出的要求是必须强化档案管理工作,加强档案管理的规范性、快捷性,提高利用成效。档案信息计算机管理、档案工作各个环节的计算机化已经势在必行。

1 转变观念,推进档案管理创新

目前,我公司档案库房面积120 m2,有20列密集架,截至2008年年底,档案室共保存各类档案16 506卷,其中,文书档案1 165卷,科技档案2 187卷,会计档案10 865卷,人事档案2 005卷,专门档案2 273卷,其他档案66卷。

实施档案信息的计算机管理,是档案工作发展的方向和趋势,是企业档案管理的现实需要。因此,不能固守传统的档案管理模式,必须与时俱进,树立信息化管理的观念,大力推进档案信息化建设,并以此带动档案基础业务建设,为企业的发展提供快速便捷的服务。

当然,档案信息的计算机管理是一项系统工程、长期任务,必须理清思路,科学规划。为此,近两年来,在各级领导的关注下,我公司档案室更新了计算机硬件配置,购买了总公司系统推行的《飞狐灵通综合档案管理系统(中铁建版)》软件,公司各级档案人员能自觉学习计算机知识,并积极应用档案管理软件,开始进行档案计算机管理的尝试。

2 规范程序,扎实做好基础工作

1)细审原始资料,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。a.准确把握文件立卷归档的时效性,现阶段任务已完成的,才能予以立卷归档,否则,不予以立卷归档;b.把握划分档案保管期限的原则,与移交单位进行沟通,将各种利用频率比较高、具有长远利用价值的资料作为收集的重点,剔除那些无查考价值的资料,避免在实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。也就是说,在实际工作中,注意文件与资料,特别是注意在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料,以减少档案管理中的重复和冗余信息;c.注意有效地维护全宗的完整性,在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,不该归档的文件不混入,保证应该归档的文件不漏项。

2)重新组合案卷,整齐划一。a.将那些组卷过厚、内容混杂的原始资料进行重新分类和组卷;b.重新组卷时注意把同类并具有有机联系的文件资料组合在一起,保持同一问题的完整性;c.在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无案卷标题或标题不确切、不完整的案卷重新加工和拟写,以保证全部案卷的规范性。

3)坚持标准作业,规范著录。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作,也是直接影响输入计算机数据与信息的、准确性的一项前期工作。使用《飞狐灵通综合档案管理系统(中铁建版)》软件,在著录时注意统一规范分类号和题名,保证检索的查准率,从目前使用的情况来看,大大提高了基础工作水平,对实行档案计算机管理工作有很大的促进。

3 积极探索,尝试电子文件管理

计算机和网络的广泛应用,信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷,使企业的管理者更愿意生成和使用电子文件;在档案利用时,利用者也更青睐于电子文件,所以建立并完善电子文件的归档极为重要。但电子文件归档是一项艰苦细致且难度较大的工作。我们本着积极探索,大胆尝试的想法,做了一些基础工作。

1)将电子文件归档工作纳入了本单位的档案立卷归档制度,定期布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。

2)明确电子文件的收集程序和信息的汇集点。电子文件形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和有机联系,是承担鉴定和归档工作的主要责任者;档案部门掌握归档的原则和方法,了解全面情况,可以发挥把关和统筹作用。两个部门的职能相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。目前,公司机关选择了电子信息量比较大的公司办公室、工程技术部、财务部作为开展电子文件归档的试点单位。对其他各业务管理部门挑选并具有保存价值的电子文件,由电子文件形成部门按统一格式编目整理,再将电子文件传输给档案部门,由档案部门存入光盘。

3)把保存量最大、查阅率最高的会计电子档案作为归档的重点。我们企业对会计凭证、会计账簿、会计报表等有形的会计核算专业资料较为重视,却疏于对会计软件所生成的电子数据等无形会计档案进行有效管理与充分利用。近年来,基层项目已经全部实行会计电算化,虽然对计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成较为系统、完整的书面资料,并入了会计档案的管理之中,但对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴。致使会计电算化工作在基层施工企业已经开展多年,却仍停留在手工记账、手工编制报表等阶段,未能发挥其更为强大的其他功能。公司所属项目部每年均达三四十个,相关会计档案的总账、明细账、辅助账与数量浩繁的凭证及报表,其数量之大可想而知,即使做到了全部按期归档,一旦需要查询相关数据,其查询过程也会占用相当长的时间,耗费相当多的精力。如果将相关电子数据一并归档,查询起来必然非常迅捷、方便。现在,我们已经开始将其作为重点收集的对象。但目前存在的问题是企业在档案管理部门人员的配备上,仅仅局限于档案管理的狭义业务,档案管理人员并未掌握相关的财务业务知识,对相关财务管理软件更是知之甚少,具体操作时会有许多障碍,如果想进一步提高利用率,档案人员还需加强这方面基础知识的完善和更新。

4 工作快捷,档案利用效率提升

1)利用渠道拓宽。档案实行计算机管理以来,基础工作随之规范,档案利用效率提升。a.可以更准确地了解和掌握在册档案信息;b.可以快速而准确地收集档案利用信息,从而对实际效益进行调查和分析,总结档案信息利用的实例,充分体现档案的保存和利用价值,进一步了解企业对档案利用的需求,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟悉档案,利用档案。2)利用查阅简便。在档案开发利用过程中,通过计算机的检索,利用者能迅速而直接地看到要查阅的资料信息,如果需要借用电子文档,还可以直接下载。这样,既节约了手工查阅的时间,又避免了利用者的重复劳动,提高了公司机关的办公效率。3)档案价值突显。2007年,共查阅档案 946卷(件),科技档案在工程经营投标方面发挥了重要的作用,工程中标通知书、合同书、竣工验收报告等为投标工作提供了翔实资料;会计档案在企业资质重新就位、公司领导离任审计、财务清欠、法律诉讼、查处违纪案件、解决与劳务队工程款纠纷等方面发挥了较好的作用。公司资质重新就位时,90%的资料来源于档案室;公司在取胜花都、绵阳机场、山东乳山国际度假村、上海金羽房地产开发公司等官司方面从档案室提取了大量证据材料,为公司挽回经济损失1 000多万元;2005年4月,有人举报我单位贵阳枢纽项目部征地拆迁款存在问题,贵阳市反贪局来人调查,由于我们档案室保存的基础资料齐全完整,说服力强,有效地维护了企业信誉。

实行档案计算机管理,我们做了一些尝试性工作,取得了一些收获。但这项工作程序复杂,技术要求高,工作量很大,今后还需要不断总结完善,为真正实现档案计算机辅助管理而努力。

[1]孙秀娥.论工程科技档案在安全生产中的重要作用[J].山西建筑,2008,34(3):233-234.