基于ERP系统的全面预算管理

□文/赵永艳

基于ERP系统的全面预算管理

□文/赵永艳

全面预算管理作为一种管理方法，已经实施很多年了，但仍有一些问题存在于实施的过程当中，其中最主要的是对编制财务预算的相关数据的搜集。要全面了解企业内、外部的历史资料、财务发展状况和未来的发展趋势，而且要应用时间数列分析和比率分析对企业所有资产运作程度和运转效率进行研究分析，来断定相关经济指标数据的相互依存关系和未来增减变动的走势，进而计算出预算值，实行ERP系统将是一个重要支撑。

一、全面预算管理的概念

“全面”是全面预算管理的重点，全面预算管理有着全员、全额、全程三个特点。“全员”有着两层涵义，表示的是预算时发动全员，一层是层层分解“预算目标”，每个人都有责任，使所有参与的人都拥有“成本”和“效益”的概念，并且学会算账；另一层是指在各部门间协调和合理分配企业资源的过程。“全额”表示的是预算金额的总体性，包括财务预算和更为重要的业务预算、资本预算。如今的企业经营管理既关注日常的经营发展状况，又注重投资和资本运营的状况；既要考虑供给资金、控制成本的情况，又要顾及市场需求、生产能力、原材料和劳动力等资源之间合理的协调分配。必须依据销售预算、生产预算和资本预算形成的资金预算和提前估计出的财务报表，才可以对企业的资源进行预测和配置安排，把资源的使用情况和其他的相关活动相结合来实现有效控制，进而达到目标。“全程”表示的是预算管理过程的全程化，也就是预算管理要经过预算的执行和监控、分析和调整、考核与评价，发挥预算管理的权威性和指导日常经营活动的作用，不能只停留在下达预算指标、编制和汇总预算上面。企业的预算管理必须与会计核算系统进行紧密的配合，所有的反常现象都应在执行预算时由会计核算表现出来，使用预算预警制度，恰当适时地发现并解决预算执行时所发生的经营问题以及预算目标问题，然后运用预算的考核与评价制度，推进日常经营管理活动依据计划可以顺利地进行。

编制预算的过程中，可以先拟出一个使用资金的规模（也就是企业的现有资源）当作编制预算的依据，进而决定公司的日常经营活动和要实现的目标；也可以依据上一年的会计报表修改比例，进而决定今年的预算指标和要进行的经营活动。公司发展目标和战略计划是预算编制的起点，进而提出企业要进行的经营活动和应采取的措施，确定需要什么资源和需要多少来实现这些目标和进行这些活动。全面预算管理是用目标利润作为指引，是公司的预算管理与目标管理的合理恰当联合，它依据公司的固定目标利润对预算平衡点进行描述，明显的表述了公司用目标利润作为基点、为达到目标利润和增加销售及消减成本来实现超目标利润的过程，对公司找到达到目标利润的方法有着很好的指引作用。公司在全面预算管理的体系下，需要对完成目标所要进行的活动和发展潜力进行合理、恰当的计划，对资产与负债的状况和其他相关成本费用的状况恰当地进行预计和分配，减少“待摊”或“预提”科目对执行预算所带来的影响，进而通过预算与现实的差异分析提供更多好的信息来服务于管理控制。

二、ERP和全面预算管理的关系

ERP可以集合全企业的有用信息，扩充公司内部系统到外部，进而实现公司全过程控制的管理活动，是一个现代企业管理的重要管理方法。全面预算管理关联到公司每个方面的数据资料和全部流程的指标。而ERP可以将数据资料和财务活动的流程进行整合，能满足全面预算管理所需要的要求，也可以全面表现出预算管理的基本涵义，并成为全面预算管理的载体，这两者可以达到完美融合的效果。

ERP系统下，公司的财务人员可以动态全面地聚集财务资料，获得动态的现实数据资料，而且可以及时和预算管理系统的数据资料进行对比，改变了之前预算控制的事后控制，应用了事前和事中控制。在一般情况下，ERP可分成以下三种类型的数据：（1）静态数据（也可以叫作固定信息），它表示的是要在生产活动前收集准备的各种数据资料，比如物料清单（BOM）、成本参数、工艺路线、仓库货位代码、会计科目的设定等；（2）动态数据（也可以叫作流动信息），表示的是生产活动过程中产生的数据资料，它们一直产生和变动，比如客户合同、库存记录等；（3）中间数据（也可以叫作中间信息），它依据客户对管理活动的需求，用ERP系统综合静态和动态这两种数据的资料，通过计算形成的数据资料或报表，比如生产计划和物资需求计划等都是以静态和动态数据资料为依据进行加工处理后所产生的中间数据。

三、ERP系统在全面预算管理中的应用

ERP系统包括的产品构造图与物料清单间的数量关系、物料文件记载的采购成本的金额、工作中心记录的所有小时费率、工艺路线中的标准时间等数据资料能够满足全面预算成本的数据来源。比如，产品销售的成本费用能够由滚动计算的方法从下向上累计得到。

ERP中一个十分重要的组成部分是会计的核算功能。因此，ERP也能够满足全面预算的财务活动的数据来源，即ERP能够给出以前年度的账务和报表数据以及所有重要的预算数据资料。公司发生实际业务时，ERP可以记载和业务相关的各种数据资料，比如财务会计和管理会计的数据资料。所以，ERP能适时提供全面预算所需要的数据来源，通过比较当期预算的数据资料，对不同性质的量化差异进行分析行为，进而发现产生的问题并且应用合理的管理方法。

从ERP系统中的数据资料能够发现，ERP并没能够提供出预算所需要的政策性数据资料来源，例如回收销售货款和对货物采购的付现政策以及分配制造费用的办法等等，这类数据虽然是全面预算所必需的，但ERP仅仅基于企业资源计划的需要而没有提供。

ERP能通过制作预测模型预测将来的计划销售量，但是全面预算需要的经济模型应该具备下面的作用：一是以以前年度的数据资料和一些调整的信息预测将来的信息；二是比较分析现实中的财务业务数据资料和预算数据资料。通过以上分析可知，ERP软件并不能提供全部的全面预算需要的销售预测数据资料来源。

四、基于ERP系统的全面预算的基本措施

由于ERP系统不能满足全面预算的全部数据来源，要用ERP进行公司的全面预算应该加强以下措施的应用：

1、如果要得到全面预算的全部数据来源，就必须在ERP数据资料的设置中添加录入数据资料这一功能，来供之后的预算年度重复地使用，也可以对它进行定期的补充更新。取得全部数据资料来源，提供全面、清晰、明确的信息，在ERP系统中要提供一些经常使用的经济的模型，也可以让用户自定义经济的模型，然后取舍经济模型的数据资料并作为预算数据资料。

2、基于全面预算编制十分复杂，就应在ERP中提出以下功能来使全面预算得以实现：（1）为了根据保留往年预算编制滚动预算，可以把现实的数据作为比较数据存在不同的预算版本中，在进行对比的同时做出计划；（2）预算数据还应该可以在不同的预算版本间拷贝。另外，又基于全面预算数据来源各种各样，就应在ERP中添加穿透分析数据的功能，也就是从一个汇总数据出发，层层追溯，从而得到各明细数据，进而获取原始的数据资料。这样就能够揭开汇总数据资源的真实情况。例如，对预计利润表中的销售收入实施穿透分析，进而能够得到依据不同标准分类的明细数据的状况，通过比较公司的现实和预算的数据资源，找到差异和解决问题的途径。综上所述，我们能够充足地利用ERP系统集成性，分析它对编制全面预算存在的缺陷，并进行完善，使它能更好地编制出适用的全面预算，促进公司恰当地做出适当正确的抉择。

中铁十九局一公司）