浅论高校固定资产管理

2010-08-15周磊

重庆开放大学学报 2010年1期

关键词：管理制度资产部门

周磊

(重庆广播电视大学财务处,重庆400052)

浅论高校固定资产管理

周磊

(重庆广播电视大学财务处,重庆400052)

固定资产是高等学校资产的重要组成部分,是高校开展教学、科研、服务的重要物质基础。当前高等学校的固定资产规模不断扩大,其构成日趋复杂,管理难度越来越大,也存在诸多管理方面的问题。加强和改进高校固定资产管理,应健全固定资产管理制度和机制,利用先进技术手段实施固定资产管理,完善固定资产会计核算方法,加强固定资产审计,采取有效措施盘活固定资产。

高校;固定资产管理;制度;机制;措施

高校固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在一定金额以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产,包括房屋建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书和其他资产等。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,也应作为固定资产管理。固定资产是高校办学的基本条件之一,加强高校固定资产的管理,是为了对高校固定资产进行合理配置,提高其使用效益,保护固定资产的安全与完整,防止资产流失。目前高校固定资产管理水平与高校的发展速度不相适应,为此,必须切实加强高校固定资产的管理,合理配置固定资产,提高固定资产的使用效益。[1]

一、当前高校固定资产管理存在的问题

1.固定资产管理意识淡薄

长期以来,国家大包大揽的投入体制助长了高校对固定资产重投入、轻管理的思想,不少高校认为,学校是承担教学科研任务的纯消费性事业单位,不同于生产经营企业,非经营性资产占主导地位,固定资产可无偿使用,不需计提折旧、计算盈亏和进行价值补偿,因而缺乏成本效益观念,对于管理国家投入形成的固定资产的重要性认识不足。另一方面,高校资产购建以各部门为主,“谁购建谁拥有,谁拥有谁使用”的现状,形成了资产名义上归学校所有,实际上则为使用部门所有的管理体制。由于资产管理与资产使用部门间的责任不明确,导致管理不到位,造成资源浪费和管理效率低下。[2]

2.固定资产管理机构分散

固定资产管理是对固定资产进行组织、协调、监督和控制的一系列活动。目前,随着许多高校“一校多区”化,学校内部的沟通协调愈加复杂,在管理上实行多元化的体制,财务部门管账不管物,教务部门管理教学仪器设备,后勤部门管理建筑物、房屋及一般设备,而有些设备属于“交叉盲点”,不知属于什么部门管理。虽然有部分高校成立了国有资产管理处,统一管理学校的固定资产,但是在实际工作中仍然存在多头管理,财产物资在使用管理上职责不明确,职能部门相互推诿,重复购置等现象在所难免。

3.固定资产管理制度不健全

高校固定资产管理由于种类繁多,管理部门多,管理环节多,相关的管理制度难以健全完善。许多高校虽然制定了固定资产管理制度,但实际上有章不循,违章不究,执行不力现象时有发生,固定资产管理制度形同虚设,流于形式,失去了应有的规范约束作用。

4.固定资产管理手段较落后

目前一些高校的固定资产还停留在初级的计算机管理水平层面,比如对于大量的数据和庞大的数据结构,简单地采用EXCEL表格来记录无法满足大规模资产管理的需要。此外,固定资产信息公开化不够,固定资产管理在单个部门独立运行,自成体系,具有较强的排他性,且财务部门与资产使用部门未实现数据共享[2]。

5.固定资产会计核算不合理

目前相当部分高校采用“收付实现制”进行固定资产核算,固定资产账面价值只反映了历史成本,这在固定资产核算中并不合理。一方面,高校固定资产原值和净值合一,不计提固定资产折旧,无法反映固定资产新旧程度,固定资产是否更新缺乏可供参考的资料,由其使用部门主观地提供更新的固定资产资料,极易造成学校资产的浪费。另一方面,现行制度规定,高校的修购基金按照事业收入和经营收入的一定比例提取,用于固定资产的维修和购置,修购基金与单位的收入成正比例增减变动,而事实上固定资产的更新与事业收入和经营收入并无直接关系。[2]

二、加强和改进高校固定资产管理的思路和措施

1.健全固定资产管理制度和管理机制

首先,健全固定资产管理制度。科学合理的固定资产管理制度,既要结合国家相关的管理法规制度,又要适合各高校实际情况,即健全包括固定资产的购置、验收、使用、调拨、转让、清查、处置和报废等各个环节的规章制度。要通过建立固定资产账目,对有实物形态的资产登记建档,弄清来源,理顺关系,合理分类,有偿使用。要建立严格的资产购置制度,应借鉴政府采购的先进经验,实行集中采购制度。资产的购置应以学校资产管理机构制定并经学校批准的资产购置计划为依据,对临时急需添置的资产,需由学校资产管理机构单独提出预算申请并报学校批准后执行。对需要购置的设备,要从经济、技术性能及适用性等方面进行可行性论证。年终要对资产购置预算计划的完成情况进行分析和考核,以维护计划的科学性和严肃性。以节约资金、保证质量、提高资金使用效益,来强化资产源头管理和账实管理。这种强调归口管理、集中采购的管理方法,可实现从源头上强化资产的管理。资产管理部门应严把资产的入口,并及时送财务管理部门入账,加强核算,完善基层资产台账,理顺资产管理部门和财务部门之间的关系,真正把资产的价值管理和实物管理结合起来,实行资产管理的全过程监控[1]。

其次,应建立健全固定资产管理机构。高校作为资产管理主体,应尽快建立固定资产管理常设机构,实行归口统一管理,健全从上到下、层层负责的固定资产管理体系。应设立独立的国有资产管理处,负责高校固定资产的管理,制定具体的固定资产管理制度。国有资产管理处应加强日常监督检查工作,定期与财务处、各二级单位资产管理员核对账、卡、物,确保固定资产账账、账卡、账实相符。高校各单二级单位应设立专职的资产管理员,加强固定资产的日常管理工作,定期与国有资产管理处核对各项固定资产,发现问题及时解决。各二级单位的固定资产购买、报废、处置等均应由资产管理员上报国有资产管理处,国有资产管理处按规定权限上报审批。[1]

2.利用先进技术手段实施固定资产管理

应建立固定资产网络化管理体系,变静态管理为动态管理、事后监督为事前监控,逐步使固定资产从需求、购入、使用、报废都处于制度的监督和管理之下。应通过建立固定资产管理网络平台,便于数据传递,使各级资产管理部门能够随时查询资产的使用、变动情况,便于资产管理部门、财务部门和使用部门实施全程动态监管,从而保证固定资产账卡物一致。同时,应积极运用固定资产管理系统和校园网等资源,建立闲置固定资产调剂中心,及时发布闲置资产信息,调剂校内部门间资产余缺,做好固定资产整合工作,专管共用,避免或减少资产重复购置,让闲置资产“动”起来,从而将固定资产购置经费用到更需要的地方。[2]

3.完善和改进固定资产会计核算方法

高校应建立健全固定资产总分类和明细分类账务核算体系,明确规定凡是涉及到有关固定资产的价值变动的经济事项,必须进行账务处理,通过财产清查,杜绝账外资产存在。合理确定固定资产的入账价值标准,严格遵循财政部门颁发的统一固定资产分类标准,一旦确定不能轻易改变,以防止账务核算与资产管理出现混乱。建立高校非经营性固定资产的折旧制度,改变学校固定资产无偿使用的状况,变无偿使用为有偿使用,综合考虑固定资产的使用效率与经济效益,准确核算固定资产成本,从而解决固定资产的账面价值与实际价值相背离的问题。一是引入权责发生制。固定资产作为高校重要的物资资源,必然要求财务对其从形成到使用耗费再到报废的全过程进行合理地确认、计量和报告,因此,很有必要在其会计核算中引入权责发生制。二是对固定资产计提折旧。事业单位同企业一样,其固定资产投入使用后,随着时间的推移,不管使用与否、使用程度如何,都会发生各种损耗,资产价值也会随之减少。为了如实反映这种价值减少的情况,就要对固定资产计提折旧,这样既可以建立符合高校实际的内部资金循环和价值补偿机制,又能达到其资产价值管理和实物形态管理的统一。而且,随着市场经济的发展和国家投资体制的不断完善,以及教育改革的不断深化,高校在客观上也需要计算投入与产出的比例,计提固定资产折旧对高校就具有现实意义。计算折旧可以根据固定资产的种类和性能,考虑有形损耗和无形损耗,从而选择不同的核算方法。三是充分发挥财会部门在固定资产管理中的重要作用。高校财会部门应参与固定资产全过程的管理,做好固定资产的会计核算工作,把好固定资产管理中资金筹集、运用的关口,确保学校固定资产的安全、完整、保值增值,并为学校领导层在财务管理上提供决策支持。[3]

4.加强固定资产审计

固定资产在高校资产总额中所占的比重较大,加强对固定资产管理的审计监督,保护学校资产的安全和完整,维护学校的合法权益,实现固定资产的保值增值是学校内部审计的一项重要工作。学校审计部门、财务部门、国资管理部门、资产使用部门要对固定资产进行定期清查盘点,对于盘盈、盘亏的固定资产要查明原因及时进行账务处理。在审计过程中要着重对固定资产管理中内控制度的健全性和有效性进行符合性测试,检查内控制度的落实情况,以保证固定资产账实相符、账账相符、账卡相符,促使学校固定资产管理水平不断提高。[4]