加强工程档案信息化建设，实现信息资源共享

金 艳

云南省送变电工程公司，云南昆明 650216

近年来，随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，企业信息化进程也不断加快。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用现代化的新理念、新技术、新方法管理档案的重要性。就现阶段而言，工程档案信息化的建设由于工程档案分类、形成渠道、管理都较为复杂等原因受到了一定程度的制约，在此，笔者就工程档案管理的信息化建设，依据实践经验，谈谈自己的看法。

1 工程档案管理软件是信息化的基础

2 高素质的档案管理人员是工程档案信息化建设的保证

所谓工程档案管理软件是指符合国家科技档案管理规范，适用于各类企业用于对工程档案信息和实体进行辅助管理的工程类计算机应用软件系统。

目前市场上的档案管理软件很多，但软件的质量却良莠不齐，要找到既符合档案管理要求又符合特定的工程档案性质的软件却不容易，不少软件在功能设置方面存在缺陷，造成应具备的功能短缺。工程档案软件的这些缺点，给档案人员实现工程档案的信息化管理带来了种种不便，甚至会直接影响到工程档案的质量。因此，配置合适的档案管理软件是信息化的基础。

工程档案管理软件应具备以下主要功能：

1）软件数据库管理系统的完整性、灵活性

工程档案信息管理要对所需的信息进行数据采集，建立信息数据库。内容主要包括以工程为单位的案卷目录、文件条目的录入；案卷组卷、案卷立卷、案卷分类管理；文件内容的录入等方面。工程档案分类复杂多样，随着工程施工、管理技术的不断发展，文件内容、形式也日趋多样化，其管理要求不同于一般的档案管理，要求功能细化程度很高，因此数据库管理系统应具有较好的灵活性、扩张性。

2）软件录入系统操作设置简便、易学

由于工程档案分类复杂多样，数据采集分散，来源广泛，无法由软件自动识别归纳，只能依靠手工逐条录入，数据量很大。同一工程可能由多家单位同时组卷、立卷，一些档案制作人员往往需要即时学习软件操作，而且工程档案要求在工程施工过程中就及时整理、制作、立卷，工程档案的管理实际上就是工程管理的一个重要组成部分，在时间、质量上都有着较高的要求。因此，工程档案软件系统应具备快捷方便的录入键面，其操作尽量简便、易学，设置统一，让档案制作、管理人员可以轻松上手，以保证工程档案制作的高效、准确。

3）档案业务管理自动化

应用档案管理软件，可以加强案卷质量的监督，明确管理移交流程，可以随时统计各种数据，打印各种报表，掌握档案借阅信息，开展网上借阅，提高档案利用效率，帮助档案管理人员从容面对繁杂的日常档案管理工作。高质量的工程档案管理软件不仅可以提高档案制作归档的速度和质量，更重要的是可以与办公自动化系统连接，是实现网上资源共享的基础。

工程档案信息化管理工作是企业发展的必然趋势，工程档案管理人员作为工程档案管理工作的主体，对企业工程档案管理质量起着决定性作用，人员素质的高低直接影响工程档案信息化的进度。这就要求我们企业不断适应新的变化，具备一批对计算机技术熟练、业务素质高的档案管理工作者。因此，企业要有计划地开展工程档案管理人员的思想、与业务技能培训，努力培训一批知识全面、有创新精神的复合型人才从事工程档案信息的管理、开发工作。

2.1 加强工程档案业务基础理论和工程专业技能的培训

档案人员首先应具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得工程档案的管理的原则、熟悉工程档案的分类方法。工程档案的专业性质决定了从事工程档案管理的人员必须具备一定的工程技术专业知识。因此，为了保证企业工程档案制作管理水平，企业必须及时开展多种形式的教育培训，不断提高工程档案管理人员的业务水平。

2.2 加强现代化信息技术培训

工程档案管理信息化的建设对档案管理人员信息化技术的水平提出了较高的要求。只有工程档案管理人员掌握了计算机应用技术，掌握了工程档案管理应用软件的各种功能，并且可根据工程档案管理的特点对档案软件功能提出改进意见，整个工程档案管理系统才能真正发挥作用，才能保证企业工程档案信息化建设持续进步。因此，对处于信息化建设阶段的工程档案管理人员来说，企业对他们的现代化信息技术培训就显得尤为重要。

3 工程档案信息化管理的根本目的是为企业提供高质量的档案利用，实现档案资源的共享，为企业生产服务

对各类档案的管理，归根结底是为了提供有效的利用，让档案可以最大化的为社会活动、科学研究、企业生产管理提供有力的支持和借鉴，工程档案的管理更是如此。

3.1 利用档案信息化管理实现档案资源共享

由于各单位在制作档案时使用的档案管理软件各不相同，因此无法将这些信息汇总利用，造成各单位要将相同的信息重复录入，费时费力。若在同一工程的档案制作中采用统一软件，各单位分别录入的信息就可以汇总，这样一来就极大地减轻了各参建单位档案管理的工作量，但这也给档案管理软件提出了较高的要求，既要满足信息传递的需要， 更重要的是软件的统一性、准确性、实用性、灵活性。

3.2 高质量的工程档案信息化管理为企业生产提供更为方便、快捷的信息利用

现阶段各企业的工程档案管理还停留在档案条目信息的管理上，档案管理软件大多也只是用于辅助档案人员日常管理工作，而对于工程档案利用的要求却几乎未能涉及，要实现真正意义上的工程档案信息化管理，就必须根据企业对工程档案的个性需求，在档案管理软件和档案管理技术人员达到要求的基础上建立工程档案全息数据库，实现关键文件内容网上查询借阅，节约档案管理成本，提高档案利用效率。在此，我们并不认为必须将工程档案的所有内容全部录入到文件级，而是强调依据企业自身的特点和需求建立数据库，让工程档案高效、快捷地服务于企业的生产和管理。

[1]档案基础数据库建设及其对提高数字化档案利用效果的在用.中国档案，2006(11).