高校教学档案信息化建设的问题及对策研究

罗金莉

(河北大学 人事处,河北 保定 071002)

高校教学档案信息化建设的问题及对策研究

罗金莉

(河北大学 人事处,河北 保定 071002)

在信息技术、网络技术发展的环境影响下,加快高校教学档案信息化建设步伐势在必行。本文通过分析高校教学档案信息化的现状及主要问题,进一步提出了高校教学档案信息化建设的对策。

高校;教学档案;信息化

高校教学档案是记录高校教学活动的最真实材料,是在教学活动和教学管理过程中直接形成的,是教学人员、教辅人员和教学管理人员在教学实践中通过收集、鉴定、分类、加工、整理、立卷、保管等过程中形成的具有运用和保存价值的文本资料、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。传统的教学档案是以文献材料为主,在今天信息技术、Internet网络迅速发展的影响下,传统的教学档案管理模式受到了很大的冲击,高校教学档案数字化、信息化建设迫在眉睫。

一、加快高校教学档案信息化建设步伐的必要性

随着信息化时代的到来,信息技术已经渗透到人们生活的方方面面,计算机技术在高校教学中的普遍应用和校园数字化建设的迅猛发展,为高校教学工作提供了更为广阔的空间。由于高校电子文件的不断增多,使得传统的档案管理模式已经无法适应信息化时代电子文件的海量存储和档案信息的检索利用要求。目前,高校教学档案信息化建设已经成为当今高校教学工作的热门话题,加快高校教学档案信息化建设步伐势在必行。

第一,我国近年来已经开始重视高校档案的信息化建设工作。《高等学校档案管理办法》第三十八条就明确规定:高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。《全国档案信息化建设实施纲要》也明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数字库建设,开展公众档案信息网上查询服务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。

第二,高校教学档案管理需要适应时代发展要求。高校教学档案的建设从某种意义上来说,是衡量高校教学管理水平的重要材料之一,也是高校教学评估工作中的重点评估对象。随着现代信息技术、网络技术在教学工作中的应用,高校教学活动的模式也发生着很大的变化,教学活动的丰富以及教学方法手段的多样化造成高校教学档案管理面临着工作量大大增加、某些教学活动无法以传统方式形成教学档案等问题。高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐,以文献和数字化管理相结合的模式进行教学档案管理工作。

第三,高校教学档案价值体现要求加快信息化建设。高校教学档案是对教学活动及过程客观的反映,是一种概括,同时也是衡量学校教学管理水平的一个重要指标。此外,教学档案信息资源还有很大的利用价值。一是对于今后教学管理工作的借鉴和提高。如:通过教学计划、教学大纲、教案、教学方法等手段改革教学档案资源,既可以对年轻教师给予教学指导又可以作为研究基础提供给教学经验丰富的教师。二是为教师学生提供便捷的教学档案资源查询。如:学生学籍信息、成绩单、毕业论文、课程表、教学计划等教学档案。上述两点纸质文献型教学档案难以有效的实现其价值,而数字化、信息化的教学档案能够非常有效率的实现教学档案应有的价值。

二、高校教学档案信息化存在的问题

目前我国各高校教学档案信息化的水平参差不齐,教学档案管理的标准体系也有差别。部分院校已经实施教学档案信息化:有的院校自行编制了现代化的教学档案管理系统,有的购买了教学档案管理系统,如:“南大之星”(NDZX)多媒体档案网络管理系统的应用,清华同方数字图书馆建设与管理平台的应用;而部分院校则还没有形成科学的教学档案管理体系。

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。所谓高校教学档案信息化,就是将教学活动中形成的档案信息利用计算机进行收集、筛选和不同层次的加工,以便进行文件的接收、查找和借阅,更好地实现教学档案资源的共享。高校教学档案信息化的目的是为在保证教学档案信息安全的前提下,为利用者提供快速、有效、安全、全面、准确的档案信息。因此,教学档案信息化的实施必须遵循总体规划、分布实施、需求驱动、突出重点等四项原则。由于传统的教学档案管理理念根深蒂固和对信息化认识的程度不同,高校教学档案信息化建设工作过程中仍存在着不少问题。

第一,对教学档案的信息化重视程度不够。长期以来,许多高校在教学第一线投入了大量的人力、物力、财力,通过教学硬件、教学软件等方面提高教学质量,而对于教学档案的收集整理、开发利用程度不够。在教学水平评估工作的影响下,教学档案管理工作在评估工作中担任了重要的角色,因此教学档案的信息化建设才逐渐被高校重视起来。

第二,教学档案的内容及分类体系不一致。教学档案是对教学活动过程的客观的记录,但由于各高校教学机构及教学活动的内容不同,再加上主观认知的差异,造成许多高校教学档案的内容及分类体系不一致。有的高校按照教学活动的归属范围进行教学档案的分类,如:校职能部门的管理文件,由各职能部门归档,典型的有教务处、学生处、财务处等等。教学单位的管理文件及教学活动由各教学单位存档,如学生的成绩单、学生的毕业论文、教师的教案、教学大纲等等。有的高校则按照教学档案的属性进行分类,如:教学管理文件类、教学过程及教学结果、教学研究类、师资队伍档案、学生学籍档案等。

第三,教学档案管理队伍整体素质不高,信息管理水平低下。许多高校的教学档案管理者都是由教学秘书、部分教师兼职,没有专门的教学档案管理人员。有的高校则是把一些在其他部门竞聘下来的人员安排到档案馆或者负责教学档案管理工作。因此,许多院校都出现了教学档案管理人员数量少、教学档案管理人员的知识结构及计算机水平较低的问题。

第四,教学档案的收集整理不规范、数字化水平不高。目前教学活动对于各高校都存在着学科多、专业性强的特点,因此教学档案收集也存在着教学档案内容多、门类复杂的特点。教学档案的收集一般贯穿于教学活动的整个过程,在实际教学活动中,往往会出现教学档案记录不完整、教学档案分类错误的现象。如:教学会议记录不全、教学存档文件丢失、教师上交材料不齐全、教学档案分类错误等。此外,教学档案的数字化水平不高。许多教师因为计算机水平的限制,造成其教学档案内容陈旧更新较慢,没有实现数字化。

三、高校教学档案信息化建设的对策分析

高校教学档案信息化建设有利于教学档案的形成、开发与利用,也是衡量高校教学管理工作质量和水平的重要标志,同时也为教学管理工作的进一步开展提供高质量的服务。进行高校教学档案信息化建设,可以采取以下措施:

(一)加强领导重视

高校教学档案管理虽然不是科研教学活动,但却如实的记录下科研教学工作的结果,教学档案信息资源的开发与利用能够减少重复性的教学活动,为教学活动及教学管理提供了有益的帮助。教学档案的信息化建设,通过教学档案资源的数字化、教学档案资源的网络化,使教学档案信息资源的开发利用更有效率。各高校应加强各级领导对教学档案信息化工作的重视,制定计划,逐级逐步的实施。

(二)加大对教学档案信息化建设的力量投入

目前我国高校教学档案信息化水平总体偏低,其主要原因就是大部分高校对此工作投入较少,应加大对教学档案信息化建设的资金设备的投入。如:购买计算机设备、网络设备,组建局域网;自行开发或购买教学档案管理的系统软件,聘请软件公司的专业人员对使用维护系统软件的教学档案管理人员进行系统的、定期的学习培训。

(三)稳定教学档案管理队伍,提高整体素质水平

高校应该充分重视教学档案管理队伍,采取有力措施稳定教学档案管理队伍,提高整体素质水平。如:招聘专业人员负责教学档案管理工作;增加教学档案管理的人员数量;增加工资待遇;采用专职与兼职并存的工作方式;举办定期的人员培训学习班,优化教学档案管理队伍的知识结构;定期或不定期举行教学档案信息管理的技术大比武,采取有力的激励措施等等。

(四)加快教学档案的数字化

在教学档案的范围中,包括管理类文件档案和教学类文件档案。随着在高校中OA系统、网络及电子邮件的应用,许多教学管理类的工作都通过网络进行,对这些管理类的文件应安排专门人员进行网络整理,这部分档案可以系统的归类并数字化。对于教学类文件档案,应加强教师计算机应用、网络应用的能力,尽量把教师的教案、教学方法手段、教学大纲等内容数字化,既有利于教师学生通过网络共享资源,同时也提高了教学档案数字化水平。此外,可以利用系统软件,对学生的学籍信息、课程信息、考试成绩等档案资源形成数据库从而达到数字化管理。

(五)健全教学档案的管理制度,建立信息化的标准体系

目前国家已经对档案信息化管理提供了指导思想,但有些方面还不够全面。教学档案管理工作作为一种动态的存在方式,要考虑到它与教学管理方面的相互作用,根据国家的有关档案法规和学校实际情况,制定和适时调整教学档案的各项管理制度。此外,各高校对于信息化的理解不同,高校信息化建设的水平和标准也会出现不一致。因此,应制定统一的信息化标准体系参考执行。

[1]刘 萍,杨 俊.高校教学档案信息化管理分析[J].管理观察,2009(5):2—4.

[2]孙碧平.谈高校教学档案的价值体现 [J].兰台世界,2008(4):31-32.

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1008-6471(2010)02-0104-02

2010-03-24

本文为河北省教育厅基金项目“网络环境下高校教学档案的信息化建设研究”(编号:SZ090210)的研究成果。

罗金莉 (1959—),女,河北高阳人,河北大学人事处高级经济师,研究方向为教学管理。