加强高校学生档案管理，服务学生成长成才

王 蕾

（天津科技大学 学生处，天津 300222）

高校学生档案是指各级各类高等院校对学生在校学习期间,参与各项实践活动过程中所形成、积累、归档保存的各种文件材料，是反映学生德、智、体、美等综合素质及社会关系、经济状况的原始材料。高校学生档案是国家选拔、任用、考核人才的主要依据之一，完善其管理工作具有十分重要的现实意义。

然而，随着高等教育的快速发展，高校扩招、高校由“精英教育”向“大众教育”的转变及高校毕业生就业制度的改革，高校学生档案管理工作面临着新的挑战。高校学生档案管理工作在发展中出现了与传统观念不适应的困境。因此，加强和改进高校学生档案管理工作成为当今高校不容忽视的问题。

一、加强高校学生档案管理工作的现实意义

1.加强高校学生档案管理工作对教学管理与思想政治教育的指导意义。

高校学生档案具有历史性，其在管理工作中所积累的资料和数据较好地反映了学生管理工作的发展。收集和整理学生档案可以很好地体现高校学生管理工作的历史进程，具有宝贵的借鉴及指导意义。另外，高校学生档案的有效利用能够促进大学生成长成才。学生档案的内容非常丰富，新生入学后建立的各种表、卡、册及时、准确地记录了学生德、智、体、美、劳各方面表现，有利于学校全面、准确地掌握真实情况。因此，加强高校学生档案管理工作一方面能够为教学、科研活动提供依据，有利于教师因材施教，改进教学方法，提高教学质量，另一方面有利于学校有针对性地开展主题教育活动，引导学生树立正确的世界观和人生观。

2.加强高校学生档案管理工作对毕业生择就业的促进意义。

加强高校学生档案管理工作对于高校学生的就业聘用与自主择业工作的开展具有积极的促进意义。加强高校学生档案管理工作，有利于用人单位较好地挑选、考察、录用、使用人才,能够有效地缓解当前高校学生就业难问题，在拓宽高校学生步入社会渠道等方面发挥了积极促进作用。

3.加强高校学生档案管理工作对毕业生自身权益的保障意义。

高校学生档案的有效管理与利用有助于保障大学生就业后的合法权益。毕业生就业以后有关落户、办理社会保险、转正定级、职称申报等问题都需要查阅档案，毕业生继续升学、报考公务员也需要使用档案，因此，做好高校学生档案就业后的转递工作，对于保障毕业生自身合法权益具有重要意义。

二、高校学生档案管理工作存在的问题

1．群体档案意识淡薄，档案工作边缘化现象严重。

在高等教育不断发展的今天，档案工作的范围正在从日常收集、保管和利用，延伸到知识管理等方面。而长期以来，部分高校对档案工作缺乏足够重视，档案工作机构设立、人员配备、业务经费和设备购置等难以保证。由于群体档案意识的淡薄，档案工作被边缘化现象普遍，大多数学生的档案法律法规知识匮乏，不了解档案和档案管理工作的重要性，不主动配合档案部门开展工作，导致档案管理工作总体上处于被动从属的地位。

2．档案管理制度不完善，管理体制有待改善。

目前出台的关于高校档案管理工作的权威性文件主要有教育部颁发并于2005年9月1日起施行的 《普通高等学校学生管理规定》及2008年8月20日新颁发的《高校档案管理办法》，但是其中针对学生档案的移交、归档、查阅、转递等环节的内容甚少，造成高校学生档案管理在工作细节处理上，没有统一的标准和依据，在形成校内文件予以规范时无章可循，在与其他单位移交中矛盾重重。另外，高校往往没有将学生档案管理工作提到议事日程，没有必要的检查、监督、指导、考核环节，管理体制明显不完善。

3．管理方式传统落后，效率有待提高。

在全国高校,对于大学生档案的管理,一般的做法是:大学生一入校便开始建立档案,具体操作过程,主要依靠人工进行。查找学生的有关材料时,只能通过人工在繁多的档案中去查找,自然也就很不方便,效率低也就自不待言。

4．管理人员整体素质落后，业务水平有待提高。

目前，高校学生档案管理工作多以兼职人员为主，有些是新参加工作的大学毕业生，有些是属照顾性安排的聘余人员，从业人员档案理论和业务能力匮乏，而又缺少相应的培训，为高校学生档案的管理带来诸多问题。另外，随着近年来高校教育由“精英化”向“大众化”的转变，高校规模的扩大和学生人数的增长为档案工作带来巨大的挑战。在受到人员编制限制的情况下，仅以手工操作为主的管理方式势必影响工作效率。作为兼职人员的档案管理员，其主要业务占用了大部分的时间，没有足够的时间和精力潜心研究和熟练掌握新的管理方式，限制了档案管理水平的提高。

三、改进和加强高校学生档案管理工作的具体措施

1．大力宣传档案知识，强化群体档案意识。

为了保护学生的切身利益，高校应高度重视档案工作，积极整合校内资源，加强档案管理工作。另外，可采取新生入学教育课、档案管理选修课、毕业生就业指导课等多种形式，加大档案知识宣传力度，使学生认识到档案的重要性。

2．建立健全学生档案管理制度，科学规范工作流程。

国家教育部作为国家主管教育的机构，应尽快出台高校学生档案管理的规范性文件。根据《档案法》的精神和学生档案工作的实际情况，会同国家档案局、中央组织部及相关部门，尽快出台诸如《高校学生档案管理工作条例》之类的文件，使学生档案工作有法可依、有章可循。同时，制定《高校学生档案材料收集归档规定》及《高校学生档案整理细则》等配套规定。

学生档案管理部门应不断摸索、总结经验，建立健全符合学生档案管理实际操作的规章制度，规范工作流程，建立学生档案的收集、查询、借阅、转递和档案库房的安全保密制度。对档案材料的移交、归档、查阅、转递建立登记簿，同时，采用定期检查、适时清理、严格校对、修损补缺、去假存真等措施，确保学生档案的完整性、全面性、真实性，使学生档案的管理逐步走上规范化、制度化的道路。

3．完善传统管理模式，加快现代化管理进程。

把建好管好纸质学生档案作为常抓不懈的工作重点，同时逐步辅以数字信息化管理，推进高校学生档案现代化管理进程。纸质档案管理是基于现实条件的必要选择，但应用计算机和网络技术的现代化手段是未来档案管理工作发展的必然趋势。目前，已有高校对学生档案归档、转递、投递信息查询、档案信息管理等工作进行计算机信息化管理，相关部门和人员可通过网络了解档案信息和档案工作情况，极大地提高了管理效率，更好地服务了全校师生。

4．提高管理人员素质，加强管理队伍建设。

由于学生档案管理工作的专业性较强，有其自身的特点和方法，因此，应建立一支专、兼职相结合的、稳定的学生档案管理工作队伍，定期对相关人员进行档案管理专业知识及相关法律的系统培训，加强学生档案管理人员的政治、管理、心理、专业知识等多方面素质培养，不断提高学生档案管理队伍的专业水平。

综上所述，做好高校学生档案管理工作，既有利于促进高校自身建设，又有利于大学生的综合素质的培养和毕业生就业工作的顺利开展。高校学生档案管理工作虽然是一项十分繁杂琐碎的工作，但意义非凡。随着国家高等教育发展、毕业生就业政策的调整，高校学生档案管理工作出现了重视程度低、缺少相应的管理机制和规章制度、管理手段落后、从业人员队伍素质不高等问题。这就要求我们，一方面，提高思想，统一认识，大力宣传学生档案管理的重要性，依据国家规范性文件，建立健全并严格执行规章制度；另一方面，学生档案管理人员本着以学生为本、重视民生档案的理念，发挥主观能动性和积极性，学习专业知识，提高自身素质，采用现代化管理手段，不断总结经验，从细微处着手，加强研究，改进工作，以使高校学生档案管理工作能够切实服务于广大学生的成长成才。

［1］李洪兰.高校学生档案管理中存在的问题及对策［J］.青海民族大学学报（教育科学版），2010，(2)：126-128.

［2］姚莹，于艳茹，刘克斌.大学生档案在学生管理中的作用［J］.兰台世界，2008，(12)：11.

［3］霍雄飞.就业服务视角下的高校学生档案管理研究［J］.档案与建设，2010，(2)：40-41.

［4］王春莉.以人为本重视学生档案——高校档案工作实现“两个转变”、建立“两个体系”的思考［J］.档案，2010，(1)：44-45.

［5］李炽英.新形势下高校学生档案管理工作刍议.湖南学院学报，2009-30（4）：122-124.