浅析电子档案的管理

孙冬冰

辽源市工程建设定额站，吉林辽源 136200

随着我国工程建设管理体制的不断完善，工程造价档案管理工作的重要性日益突出。如何以现代档案管理理念与方法实施工程造价档案管理已经成为工程造价咨询企业、工程建设造价办面临的首要问题。随着现代档案管理技术的快速发展，积极应用电子档案技术进行工程造价档案管理，用于提高档案管理与检索效率，降低档案管理过程中环境因素对档案的影响，提高档案管理质量。

1 工程造价电子档案管理概述

工程造价电子档案管理是通过电子档案管理系统为基础，为工程造价办档案管理现代化提供完整的解决方案。其能够为工程造价办提供完整的电子档案管理和网络查询功能，同时通过其自动化功能还可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等十大模块。能够实现工程造价电子档案管理的自动化、数字化，为提高工程造价办档案管理工作效率与工作质量提供便利条件。

2 电子档案管理的实施

2.1 明确电子档案管理目的与要求，构架科学的档案管理体系

工程造价办为了提高工程造价档案管理工作效率与工作质量，为工程造价咨询企业管理与指导奠定良好的基础，其档案管理工作必须以现代档案管理理念为指导，运用现代数字化档案管理技术，实施档案管理工作，以此促进工程造价办档案管理工作质量的提高。以明确电子档案管理目的与要求为基础，针对工程造价办档案管理工作特点，构建科学的电子档案管理体系。管理体系要求明确电子档案主管领导、明确其管理制度，并通过明确职责、责任到人的方式使电子档案管理个工作从形成到承办、整理、管理等工作有章可循、有据可依。同时也促进电子档案管理工作日常监督、指导、保管、开发利用等工作的开展奠定基础。

2.2 注重电子档案管理的基本原则，促进电子档案管理工作的开展

工程造价办电子档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的基本原则。利用密码权限的方式针对不同权限开放不同的使用限制，以此保障电子档案的安全。工程造价办电子档案管理工作应实行统一管理、统一领导、实施统一管理制度的方式确保其管理该工作的开展。同时，其档案管理工作还要遵循维护电子档案完整与安全的基本原则，加强电子档案备份管理，保障电子档案的安全。针对工程造价办电子档案的特点，其档案管理工作还要遵循全面管理、系统管理、过程管理的基本原则。以全面管理的原则保障电子档案从生成、到管理规则、管理方法、质量要求等始终处于电子档案管理监督体系下，保障电子档案管理过程管理的全面性，保障电子档案管理工作质量。系统管理是强调电子档案管理过程中各个阶段的活动必须以科学统筹兼顾的理念强调电子档案内容与管理工作的无缝连接、保障电子档案管理质量。过程管理也是对系统管理工作的不要补充，其通过对电子档案管理过程控制实现结果的控制，保障电子档案管理质量。

2.3 电子档案管理过程中的注意事项分析

在实施电子档案管理过程中，工程造价办需要特别助于纸质文件与电子文件内容的原始性，其字体、字迹、图像、印章等必须清晰可见，内容真伪易于判别，但是由于电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。因此在进行电子档案管理过程中，需要通过原始文件扫描的方式保障电子文件的原始性与真实性。同时电子文件、电子档案内容的完整性也是电子档案管理工作的重点，由于电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。因此，必须要备份管理时保障电子文件、稳当完整性的关键。现代工程造价办在实施电子档案管理过程中，必须通过科学的管理方式有效保障电子档案的真实性、完整性，同时注重其保密措施的管理，促进电子档案管理工作的科学开展。

3 针对电子档案管理的需求加强档案管理人才培养

现代工程造价办实施电子档案管理工作需要针对电子档案管理对人才的需求强化档案管理人才培养。加强档案管理人员对电子档案管理有关专业知识、技术的培养，加强档案管理人员对电子档案管理工作注意事项的认识，以此促进电子档案管理工作的开展。同时工程造价办还要针对自身档案管理的特性与电子档案管理的特点，构建科学的人才培养体系，通过科学的、动态的人才培养体系，紧跟电子档案管理技术的发展，及时针对电子档案技术发展对人才进行培训与培养，提高档案管理技术水平、提高电子档案管理技术的应用水平，促进电子档案管理工作的科学开展，促进工程造价办档案管理工作的科学实施。

4 结论

综上所述，现代工程造价办电子档案管理工作的科学开展对工程造价办有着重要的意义，其是提高工程造价办电子化办公、提高办公效率、提高档案管理工作质量的关键。工程造价办必须认识到电子档案管理工作开展的重要意义，以针对自身特点的电子档案管理体系建立为基础，注重基本原则的应用以及实施过程的注意事项，以此提高电子档案管理工作开展效果，促进档案管理工作效率的提高、促进档案管理工作质量的提供，为工程造价办更好的对工程造价咨询企业、工程施工企业提供服务奠定良好的基础，促进我国工程建设行业的快速发展。

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