“弃档”现象突出 浅谈人事档案管理应变之策

广东工程职业技术学院 肖伟芳

“弃档”现象突出 浅谈人事档案管理应变之策

广东工程职业技术学院 肖伟芳

人事档案在我国是一个人的历史纪录、资历证明，记载着家庭出身、政治成份、社会关系，学习、工作经历，职称评聘、奖励惩罚等各方面的情况，是踏入工作岗位的“准入证”。 随着传统人事制度的变革，越来越多的“单位人”变成了“社会人”，而现代企业的用人观念也在发生着转变，崇尚“以人为本、能力优先”，对传统人事档案的重视减弱，加上人才流动频繁，人们对对档案的观念越来越担保，因此导致“弃档”现象的出现，大量人事档案在各级人才管理中心“沉睡”。本文尝试分析弃档产生的原因，论证档案的重要性，并在几个方面加强档案工作管理和建设，以适合社会的需求和发展，从而避免再出现大量人事档案弃档的现象。

弃档 人事档案 管理

一、人事档案的发展

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是人事管理活动中形成的，记述和反映个人的家庭关系、政治面貌、教育经历、工作经历、德才表现、奖惩等方面的信息，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。在过去，是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才尤其是干部的重要依据。

据中国人民大学档案学系邓绍兴教授介绍，传统人事档案是从延安整风时期形成的。在那个中共党史上“纯洁干部队伍”的重要时期，干部档案制度是整风的重要措施之一，而政审材料成为档案的最重要内容。①

在计划经济体制下，无论是机关、企事业单位都是公有。人是“单位的人”，通过单位进行自己的政治、经济、社会生活。绝大多数人一生只在一个单位“端着铁饭碗”。单位管理约束一个人的重要手段，就是管理控制他的人事档案，依据上面的资料记载，决定其工作岗位及待遇等。

改革开放后我国开始以经济建设为中心，特别是20世纪90年代计划经济向市场经济转变，非国有经济与国有经济并存，人事档案的地位由此发生了微妙的变化。人才资源的行政分配正在被市场配置所取代，身份、地位、地域、资历、职称的界限开始被打破，人才已由单位所有变为社会所有，其在各所有制单位间的流动配置日益活跃，使得人尽其才、能上能下、能进能出。

传统人事档案一纸定命运的历史已不再，越来越多的“单位人”变为“社会人”，加上人才流动的频繁，人们对档案的观念逐渐淡薄，很多人不重视人事档案，认为没有档案也无所谓，导致“弃档”现象越来越严重，尤其是大中专院校的毕业生，放弃人事档案者呈逐年上升的趋势：全国各级人才流动中心代管的三四百万份人事档案中，至少有60多万份被主人抛弃。②

二、人事档案被“丢弃”的原因

对人事档案不理不睬，任其在人才管理中心“沉睡”的原因有以下几点：

1、档案已不是众多企业考察个人能力的标准。笼统地记载着大量陈旧、静态的经历资料的人事档案，已不能真实客观地反映最新的素质能力信息，也不能成为用人单位广纳群贤的依据。目前很多企业在招聘时求职者或考察员工能力时不调阅人事档案的原因很简单：其一，传统的人事档案信息不足，特别是缺少反映当事人综合能力、业务素质和有权威部门认定的业绩考核资料，已不能满足用人单位渴望了解和掌握应聘者全部信息的要求，对实际人力资源管理工作的帮助不大；其二，由于人才流动频繁，很多人工作地点和单位更换频繁，档案放在哪里连自己都搞不清，人事部门查阅起来不仅手续繁杂，时间成本也很高；其三，企业更重视人才的实际工作才干、创新能力以及沟通能力，尤其是外资企业，动用360度评价方法(自我评价、同事相互评价、领导评价、群众评价)来考察个人能力，档案所记录的内容更是只用来作为参考，甚至完全忽略人事档案。

2、一些不合时宜的规章制度成了人才自由流动的“绊脚石”，过高的档案管理费和烦琐的档案调动手续，是导致“弃档”的又一原因；没有进入国家政府机构、国营企业、事业单位的人员或者是流动人员，其人事档案多由省市人才市场待管，管理费用收取标准不一，大多数是两三百元一年，过高的费用使人难以承担；而一旦找到合适并且愿意接收档案的单位，想从人才市场管理中心调出档案，则要进行一系列烦琐的手续，耗费大量时间，使人筋疲力尽，也是产生弃档的一个原因。

3，各地人事档案管理单位对档案仅限于“保管”这一低层次服务，无法给当事人带来就业或成长的指导和帮助，也是导致档案日益贬值的重要原因。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，但目前各个人事档案管理单位只是单纯地对档案进行保管，而没有提供相应的有价值的服务，如就业指导、技能培训、职业规划指导等，人们便任由档案在管理单位长年“沉睡”了。

三、人事档案的重要性

虽然档案的“决定性”作用在弱化，在某些领域还是有重要作用，如办理养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策，或者进行职称评定、各种政审等的时候，还需利用人事档案进行。无论是在原单位供职的人还是辞职后另求新职者，在交纳养老保险金和退休后保险金发放时，人事档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是主要依据。即便以后推行电子档案，也需要文本档案作为依据。因此，在未来很长一段时间内，我国现行的档案管理制度不会取消。此外，出国、升学、结婚、生育等很多方面都需要档案。由于档案遗失而遇到麻烦的例子在日常生活中并不少见。有些大学毕业生工作几年后忽然发现自己无法按期转正定级、申请职称，在办理养老保险手续时也遇到麻烦，经咨询才知道是因为自己大学毕业时疏忽了档案的存放问题，追悔莫及。

此外，从离职人员的角度来考虑此问题，在单位干满了一年，只要是非本人意愿离职的，都可以领取到失业救济金，但是前提是本人档案中的所有材料都要齐全。如果个人没有及时处理好人事档案的管理问题，那面临的不仅是失业救济金无法领取，而且直接影响了工龄计算、职称评定、出具以档案为依据的证明等，后果是很严重。

还有，假如我们达到退休年龄的时候，劳动局这时就需要审核个人档案，查看档案中上学时的学籍材料、工作时所签订的劳动合同，是否符合正常退休的条件，如果少一样也都无法办理退休，将会给个人带来极大的损失。

四、人事档案管理应变之策

尽管越来越多弃档事件的出现，但可以肯定的是，档案制度不会取消，人事档案也将追随个人一生，并且在关键的时候它起着举足轻重的作用。在新的社会形势下，各级档案管理单位、人才市场档案管理中心，需要从几个方面来提高人们档案意识，重视档案管理。

1、强化档案意识

随着市场经济的发展和人才的流动以及信息的沟通，尤其是用人观念上的转变，使得过去以单位来确定人们身份，慢慢转向对其社会价值的认可，人的身份由单位人转向社会人。从某些方面来说档案的作用在现代社会中有不断弱化的趋势，但这绝不意味着档案无用。弱化的只是档案的形式，即“袋装档案”，而强化的应是档案的资源和信息性质。尤其对有较高学历的年轻人，更不应该淡化自己的档案意识。高校档案管理机构应该定期举行档案知识讲座，提醒广大高校毕业生档案在现实中的重要性，让他们在忙着找工作的同时，应及时把档案转入政府所属人才流动服务机构保存，确保自身的合法权益和应有的社会、福利待遇得到保障。

2、对档案功能进行定位

⑴各级档案管理单位以及人才管理中心应根据市场需求，对档案功能进行定位，提高其价值，而不能只对档案进行简单的保管。

社保卡中涵盖的内容，户口簿上登记的事项，档案里要有所精简。同时增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使其所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求。其次，对档案的原有重要部分予以保留。此外，还可考虑补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，如为求职者提供就业信息、职业规划指导、个人技能培训等，从而能够更好地为人才服务，减少“弃档”现象。

⑵应用电子化管理

由于档案记录着个人的信息，与许多重要的福利、保险等政策有关系，目前我国还不可能取消个人档案和档案管理制度。但应对档案管理制度加以改革，实现电脑化与网络化。将档案资料存入电脑中去，以备有关部门调取选用。北京崇文区率先实现人事档案的电子化管理，解决以往档案分地保管、分散管理、频繁使用及转移造成的种种弊端，不但可以提高存档人员的办事效率、保障档案的真实性和保密性，更可以为社保基金的安全起到保障作用。③

还可以还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。而中国南方人才市场于1997年就上了因特网，在这个网址里，可以搜寻25000条人事档案信息，它已经向1500个单位提供了人才信息网络的终端，还开发了人才测评软件系统，为7000多人进行了评估。④

应用电子化管理时，应加强技术处理，注意保密，这样档案本身的功能作用才能真正地全部发挥出来，更好地为用人单位和人才服务。

3、对档案严格审查确保真实性

在当今社会，人事档案不应只是一个人身份的证明，应该是一个权威的信息数据库。人事档案应该与建立市场经济条件下的个人信用体系联系起来，进入公共信用体系的档案，应以凭证部分和职业生涯、职业能力和信用记录为主要内容；同时对档案进行严格审查，防止有人提供虚假信息，为用人单位提供科学准确的人事信息，有效防止用人失误，如发现虚假材料，坚决拒绝接收，并予以退回。

总之，各级档案管理机构和人才管理中心应该主动适应社会改革与发展的需要，与时俱进，主动加强档案意识宣传，利用网络和电子化管理，不断拓展档案功能，提高档案自身利用价值，努力使档案成为人才求职、出国、升学等方面的重要助推工具。

①《全国至少60万份档案被弃 传统人事档案政策滞后亟需改革》，2006年1月5日《南方日报》，文章网址：http://news.sina.com.cn/o/2006-01-05/09297900093s.shtml

②《全国至少60万份档案被弃 传统人事档案政策滞后亟需改革》，2006年1月5日《南方日报》。文章网址：http://news.sina.com.cn/o/2006-01-05/09297900093s.shtml

③《北京人事档案管理有望电子化》，北京商报，2008年05月08日，网址：http://it.sohu.com/20080508/ n256727173.shtml

④《人事档案管理模式的变革：社会化、开放式管理》，中国软件网，2006-10-24，文章网址：http://www. soft6.com/tech/6/60944.html ）