浅谈图书馆内部组织结构的网络化

☆宋智

（吉林省电化教育馆，吉林长春 130022）

浅谈图书馆内部组织结构的网络化

☆宋智

（吉林省电化教育馆，吉林长春 130022）

根据传统的图书馆学理论，图书馆的主要功能有三个，即资料的搜集、资料的组织和资料的传播利用。为了实现这三种功能，几乎所有的图书馆都设立了相应的部门：采访部门实现资料的搜集功能，编目部门实现资料的组织功能，资料的传播功能一般由参考部、流通部、阅览部、特藏部、技术部等多个服务部门共同实现。尽管这些部门的名称因各馆而异，但其功能基本相同。这种设置是对图书馆的整体职责进行分解、划分，各部门的职责和工作内容相对集中、相对固定。而部门之间的工作却相对封闭，缺乏联系。图书馆、部门、工作人员之间呈纵向隶属关系。采用这种从属关系，可以避免多头管理而导致的指挥不畅，较好地满足传统图书馆各项服务工作和业务工作的要求。

然而，随着现代信息技术日新月异的发展及网络信息资源的不断开发与利用，图书馆的文献资源、服务对象和用户需求，也发生了极大变化。许多新的业务和服务项目正不断地出现和发展，例如：需对信息资源进行整合，需为读者提供更有效、更快捷的参考咨询，开展个性化服务，对读者进行信息技术培训，实现资源共享等等。这些不是单纯依靠图书馆的某一个职能部门或个人的能力所能完成实现的。在此情形下，一种新的组织结构模式在一些图书馆产生，即在保留各职能部门并完成其职责的基础上，根据工作需要和工作人员的特长，建立若干跨职能部门的工作任务委员会（或工作小组），图书馆中的许多工作可以通过他们来完成。委员会（工作小组）与图书馆的职能部门之间形成一种网络化结构，这种结构允许个人跨层次、跨部门接受指示、履行责任和进行交流。

工作任务委员会（工作小组）设置多少和由多少人组成随具体的工作性质、工作任务和业务需要而定，以团体的形式开展工作。工作任务委员会（工作小组）的成员联合构成，他们一方面仍隶属于原部门，要完成其所在部门的岗位职责，另一方面，还要完成工作小组的工作任务。委员会（工作小组）的建立，不仅能够更好地发挥馆员的潜力，还可以使馆员的知识结构得到更新，使馆员的素质得到提高，从而提高总体工作素质和效率。

根据对目前多数图书馆工作开展情况的分析，建议可成立如下的工作任务委员会（工作小组）。

（1）资源整合委员会。现今的图书馆资源一般是纸质文献资源与数字化资源共存，对于异质资源的有效整合，便成为资源管理的重要内容。随着网络技术的发展，读者要求在一个地方便可查到所需要的各种类型的文献资源，这也要求文献信息管理由传统的“多站式”向“一站式”发展。只有整合图书馆的信息资源，为读者提供的服务才会更主动、更方便。

可见网络环境下的文献资源建设不再是传统意义上简单的藏书建设，是一个孤立的职能部门能担负得起的，即使单靠某一个部门来完成，也会出现技术不过关或者出现信息不足、不准确等问题。因此，有必要成立一个资源整合委员会，将图书馆各职能部门有关方面的专业和业务骨干集中起来，专人负责，各司其职，只有这样才能保证资源整合工作的高质量、高效率。

（2）信息咨询委员会。传统图书馆的参考咨询基本上以个体作业的方式进行，工作成效在很大程度上依赖于参加咨询馆员个体自身的知识结构、水准和经验，它要求咨询人员是多知多懂的复合型人才。随着文献资源载体的多元化和读者需求的扩大化，必然需要咨询服务的多元化。咨询人员除了与读者面对面或通过电话以直接交流方式提供咨询，还需为网上读者提供虚拟参考咨询服务。因此，根据服务形式的不同，需要将分散在不同部门的馆员组成一个信息咨询委员会是相当必要的，他们可以在不增加机构设置的情况下完成多种形式的业务和服务工作：①网上实时服务：可以利用网页完成图书馆常规性咨询服务，可供读者随时随地查询；利用公告板等方式，向读者提供新书通报、书目推荐、专题文献述评或是文献检索的教育等服务；利用网上聊天或呼叫中心等软件实现联机实时提问和解答，为网络用户利用数据库等资源提供实时指导。网上实时服务也是不少图书馆近年来开始个性化服务的一种有效方式。②电子邮件服务：读者通过电子邮件提出各种问题，参考馆员可以用同样的方式完成解答。这种服务方式的优点是没有时间限制，随时可以发送，极大地方便了读者。③电话服务：这种服务一般是在图书馆的开放时间内进行，用户通过电话可以马上得到答案，是一种沟通比较充分的服务方式。④面对面服务：一些复杂的咨询仍然需要参考馆员与读者面对面地沟通和交流。这种服务方式深受读者欢迎。

（3）学科专题研究组。在高校，图书馆是为教学和科研服务的学术性机构，其服务对象为具有一定的专业知识的读者，他们对信息的需求主要集中在相关专业及邻近专业上。高校图书馆的服务对象具有多个不同的层次，各个层次的用户有着不同的信息需求。特别是那些搞专题研究的用户一般都是承担着教学和科研任务的高级教研人员，他们对有关专业文献的要求是：全面系统、专深具体、新颖及时、针对性强，都迫切需要利用近期的最新文献，要求最先获得内容新情报价值高的文献，以便掌握与课题有关的国内外研究水平、研究成果和研究动向。因此，有必要从各部门选择安排一些有对口专业、特长的工作人员组成一个专题研究小组，负责他们的情报保障工作。这不仅能为用户提供高质量和高效率的服务，也可扩展工作人员的眼界并提高图书馆在高校教学和科研工作中的地位。这也是目前图书馆所追求的个性化服务的一种形式。

（4）读者培训委员会。读者培训包括读者信息意识培养和信息处理能力的增强两个方面。随着馆藏文献由单一的印刷型文献向电子化、数字化多种文献并存的方向发展，图书馆增添了一些新技术设备，自动化程度大大提高。如果读者不会查阅电子文献和利用新的自动化设备，就会造成图书馆资源的浪费，从而降低图书馆的价值。因此，可组建读者培训委员会来实施读者培训计划。可由各部门有一定的专业知识和有一定语言表达能力的人员组成。每个成员主讲一个专题，轮流对读者进行利用图书馆的培训。它包括：教授目录学、图书分类法等基础知识以及文献检索知识；向读者介绍馆藏的电子文献资源，各种数据库的特点及常用网址；教读者掌握电子文献的检索方法，如数据库、光盘检索方法、网络资源搜索、下载及文献处理办法等等。这既能让读者掌握检索信息资源的技能，提高他们获取信息的效率，又有利于馆员自身业务素质的提高。

（5）文献传递委员会。由于信息技术、网络技术的飞速发展以及图书采购经费的紧缺，使得图书馆从观念到实践均发生了一场变革：自给自足以最大限度地满足用户需求逐渐让位于共建、共知、共享，以最大限度地获取信息而满足用户需求。其最终目标是实现馆际之间文献信息资源的共享，而文献传递是实现馆际互借与资源共享的具体手段。可成立文献传递委员会来加强文献资源共享服务，落实文献传递服务，建立同其它图书馆和情报单位的联系。其服务内容一般包括：利用邮寄、传真、电子邮件或具有传递功能的在线数据库等向用户提供文献信息。使读者在一个图书馆或情报单位就可以使用共享系统内的文献信息。

总之，不同的图书馆可以根据自己的特色建立相应的工作任务委员会（工作小组），如还可以成立经费分配协调委员会、读者信息反馈委员会等等。通过对那些已开始实行这种组织机构管理模式的图书馆的调查，看到这种方式不仅能改进管理和服务水平、融洽读者与图书馆的关系，而且能充分发挥图书馆的积极性和创造性，促进馆员素质的全面提高。它们是图书馆的一种新的、有效的管理模式。

昌曙平]