探析会计电算化发展过程中存在的问题及对策

■钱薇

〔河南工业贸易职业学院，河南郑州450012〕

探析会计电算化发展过程中存在的问题及对策

■钱薇

〔河南工业贸易职业学院，河南郑州450012〕

会计电算化虽以其高效、自动、方便、准确、及时等优点受到广大会计人员的欢迎，但在其实行的过程中也出现了不少新问题。本文就电算化实行现状中存在的问题进行了分析，并有针对性地提出了相应的对策。

会计电算化；内部控制；档案管理；对策

近年来随着网络技术的普及和推广，会计电算化已发展到了一个新的阶段。但仍有不少企业的电算化只是用来代替手工核算，还尚未真正认识到建立完整的会计信息系统对于企业的重要性，致使现有的会计信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，企业在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，根本没能力利用信息技术优势来提高企业运作效率。再加上政策的缺失、行业监管不力和企业内部控制制度的不健全，导致电算化在安全性、保密性等问题上存在一些不容忽视的问题。所以，如何确保会计电算化信息安全和有效使用，充分发挥会计在企事业单位决策和管理的作用，已成为各电算化单位亟待解决的问题。

一、会计电算化发展过程中存在的问题及分析

（一）企业外部问题

1.法制建设有待完善。要推动企业会计信息化的发展，既需要企业自身完善内部环境，还需要国家的法律、法规、政策作保障。

2．缺乏行业管理。总体来看，我国会计电算化行业还缺乏统一的规划和组织协调，尚未形成良好的监管一体化体系。一些地方的行业主管部门对待会计电算化工作，要么关心支持不够，要么过问、约束太多。作为管理、监督机构的相关主管部门，并没有真正本着公开、公平、开放、自由竞争的原则，以认真负责的指导思想和态度来创造有利于会计电算化实施和发展的良好外部环境，在一定程度上造成了我国会计电算化缺乏统一协调、各自为战的局面。

3．软件本身的问题。企业的应用软件主要是外购的，自行研发的比较少。外部软件开发人员在研制过程中，所考虑的问题不是十分全面和切合实际，致使实行过程中难免出现一些问题。而犯罪分子是无孔不入的，所以，即使软件存在的是微小差错，他们也会趁机运用高科技手段进行犯罪活动。

（二）企业内部问题

1．管理层对会计电算化重要性的认识还不到位。很多管理层仅仅满足于为财务部门配齐计算机硬件设备、自行开发或购置一套应用软件便完事大吉，对会计电算化的升级改造、全面推广和后续管理等没有设计一个长期战略来加以计划、部署和落实。

2.会计电算化人员的计算机水平亟待提高。随着电子信息技术的不断发展和创新，会计信息系统硬件、软件本身的科技含量的不断提高，势必会给会计电算化安全控制带来诸多不确定因素。如果计算机专业知识匮乏，即使会计人员的会计业务经验再丰富，也仍然难以胜任会计电算化工作，操作中一旦出错，很可能就会前功尽弃，导致系统数据丢失，系统不能正常运行，甚至造成系统崩溃等。

3.没有真正迈向企业信息化的道路。有些人认为会计电算化就是由手工记账演化为计算机记账，这种认识上的误区导致了对会计电算化工作浅尝辄止，使得当前的会计信息系统既不能通过网络向外发布财务综合信息和明细信息，也不能通过网络向财政、税务、银行等管理部门提供信息，更不能有选择地披露相关的人事、技术等其他信息。

4.内部控制制度薄弱。会计电算化系统数据处理集中化、自动化，数据可以转入、拷贝，因此一个业务的数据错误往往会重复出现几次，从一个环节蔓延至其他环节，导致整个系统数据失真，使得错误的严重程度放大。另外，企业使用会计电算化系统后，在减少了某些风险的同时也增加了许多在手工会计系统中很少出现的风险，如计算机不具有人所特有的对异常事项的判断和处理能力，会使不合法的业务和数据游离于企业内部控制之外；电算化系统的数据处理与存储都呈现高度集中的特点和趋势，储存在计算机的数据容易被篡改，甚至可以不留任何痕迹，未经授权的人员可能通过计算机浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据等等。

5．内部审计没有做到与时俱进。在传统审计中，审计人员是通过调阅大量的纸面信息、专业判断来寻找漏洞，揭露矛盾，查错防弊，获取证据。然而，在应用计算机处理会计信息后，纸面信息变成了磁性介质上的代码。这种审计可视性线索的消失，导致的直接后果就是会计核算电算化程度越高，利用计算机进行犯罪的可能性和隐蔽性就越大。而审计人员对会计电算化、信息化工作本身不是太了解，对计算机系统的运行不熟悉，对远程审计等手段陌生，因此对出现的问题无法做出正确的职业判断。

6.会计档案管理水平偏低。

电算化会计档案使用更加方便、快捷、高效的优势，大大提高了工作效率，但也暴露出不易保管、易泄密、易损坏的弊端。如在收集会计档案过程中，由于时间观念不强，没有定期把计算机系统中的所有会计资料备份到存储介质上，没有脱离原计算机系统进行保存，因此，一旦因意外或人为错误造成数据丢失或系统被破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，电算化系统就不能正常工作。

二、解决会计电算化问题的对策

（一）管理走向规范化、制度化，增强电算化信息的安全性

会计电算化的规范化、制度化管理，是会计电算化安全正常运行的制度保证。规范化、制度化管理主要是通过具体会计准则、会计制度、管理办法来指导会计业务处理，达到规范会计行为的目的。对于原有的会计工作规范、管理办法、会计制度，根据电算化的要求，应做出相应的调整。

（二）加强软件购置及开发的管理

选择好的财务软件，从源头上进行控制。计算机软件包括系统软件和应用软件，而会计电算化工作所运用的系统软件 （包括部分应用软件）多是从外部购置的系统软件，应是经过实践应用并被证明是安全可靠的。购置的会计电算化应用软件必须是经财政部门评审通过的，并应有详细的操作说明。自行研发的系统软件则必须进行全面、深入的调查，科学系统的分析和设计，研发过程一定要规范，研发出的软件必须符合财政部发布的 《会计核算软件基本功能规范》的要求，而且在投入运行前必须经上级有关部门的评审、鉴定，软件的有关文档资料必须齐全。在正式运用前，应经过一段时间的试运转，对相关数据进行验证，防止研制人员因考虑问题不全而出现的偏差。

（三）提高会计、审计的执业水平，提高职业素质

1．增强会计电算化人员的法制观念，强化职业道德教育。人是最主观最能动的因素，是所有利益的载体，是内部控制的根本。归根结底，内部控制政策的制定者是人，内部控制的执行者是人，内部控制的对象也是人。所以，为使各个内控点的措施到位，企业应首先注重影响“人”的企业软环境建设。管理层要身体力行，起表率作用；治理层要积极参与，起监督作用。同时，建立道德行为规范，在企业上下对诚信和道德价值观念进行沟通与落实；建立企业文化，加强员工培训，强化法制观念。

2.提高会计电算化人员的计算机应用水平，逐步走上企业信息化的道路。实现会计电算化后，要求财务部门不仅能全面、及时、准确地提供会计信息，提高会计人员素质，促进会计工作规范化，而且需要在会计电算化的基础上参加企业信息化的构建，即通过对企业人事、财务、采购、设备、生产、销售、运输、库存等需求做全面的分析，整合原有的信息资源，建立全局共享的数据模型。目前，新准则、新制度不断地推陈出新，这就更加需要会计人员加强学习、接受培训、更新知识。所以，企业应尽快培养一支具有高素质的“会计+计算机+管理”型的复合型会计人才队伍。

3.强力推行计算机内部审计。由于会计电算化采用了“人机对话”的特殊形式，因而对内部审计也提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面：对会计资料定期进行审计，检查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》、《企业会计准则》和相关会计制度的规定，审核签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整；审计机内数据与书面资料是否一致，如查看账册内容，做到账证、账账、账表相符，对错报、漏报的应及时调整；检查会计数据保存方式是否合法、安全，杜绝非法、违规修改数据的情况出现；对系统运行的各个环节进行审查，及时发现是否存在漏洞。

（四）建立健全内部控制制度

企业在建立了会计电算化系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。如建立严格的管理规章、岗位职责、岗位手册、操作流程、权限划分和各项控制制度。做到不相容职责分离，系统设计、软件开发等技术人员与实际业务操作人员相互独立；计算机系统的日常维护和管理人员独立于会计、交易等部门，禁止同一人同时掌管操作系统口令和数据库管理系统口令等。建立健全上机操作登记制度，会计档案管理制度，定期检查制度等各项控制制度。尤其要重视档案管理工作：一是及时归档，会计电算化系统购买、使用的全套文档资料及软件程序，都应作为会计档案进行归档。二是安全保管，选择优质的存储介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分别由会计人员和会计档案管理人员异地保管。三是查阅要办手续，查阅会计档案需经领导批准，按照档案管理的有关规定办理查阅手续，档案管理人员、相关会计人员全程参与查阅过程。

企业会计电算化变革任重而道远，政府、行业、企业、社会各组织以及会计人员都应加强合作和互动，共同推进我国会计电算化健康快速的发展，力争早日踏上企业信息化的大道。