ALEPH500系统在我馆期刊采访中的应用

刘 鑫

(广东外语外贸大学图书馆,广州 510006)

ALEPH500系统在我馆期刊采访中的应用

刘 鑫

(广东外语外贸大学图书馆,广州 510006)

ALEPH500系统是以色列 Exlibris软件公司开发的一套图书馆自动化集成管理计算机软件系统,广东外语外贸大学图书馆根据其采访和连续出版物模块的特点,应用其实际的操作流程取得了显著效果。

ALEPH500系统;采访和连续出版物模块;期刊管理

ALEPH500系统是以色列 Exlibris软件公司开发的一套图书馆自动化集成管理计算机软件系统。该软件涵盖了图书馆的主要业务功能,包括采访、编目、流通、连续出版物、馆际互借以及公共检索 OPAC等模块。我馆目前使用的是ALEPH500第 18版,由采访和连续出版物模块、编目模块、流通模块、馆际互借模块、ALEPH管理模块组成[2]。

我馆2005年开始使用ALEPH500系统,至今已有五年的时间,系统也从 16版升级到了 18版,经过一段时间的应用,我馆期刊部通过使用ALEPH500系统“采访和连续出版物模块”解决了很多以往工作上的难题。

一、ALEPH500采访和连续出版物模块的特点

ALEPH500系统“采访和连续出版物模块”是在ADM管理库下运行的,在此模块下可以进行期刊的订单、预算、发票的制作,连续出版物中的模式、级别的建立以及单册的推出、登到、验收,此模块实现了期刊从订购到上架供阅览的所有流程,每一步骤环环紧扣,极大地提高了期刊采访的质量与效率。

二、应用 ALEPH500采访和连续出版物模块的主要操作流程及特点

(一)“订单”的建立

新订期刊需建立一条新的订单,具体操作如下:进入 ALEPH500系统下的 Acquisitions Serials采访系统,点击检索图标,查找此刊的编目数据,在规定了期刊的记录格式“se”,即“记录格式为:连续出版物”之后,可通过题名、正题名、责任者、ISSN号、出版者、索书号等相关内容查找,在核对编目内容后,点击“采访”——“增加”——“连续出版物”,进入“订单”,在输入订单的各项内容时,需注意的各步骤为:

1.订购信息模块:“订单号 1”为期刊的邮发代号;“附加订单号 1”为建立此订单的操作人员名字及订单建立日期,如“LX090101”,代表:此订单是刘鑫 2009年 1月 1日建立的;“订购的 ISSN”为自动回带编目Marc数据中的 ISSN号。

2.书商模块:“预定起始于”为:订单建立当年的 1月 1日;“预定终止于”一栏中所选择的日期,我馆为订单建立当年的 12月31日,“续订日期”为当年的 12月1日。之所以订单的建立是以一年为周期,这是由于近年来国家各领域的全面发展,信息量的大幅度增加,各期刊杂志随着国家大形势的变化,报道、出版内容作出相应的调整,期刊的增版、增刊、试刊、合刊、跨年刊、休刊、停刊的变化很频繁,如果预算周期过长,往往“计划没有变化快”,订单不能真实反映期刊的实际状况。针对每年期刊的续订,我馆则是采用“ALEPH报刊采访拟定系统”来进行处理[1]。

3.数量与价格模块:“复本数量”中填“1”即表示:此期刊只订购一份,“价格”中填1份期刊的全年总价。“总价格”为期刊全部份数的全年总价格。“货币”填所购期刊的实际支付币种。点击“保存”,订单即初步建立完成。在选中此订单后,点击“选择预算”,选择当年的期刊预算,然后点击“增加预算”,返回“订单列表”,点击“发送”,此时,“订购状态”由“NEW:新建”变为“RSV:准备发送给书商”。至此,订单即真正建立完成。

(二)“预定列表”的建立

“订单”完成后,点击“单册/预定”即进入与此订单关联的“预定列表”,选择“增加”,按实际情况填写好“预定信息(1)”中的“分馆”、“起始日期”、“终止日期”、“单册状态”、“馆藏地”、“索书号类型”、“索书号”,“预定信息(2)”中的“催询”和“单册统计”后,再选择“保存”,“预定列表”即建立完成。需注意的是:“预定信息 (2)”中的“发送催询”,如果选择“是”,那么“第一次催询——第二次催询——第三次催询——第四次催询”的实际天数就要填上,我馆采取的原则是:“期刊每30天催缺一次”,这样有利于期刊工作人员在“期刊登到”时对没有按期到馆期刊情况的全面跟踪了解并作出相应的处理[3]。

(三)“模式”的建立

“模式”是反映一种期刊的出版频率,“模式”的正确建立很重要,它关系到这种期刊到馆后“登到”的准确性与快捷性。我馆在 ALEPH500系统第 18版采访模块中“模式”建立的过程是:

1.在“连续出版物”下选择“模式”,点击“增加”,选择“模版”,monthly_regular.mrc为“月刊”,Semimonthly.mrc为“半月刊”,Quarterly_month.mrc为“季刊”,Combinede_chron_bimonthly.mrc为“双月刊”等等。依次填写“计数 -A”、“计数 -B”、“计数 -C”、“年代 -I”、“年代 -I”、“年代 -J”、“年代 -K”,需注意的是:如果期刊有总期数,则需要填写“计数 -G”。“计数 -A”、“计数 -B”、“计数 -C”、“计数 -G”中的“内容”项则根据实际情况选择“Cont.”或“Rpt.”,意思为“连续”或“循环”。

特殊情况:由于系统只能按照既定的频率来推算出版日期,而有些期刊的出版频率并不是规律的,如果按系统给定的模板来推单册,则会在出版日期上出现差错,这时就需要在“模式”中做“遗漏”或“出版”。“遗漏”是指:一种期刊的出版频率“相对不固定”,每年的特定日期是不出版刊物的,这时就要在“周期性”中选择“遗漏”,把计算好的遗漏日期填写进去,这样才能正确反映此种期刊的出版频率。“出版”是指:以半月刊为例,某半月刊固定的每月出版日期为 1号和18号,但是如果按照系统既定的频率推单册的话,就会推成每月1号和 15号出版,这时,就要在“周期性”中把“出版”、“具体日期”填写进去,以解决这个问题。

2.“模式”完成后要填写“级别 -X”。在“级别 -X”中,“连接”中的所选数字与“模式”的“连接号”是相互关联的,选中即完成了该“级别 -X”与“模式”的关联。“复本”中的所选数字与“预定列表”中的“序号”是相互关联的,选中即完成了该“复本”的“级别 -X”与“预定信息”的关联。“计数 -A”、“计数 -B”、“计数 -C”、“计数 -G”、“年代 -I”、“年代 -J”、“年代 -K”、“起始”按照期刊版权页信息照实录入。如果版权页没有出版时间,我馆规定“起始”的填写为:月刊填写当年的 1月 25日,双月刊填当年的 2月 25日,季刊填当年的 3月 25日等等。“级别 -X”填写完毕,点击“预计出版频率”,查看“说明”中显示的描述是否正确,如描述错误,即回到“模式”和“级别 -X”中检查并改正所填信息,如描述正确,则点击“建立单册”,至此,所做期刊的全年单册信息即建立完成。此时,“说明”中显示的描述会自动跳到下一年。

“模式”的正确建立会很直观地显示所订期刊的全年单册信息,既能方便期刊到馆后的“登到”工作,同时也能很清晰地让读者通过OPAC了解馆藏现刊的出版周期和是否已供阅览的情况。

(四)登到、验收

“登到”工作是现刊管理中重要的一环,这项工作及时、准确的完成会直接影响到读者检索、单册流通、系统催缺等功能模块的正确运行。因此,“登到”工作一定要做到认真细致,及时根据期刊的出版变化情况,随时更新、准确无误地反映期刊最新的信息数据。所以,做好记到工作是提高现刊管理水平的关键。

我馆ALEPH500系统第 18版采访模块的“登到”过程为:通过检索查找到某种期刊的记录,点击“连续出版物”进入该期刊的单册状态界面,找到需要“登到”的单册条目,在“条码”项中用我馆自有的条码号来覆盖单册建立时系统分配到每个单册条目的虚条码,然后点击“登到”,系统跳出对话框显示“连续出版物激活日志——成功 Success”,“登到”即完成。此单册条目的“单册处理状态”即由“YD-预订中”变为“JD-记到处理中”。

需注意的几种情况是:

1.如果此期刊单册为几期的合刊或者期刊中带有副刊、赠送刊、光盘等,则要在“OPAC注释”中注明此种状况。

2.期刊的模式是按照期刊当年的第一期建立的,系统只是按照事先设定好的规律来推出单册,如果此后的期刊出现“出版频率更改”、“总期数变化”等情况,则需要及时进行相应的修改。“验收”工作就是对“登到”工作的一次再检查,如反映信息准确无误,把“单册处理状态”中的“JD-记到处理中”变为“供阅览”即完成“验收”。

三、我馆应用 ALEPH500采访和连续出版物模块取得的效果

(一)使期刊工作真正实现了计算机管理,提高了工作效率

个人总结其表现为:

1.“催缺”功能模块的实现。以往期刊“登到”工作只是对“到馆期刊”进行“登到”后上架,对应该“到而未到的期刊”除了工作人员一本本地核实、查对外是否有更好的办法进行高效率的统计与处理。ALEPH500系统采访和连续出版物模块中的“服务—连续出版物—p_serial_44(打印催缺信件/报告)”功能的实现则很好的解决了这个问题。目前,p_serial_44服务有五种输出文档类型,分别是:

(1)00―按题名/分馆打印催缺信件,一个题名/每个分馆一个信件。

(2)01-按题名/书商打印催缺信件,一个信件文件里包含一个书商的所有催缺的期刊。

(3)02-催缺报告。

(4)03-催缺报告,可以忽略预订记录里的“发送催缺”选择。

(5)04-按书商/题名/采访方式打印催缺信件。

p_serial_44对报表输出格式提供三种排序方式:题名、书商和订单号。

“打印催缺报告”功能的实现,使期刊工作人员不用进书库,只通过此服务打印出来的报告就能对所订期刊的到刊情况进行及时的跟踪和了解,这极大地提高了期刊管理工作的效率。

2.“报刊采访拟定系统”功能的实现。以前使用的办公系统在处理“期刊一年出版周期结束转为第二年”时,所有订单均须重新建立,这种情况既耗人力又耗时间,而ALEPH500系统“报刊采访拟定系统”则是专门针对这种情况而开发出来的,应用这个服务,管理员的按照自身的需要选择相关选项,即能进行期刊的批量续订,工作效率得到了极大的提高。

(二)实现了期刊工作的量化管理

期刊工作比较繁杂,它既要用到“采访”模块中的“订单”、“连续出版物”等功能,又涉及“编目”模块中的“合订本装订”、“MARC数据的更新、修改”等功能,这些操作都渗透进了日常期刊管理工作中,很难凭个人统计出工作量,使用 ALEPH500系统后,系统服务可以准确统计各工作人员在办公系统中的工作量,这样就为工作人员的考绩提供了准确的数据。

四、结束语

在采用ALEPH500系统管理期刊以来,期刊管理工作的质量有了较大的提高。目前,应用 ALEPH500系统,期刊工作实现了期刊的“编目”、“订单建立”、“预订列表建立”、“单册建立”、“登到”、“验收”与“合订本装订”等功能。接下来,我们还要进一步摸索、学习、使用“订单”中的“发票”和“结算”功能,这两种功能的实现可以反映招标的实际价格,对年底统计全年期刊采购金额以及了解每年采购金额的幅度变化有很大帮助。选择“预算”后,实现了“发票”和“结算”功能,期刊订单的建立才是一个完整的流程。现阶段,我们只有把已开发使用的功能模块学习好、利用好,才能进行更深层次的信息开发,为读者提供更高层次的期刊信息服务,更好地为学校的教学和科研服务。

[1]毛雅君.ALEPH500系统给我们带来什么 [J].国家图书馆学刊,2004,(3).

[2]魏大威,邢军,孙一钢.ALEPH500系统的性能调整[J].国家图书馆学刊,2004,(3).

[3]毛世蓉.ALEPH500采访模块的应用与探讨[J].现代图书情报技术,2007,(3).

Abstract:AlEPH500 system,designed by Exlibris,an lsraeli software company is a set of computer sof tware system dealingwith automatic management of libraries.This essay illustrates the characteristics of the Acquisitions/SerialsModule in ALEPH500 System, and describes the remarkable effect and operation procedures in our library.

Key words:ALEPH500 System;Acquisitions/SerialsModule;magazine management

(责任编辑:陈 树)

The Application of ALEPH500 System in Our L ibrary Acquisition

L IU Xin
(GuangdongUniversity of Foreign Studies,Guangzhou 510006,China)

G250.73

A

1001-7836(2010)05-0186-03

2010-04-01

刘鑫 (1982-),男,河北泊头人,助理馆员,从事图书馆现刊、过刊管理研究。