新时期高校学生档案信息资源开发探讨

吕 辉

(黑龙江生态工程职业学院,哈尔滨 150025)

新时期高校学生档案信息资源开发探讨

吕 辉

(黑龙江生态工程职业学院,哈尔滨 150025)

对高校学生档案的信息资源内容进行了划分,指出了当前对高等学校学生档案进行全面收集、合理分类和有效开发的必要性,并提出合理开发建议。

高校;学生档案;信息开发

高等学校学生档案 (以下简称高校学生档案),是记录高校学生在校学习期间形成的,能全面客观反映学生的求学经历、政治面貌、品德修养、知识结构、能力特长、社会实践等情况的第一手材料。它是联系学生、高校、社会的重要纽带之一,是全社会重要信息资源的一部分。以下笔者将对高校学生档案的信息资源内容进行划分,指出了当前对高等学校学生档案进行全面收集、合理分类和有效开发的必要性,并提出合理开发建议。

1 高校学生档案信息内容类型

1.1 个人基本信息

包括新生入学登记表、历年体检表、毕业生登记表、大学生体育合格标准卡、身份证明、户籍证明、政治面貌 (入党入团材料等)主要家庭成员及社会关系情况。

1.2 在校学习情况

此部分是高校学生档案的组成主体,其内容主要是学生在高校学习期间的学习记录、学籍变动情况、学号、所学专业、历年成绩单及毕业论文成绩评定表、所获各种荣誉称号及证书、奖学金、助学金、助学贷款记录和违纪处分等。

1.3 社会实践记录

此部分信息主要是高校学生在校期间参加的各种社会实践活动的信息记录,如实习鉴定、参加志愿者活动、支边支教、“三下乡”和各种学术类和非学术类竞赛,进行自主创业等。

2 高校学生档案信息资源开发的必要性

高校学生档案,关系到高校学生、高校和社会的共同利益。高校学生档案是高校学生在校期间个人成长经历,能较为全面客观的反映一个人在求学期间德智体各方面情况的记录,为今后个人人事档案的形成打下基础。因此,高校学生档案在当前乃至今后相当长的时期内,对国家、单位和个人都有不可替代的重要作用。因此,对高校学生档案信息资源进行全面收集、合理分类和有效开发,具有重要意义。

首先,全面收集高校学生在校期间的信息资料,是反映学生在校期间全面发展的真实写照。高校学生在校期间的学习、生活、学术科研、社会实践中形成的各种登记表、自传、自我评定等,是一个人在接受高等教育期间最全面、直接、生动的写照。通过这些材料,高校学生可以正确认识自我,自觉规范行为,进行自我约束、自我调整,不断提高自身素质,发扬优点,改正不足,逐渐成为适应社会需求的高素质人才;同时,将学生的个人经济、科研创新、社会实践信息全面收集到学生档案中,能更加详尽地反映不同学生在校期间的不同成长经历,避免学生档案“千人一面”、评语雷同的情况发生。

其次,科学管理高校学生档案,也是反映高校在培养造就高级人才程序以及学生管理工作水平、高校工作水平的重要标志。高校学生档案不仅详细生动地记录了学生的成长经历,也能相应地反映出一所学校办学质量和管理水平的高低,是高校在教育教学管理全过程中较为真实、可靠的信息来源。高等学校通过对不同时期形成的学生档案进行全面比较、综合分析,可以总结出学校的发展历史和不同时期培养学生方式的全过程。因此,高校学生档案不仅能为反映一所高校的历史沿革、教学发展、学生培养等情况提供宝贵的凭证,更是学校政策、管理条例的制订,学科、专业建设与调整等各方面重要的情报来源,为促进学校的可持续发展提供具有参考价值的信息。高校学生档案还是学校领导、学生管理部门和辅导员、专业教师对学生进行科学、有针对性管理的重要依据。高校档案馆将从学校学生管理部门收集到的学生档案进行全面收集、科学管理,合理分类,从中做出尽可能科学、准确、详细的分析归纳,再将所得出的数据、资料等反馈给有关学生管理人员,以便他们对学生有全面的掌握和了解,在工作中做到情况明了、心中有数、有的放矢,有利于实现“以生为本”的高校教育模式的实现,从而对高校学生进行“个性化培养”。

第三,合理开发高校学生档案,可以为社会选择人才提供有力参考。《中共中央国务院关于进一步加强人才工作的决定》中明确指出要坚持改革创新,努力形成科学的人才评价和使用机制。“建立以能力和业绩为导向、科学的社会化的人才评价机制。坚持走群众路线,注重通过实践检验人才。完善人才评价标准,克服人才评价中重学历、资历,轻能力、业绩的倾向。根据德才兼备的要求,从规范职位分类与职业标准入手,建立以业绩为依据,由品德、知识、能力等要素构成的各类人才评价指标体系。改革各类人才评价方式,积极探索主体明确、各具特色的评价方法。完善人才评价手段,大力开发应用现代人才测评技术,努力提高人才评价的科学水平。”高校学生档案记载着学生从中学到大学,特别是大学这一个人成长关键时期的学习成长全过程,是对在校学生思想品德、学习成绩、组织协调能力、学术科研能力、奖惩情况、社会实践活动、家庭和社会关系以及身体健康状况等综合素质记录。高校学生档案为用人单位提供了能全面反映毕业生整体综合素质的权威性材料,为用人单位考察、选拔、聘用毕业生提供可靠的依据,对发现人才、识别人才、培养人才和使用人才都具有十分重要的意义。用人单位通过对学生档案材料进行分析研究,可以从中发现学生成长的某些特点和规律,合理预测学生的发展潜力。

3 高校学生档案信息资源开发的措施

全面收集、合理分类和有效开发高校学生档案信息资源,需要高校学生、高校以及全社会的共同努力。

3.1 加大对学生档案管理工作重要性的宣传力度

高等学校要增大对学生档案重要性的宣传力度。高校档案管理部门要发挥在学生档案收集整理工作中的主体作用,不断提高自己的工作效率和业务水平,加强对学生档案的收集整理工作。高校学生档案管理人员在平时就要注意对学生档案的收集与整理,使学生的档案“各得其所”,避免在毕业生离校和新生报到的档案流动高峰时期,学生档案材料发生混杂,造成丢失或遗漏,影响学生档案的完整与真实。高校档案馆还可以编印“高校学生档案整理手册”,将我国现行的与人事档案、学生档案有关的法规、政策、功能、作用、转递程序等编入其中,便于学生在平时对自己的材料进行主动整理,使其内容和规格基本符合档案收集标准,使高校档案馆在整理收集到学生材料时无需再对材料规格进行重新统一,减少不必要的重复劳动,减轻档案管理人员的工作负担。高校中的其他部门要协助高校档案馆做好档案教育宣传工作,通过校园网、广播站、橱窗、学生公共课等多种途径,宣传学生档案对个人的重要意义和“弃档”的危害,使学生的档案意识得到提高,对自己的个人档案的重要性有一个清楚的认识。

3.2 强化对学生的引导工作,进行学生档案资源开发

高校学生要树立正确的档案价值观,保存并整理好自己在平时形成的各种能反映自己成长情况的有价值材料,并在合适的时候主动上交学校档案馆进行鉴定并归档保存。高校档案馆虽设有学生档案专职管理人员,但也大多是一名学生档案管理员要管理数千份学生档案。这种情况,在客观上给学生管理人员和学生档案管理人员造成了较大的工作强度和管理压力,使他们难以对每一名学生的档案进行细致有效的主动征集。因此,这就要求高校学生在平时做好自己的相关材料、奖励证明等的整理和积累工作,在适当的时候主动向学校档案馆提供这些材料,让学校档案管理人员对这些材料进行鉴定,将有价值的材料进行收集归档,使自己的人事材料丰富完整、反映内容生动具体,有利于自己以后的就业与深造。

3.3 强化社会对学生档案资源的科学利用工作

全社会要普遍提高对学生档案的重视程度。用人单位在招聘毕业生时,也要重视对应聘者档案进行内容的真实性和完整性的考察,优先考虑那些档案材料完整、内容真实可信、具有发展潜力的求职者。这样,既能增强高校毕业生对自己档案的重视,又可以使用人单位达到考查毕业生的目的,公正地选拔人才,合理地利用人才,实现“任人唯贤”、“人尽其才”的社会效益。

[1]教育部.高等学校档案管理办法 (第 27号)[Z].2008-09-01.

[2]中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定[Z].2003-12-26.

[3]周冀.开发学生档案信息 提高学生综合素质——谈高校学生档案的管理与利用[J].科技创业月刊,2004,(11).

G271

A

1674-6341(2010)01-0144-02

2009-11-25

吕辉 (1977-),女,黑龙江哈尔滨人。

责任编辑:李增华