浅谈城建档案管理存在的问题及对策

2010-08-15沈惠利

山西建筑 2010年13期

沈惠利杨琦

城建档案是城市可持续发展的宝贵资源,是城市发展的真实记录。自1980年全国科技档案工作会议之后,城建档案管理已延伸、渗透到了城市社会生活的各个领域,其收集、整理、保管、编研、利用、执法等逐步得以完善,但随着城建事业的飞速发展,城建档案管理同样也面临着诸多难题及新的挑战。本文结合某市城建档案管理情况,分析当前管理工作存在的问题,提出具体的对策及设想。

1 城建档案管理存在的问题

1.1 档案资源收集、处理不尽规范

1)档案收集来源不均衡。a.从整体情况看,档案资料收集地上多,地下少;b.从管理权限上看,建设系统各专业部门内部档案收集得多,外部收集得少;c.从分类大纲上看,部分档案收集存在漏项,甚至是空白。2)档案收集方式过于单一。主要反映在纸质档案收集比较多,特种载体档案少,满足不了城建档案信息化管理的需要。3)档案资源处理不规范。a.只重视馆藏数量,盲目收集,范围过于粗放,有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆,质量难以保证;b.缺乏必要的、规范的整理、分类,造成不必要的人力、物力的浪费。

1.2 档案信息化建设力度不能满足现实需要

1)信息化建设中,硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转,而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。2)信息化建设中,软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升,需要纵向和横向的分步实施,也就是说需要从整个系统或地区统筹安排,而目前软件或系统开发缺乏积极应对。3)既有管理理念有待转变。信息化档案管理与传统的档案管理有着质的飞跃,仅靠按部就班的理念转变,不仅满足不了城市建设的迅猛发展,也有悖科学发展观的基本要求,这就迫切需要档案管理人员拓宽视野,不断进行管理知识和手段的更新,而此方面恰恰是当前城建档案管理的薄弱环节。

1.3 城建档案行政执法的落实不够深入

1)城建档案执法细则有待进一步完善。城建档案事业的发展需要法律法规文件作为保障,2008年1月1日,《城乡规划法》的颁布实施,从法律条款上进一步对城建档案工作给予了支持,同时也拓展了城建档案的服务地域,如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴,但相应的实施细则尚无进一步修订或完善。

2)城建档案的行政执法过缓。目前城建档案的行政执法大多还停留在行政检查阶段,而并未真正开展过行政处罚,对于不移交档案或者档案散失等状况常常听之任之、束手无策。

2 对策及设想

2.1 实施目标管理,规范档案资源的收集、处理

1)统筹安排城建档案资源的收集。a.把资源收集纳入目标管理,统一规划收集的对象、结构和层次,制定相应目标,分阶段达标;b.严格按照城建档案管理分类大纲逐步堵漏补空;c.认真分析资源分布结构,有重点地突破资源收集结构不合理的现象。

2)积极推行档案资源收集方式的多元化。对于能够纳入特种载体收集的资源,力求搭建微机化或网络化管理平台进行采集,进一步提高管理效率,为资源使用、服务提供保障;同时,对符合既有收集资源向特种资源转换条件的,逐步进行载体转换。

3)加强档案资源的规范化处理。a.做好档案分类研究,把好关口,分清层次,做好档案资源的数量和质量上的统一,杜绝垃圾资源的侵入;b.进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程,结合多元化的处理方式进行处置,提高管理效率;c.加强档案管理的检查督促。采用平推检查和互检的方式予以监督与交流。

2.2 加快城建档案管理信息化进程

1)合理加大硬件投入。根据信息化建设需要,利用现有现代化办公设施,逐步搭建档案资源流转、利用平台,缩短档案资源归档的周期,提高城建档案的准确性、时效性及利用率。2)积极进行软件及系统开发。对横向和纵向的档案信息管理实施分步开发,优先满足小区域既有档案资源的信息化需求,并兼顾大区域信息化开发的过渡,同时,统筹规划大区域信息化系统的研发,为整体城建档案管理信息化提供有力支持。3)加强城建档案信息化管理的宣传,加快管理人员的培训。利用各种渠道加强理念宣传;对管理人员采用观摩、送培、参与信息系统研发及服务等手段,加大其参与信息化建设的介入力度,切实加快观念的转变。