浅谈基建档案管理

方瑞花

基建档案在基本建设中占有重要的地位,从国家建设部到省、市、县地方以及学校等各基层都很重视基建档案资料的收集和管理。在我们学校也是如此,各级领导和搞基建项目资料管理人员高度重视这项工作。目前,我国正处在建设发展阶段,各地、市都在重点搞建设,在建设过程中,基建资料也包括在内。基建资料包括很多内容和项目,比如在开工前基建项目的立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、工程竣验收等全程基建资料的收集、整理、管理、保存、归档等一体化的管理模式。

1 基建资料归档类型

1.1 综合性文件

1)上级有关基建工作的文件。2)基建工作规章制度。3)基建工作计划、总结、简报。4)基建工作总体规划。5)基建工作年度(季度)总结、统计表。6)基建工程财务预、决算;全校性总体规划、设计总平面图。7)水、暖、电管道分布图。8)地质勘探、地形测量材料。

1.2 可行性研究

1)项目建议书及上级批复。2)可行性研究报告。3)项目评估。4)环境预测、调查报告。5)设计任务书及计划任务书。

1.3 设计基础

1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明;地形、地貌控制点建筑物、构筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录。2)水文、气象、地震等其他设计基础材料。

1.4 设计文件

1)初步设计。2)技术设计。3)施工图设计。4)技术秘密材料、专利文件。5)设计计算书。6)关键技术试验。7)总体规划设计。8)设计评价、鉴定及审批。

1.5 工程管理文件

1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。2)承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件。3)施工执照。4)环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书。5)产权证书。

1.6 施工资料

1)土地施工文件:开工报告、工程技术、技术交流、图纸会审纪要;施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺;原材料及构件出厂证明、质量鉴定;建筑材料试验报告;设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批;土建施工定位测量地质勘察;土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图;隐蔽工程验收记录;工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告;分项、分布工程抽样检查、评定;交工验收记录证明;竣工报告、竣工验收报告。2)设备及管线安装施工文件:开工报告、工程技术、技术交流、图纸会审纪要;设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、设备代用审批;焊接试验记录、报告、施工检验、探仿记录;隐蔽工程检查验收记录;强度、密封性试验报告;设备调试记录;施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告;系统调试、试验记录;管线清洗、通水、清毒记录;管线标高位置,坡度测量记录;中间交工验收记录证明,工程质量评定;竣工报告,竣工验收报告。

1.7 电气、仪表安装施工文件

1)开工报告、工程技术、技术交流、图纸会审纪要。2)工程更改洽商、材料、零部件、设备代用审批。3)调试、整定记录;性能测试和校核。4)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告。5)操作、联动试验。6)电气装置交接记录。7)中间交工验收记录、工程质量评定。8)竣工报告、竣工验收报告。

1.8 基建财务、器材管理

1)财务计划、年度计划。2)工程概算、预算、决算。3)主要材料消耗、器材管理。4)交付使用的固定资产。

1.9 生产技术准备、试生产资料

1)技术准备计划。2)试生产管理、技术责任制。3)试车方案、产品技术参数、性能、图纸。4)设备试车、验收、运转、维护记录。5)安全操作规程、事故分析报告。6)技术培训材料。7)工业卫生劳动保护材料。

2 基建档案的形成

在建设过程中,基建档案是由建设单位,上级审批单位,勘察、设计、施工、监理单位在申报、审批、建设、施工、竣工、验收过程中由文字、声像、图像等基建资料所形成的。

3 基建档案管理体会

3.1 造成基建档案缺失的原因

1)由于基建工程是一个庞大的项目,建设的时间长,政府审批的部门也比较多,审批的手续也较复杂,在建设过程中涉及到的单位也比较多,它经过省教育厅、省计委、省建设厅、省发改办审批后,再到晋中建设局、太谷县城建局立项备案后,再经地质勘察单位勘察、图纸设计单位设计,然后定施工单位和监理单位,最后再经过消防部门、人防机构、质量监督部门验收后才能竣工使用,这中间经过的每个环节都会影响基建资料的制作、收集、整理和归档效果。2)由于建设单位、施工单位、监理单位的工作人员和管理人员对基建档案不重视也影响到基建资料的缺失和归档。3)由于施工单位技术管理人员技术、业务水平高低不一,也会造成基建资料缺失。

3.2 如何加强和完善基建档案

到2000年以后归档资料逐渐被人们重视起来,到2005年以后,基建管理资料就相应的比较完备了。比如说,现在基建项目从筹建开始,学校就将建设项目向省教育厅、省计委、省建设厅打报告,然后再到省发改委审批。接着进行地质勘察、图纸设计、决定招标代理单位后再报名、招标,决定施工、监理单位,以上这一系列的审批手续办好后,才能地质勘察,图纸设计,接下来通过网上报名,公开招标,选择招标代理公司,根据国家规定,建设单位招标必须有代理公司代表建设单位办理招标时的各项程序,比如说,施工单位报名(报名是招标代理公司经过网上通知到晋中地区招标市场进行报名)、资格审查、填报投标须知及各种附表,出台招标文件、订招标控制价、然后再到晋中招标站进行招标,定了施工单位后再进行选择监理单位,选择监理单位也是网上报名,进行公开招标。选好施工单位后,建设单位和施工单位开始签订施工合同,合同签订后才能进行施工。在施工过程中,我作为建设单位的一名资料管理人员,有时也到施工现场去收集在施工中有价值的技术文字、数值、图表、声像等形式的载体材料。从开挖基槽开始做起,首先是测量放线标高、检测三步。开挖基槽、填充三七灰土,接下来用C15混凝土铺设垫层、绑扎间距为200×200的钢筋网格、做构造柱、直到后来做主体工程。首先是首层—标准层—屋面—工程竣工中的基建工程资料都要有图像、声像、文字的记载,这就要求施工单位、监理单位在施工过程中必须严格要求施工监理单位的技术工作人员具有一定的技术、业务水平,技术人员和工作人员素质越高,工程质量也就越高,它所记载的文字也就越准确,所收集的基建资料也就越全,造成的基建资料缺陷度也就最低。

另外建设单位现在也比较重视基建资料的收集、整理、归档工作。配备了专职的基建档案管理人员,专门负责收集整理基建资料的工作人员。

在20世纪90年代基建资料不全或不完善造成的原因也很多,第一是国家不是很重视,抓的也不是很紧,要求也不是很严格,到了下级单位就更没人抓这件事情了。可到了2005年以后就不一样了,国家和各单位都比较重视基建项目,不论大小项目一律通过招标来决定。我校为提高学校管理和科学决策水平,推行了校务公开,落实“三重一大”制度规范学校的各类招标及采购活动,维护学校的合法权益,避免经济浪费及其他损失,依据《中华人民共和国投标招标法》《中华人民共和国政府采购法》等有关法规,学校根据自己的情况特制定了一些办法。几十万以上或几百万或更大的工程项目到地区办手续,通过地区审批后才能进行报名。报名是到地区招标市场报名,通过招标代理公司代理招标事项,到地区招标站进行招标,决定中标单位、中标价。几十万元或几万元以下的项目是通过招标办审批,通过公开报名,公开招标来决定中标单位,公示三天。以上这些程序都是通过文字形式进行,以基建资料归档。

[1] 陈大鹏.高校基建项目档案管理浅析[J].高校后勤研究,2009(6):44-46.

[2] 孟德增.高校新建校区基建管理探索[J].山西建筑,2009,35(10):208-209.