从《档案法》谈档案工作中的几个关键

曾怡婷

（广东省惠州市中心人民医院，广东惠州 516001）

从《档案法》谈档案工作中的几个关键

曾怡婷

（广东省惠州市中心人民医院，广东惠州 516001）

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是国家对档案工作的指引和规范。笔者从《档案法》的角度，对档案管理工作中范围的拓展性、组织的统筹性和技术的创新性进行了初步阐述，寻求进一步提高档案管理水平和工作能力的有效途径。

档案管理；拓展性；统筹性；创新性

现行的《中华人民共和国档案法》，共分六章二十六条，包括总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则，从全方位对档案工作进行了指引和规范，是档案工作者从事档案事务的行为准则和规范。认真学习领会《档案法》的精神实质，是提高档案管理水平和工作能力的有效途径。通过对《档案法》的学习，结合实际工作，笔者认为需关注几个重点，在此提出几点拙见。

1 档案管理范围的拓展性

《档案法》第一章总则中提到“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，对档案从活动主体、产生范围、产生形式和基本属性等方面进行了总体定义。档案的基本属性是“对国家和社会有保存价值”，也就是说，档案必须是对国家和社会有保存价值的，反之，对国家和社会有保存价值的资料都必须纳入档案的管理范围，这点在工作中尤需注意。

现代社会发展日新月异，各行各业的业务范围在不断扩大，也面临着越来越多的问题。更好地发挥档案的作用，必须坚持档案“对国家和社会有保存价值”的属性，注重根据实际情况拓展档案的归档范围。就医院来说，除了目前的文书、人事、科研、会计、设备、基建、病案、医疗业务等方面的档案，还必须关注医院不断出现的各种新业务情况。如医院经营方面，所进行的租赁、承包、核算审计及采购招标的方案、程序、协议、合同等，是医院经营的重要组成部分，对医院经济管理工作将产生较长时间的影响；而医院信访工作方面，办信访和接待来电来访的登记、记录材料，重要案件包括申诉材料，负责人或上级机关的批示、函件，交办，催办函件和电话记录，查证材料，案情分析研究或联合办案会议纪录，调查处理报告，结案报告，审理结案材料，领导批结件等，是正确处理各类信访问题的重要依据，也是领导决策和部署工作的重要参考。诸如此类的新业务材料，若纳入医院档案收集管理范围中，可极大地提高档案的价值与利用率，使档案更好地服务于实际工作。

2 档案管理组织的统筹性

《档案法》中提到“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”、“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，从这里我们可以看出，档案工作要注重统一领导。在分级管理的前提下，要做到统筹规划。具体到实际，由于医院工作业务范围广，档案来源途径繁杂，目前许多医院在档案管理方面的做法是“由各职能科室分管本业务范围档案”，即“各级自管”，这种管理模式虽能保证档案收集管理的专业性，但也存在缺乏统一领导、整体性差的弊端。要避免这些弊端，便要着眼全局，建立医院档案管理工作组织领导小组，制定全院性的档案管理制度，如根据医院实际情况建立由上至下的管理体系，由主管院长负总责、各相关职能科室负责人负分责，下设综合档案室负责处理日常管理事务的三层级管理等方法，来实现“层层管、层层抓”的局面，从而达到有效管理、到位管理的目的。

此外，在档案专业技术管理方面，可采取人员的聘任、培训、考核工作纳入医院的人才管理规划工作中等措施，这也是从组织领导上保证档案管理工作有序进行的方法之一。

3 档案管理技术的创新性

《档案法》中提到“采用先进技术，实现档案管理的现代化”，这点在实际工作中也要加以注意。目前大多数医院的档案仍旧主要是靠纸质作为存储介质。纸质档案的缺点有很多，笨重、人工环节多、储存量大、易损耗、不便查找利用等等。随着影像、扫描等各类现代科技手段的运用，办公自动化进程的加快，电子公文交换平台的普及和OA办公自动化系统的使用，电子文件的数量与日俱增，电子档案在医院档案中的作用也将日益增加。此外，使用电子档案的好处也不少：采用电子档案，可以减少档案库存量，避免档案磨损丢失，提高利用效率，并极大程度地减轻档案管理员的工作量，提高了工作效率。虽然目前电子档案正面临软、硬件设施等瓶颈问题，电子档案的安全预防工作也处于摸索阶段，电子档案工作还有许多不成熟的地方，但从档案工作的长远考虑，电子信息化是必然的结果。因此，档案工作者要有前瞻性，充分发挥主观能动性，在实际工作中可利用、创造现代科技手段，逐步完善档案信息技术，为档案管理工作服务。

综上所述，现阶段的档案管理工作要进一步拓展归档范围、注意做好统筹管理、创新管理技术，使档案更好地为社会服务。《档案法》作为档案管理工作的基本法律法规，它所体现的精神远远不止这些，值得我们去认真学习研究，更好地指导实践工作。

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