试论年鉴工作的管理

卢万发

（美姑县地方志办公室四川美姑616450）

试论年鉴工作的管理

卢万发

（美姑县地方志办公室四川美姑616450）

年鉴工作管理的最终目的是为了提高年鉴的编辑出版质量和社会经济效益。所以，质量管理和效益管理应该说是年鉴工作管理的中心环节，在各项管理活动中处于核心地位。

一、质量管理

历史的经验教训告诉我们，提高年鉴编辑出版质量必须严把六个关口：

第一，把好政治关。年鉴不是个人著作，不能随心所欲地发表个人见解，她是集体智慧的结晶，是统治阶级意志的综合反映，年鉴的政治观点不仅体现在书中的政治部类里面，而且贯穿于整部年鉴的每一篇、每一章、每一节、每一个条目里。一句话，从头到尾，年鉴工作都离不开马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想和科学发展观的指导，这是年鉴的灵魂所在，任何时候都不能动摇。

第二，把好结构、体例关。要素的优化并不等于整体的优化，如果不处理好内涵与外延、历史与现状、宏观与微观、点与面、横与纵之间的关系，各部分的质量再好也没用。因为，一部层次紊乱、条理不清、主旨不明、交叉重复、杂乱无章的年鉴，绝不可能是合格的年鉴，更谈不上什么精品了。体例在年鉴编纂中具有纲领性作用，而篇目的设计是年鉴体例的具体体现和运用，是年鉴的骨骼和框架。所以，编纂年鉴首先要严把体例关，科学合理地设计年鉴篇目。

设计篇目的基本原则是：从现代科学分类的实际出发，以符合科学性和时代特点为原则，各章节内容应前后照应，简繁适当，力求避免重叠；要注意体现地方特点和民族特色；要准确把握事物的本质属性和逻辑性。

第三，把好资料关。如果把一部年鉴比作一幢高楼大厦，那么，编辑年鉴所需的各方面材料就如同那些钢筋、水泥、砖块、沙石和涂料。建筑材料不够，施工就无法进行；材料的质量不好，修建起来的楼房就会后患无穷。所以，缺乏必要的资料，年鉴工作就无法开展起来；如果所拥有的资料是虚假错误的东西，那么，靠这种东西编纂出来的所谓的年鉴，必然是毫无价值，就会遭到世人的唾骂。所以，质量管理的一项重要任务就是确保资料的全面、真实、可靠。当然，并不是说真实的资料就一定要采用，还得看它使用价值的高低，看它是否符合党的方针政策。因为，年鉴工作者不得不考虑政治的因素，不得不顾及社会效益和经济效益。

第四，把好特色关。年鉴是时代的产物，而每一个时代都有自己鲜明的特点。年鉴应具有新时代特点，如实地反映本地区现阶段的状况，既要突出反映改革开放所取得的巨大成就，又不避讳实践中出现过的这样那样的错误和曲折；还要充分体现“八荣八耻”的时代风气。时代特点和地方特色往往是分不开的，每一个时期的地方特色都会留下时代的烙印。所以，在充分反映时代特点的同时，还要着力记述地方特色。人们常说，十里不同天，百里不同俗。中国之大，地方特色是十分鲜明的，年鉴不能千篇一律、千鉴一面，一定要突出个性，全面、深刻地反映地方特色。需要指出的是，对于地方特色的理解，不能仅仅局限于个别或少数“独有”、“特有”的事物，而应当从整个自然与社会、历史与现状中去挖掘“人无我有、人有我精、人小我大、人弱我强”的东西，从整体上突出地方特色。

第五，把好语言文字的记述关。胡乔木同志在全国地方志第一次工作会议上指出：“地方志应做到详细，同时应做到简略。所谓详细，指它所应讲到的方面都讲了；所谓简略，就是每个方面的记述要像打电报、编辞书那样的精炼，要惜墨如金。作为一部实用性的文献，不能分量太大，分量太大会引起种种不便。这是一种希望，一种不容易达到而又必须达到的奋斗目标。”胡乔木同志的这番讲话的确很有道理，编辑年鉴也应当如此。要做到“像打电报、编辞书那样精炼，惜墨如金”，就应该注意锻字炼句，做到语言简明，避免说套话、空话、废话。

第六，把好校对关。校对是书刊出版工作中的一道重要工序，也是影响年鉴质量的一项重要因素。校对工作首先要保证不出现政治性和原则性的错字、漏字、多字，保证版面美观、规范，防止格式和字体的错误。其次，要保证整部年鉴的文字差错率低于0．25／10000，达到优质的水平。校对的基本方法有对校(又称点校)、折校和读校，但无论哪一种方法，都必须做到以下几点：一是校正校样上的错字、倒字、横字、多字、缺字，以及接排、另行、字体、字号等差错；二是改正符号和公式的错误；三是检查版式是否符合要求，包括标题、图表说明有无偏斜，字体、字号是否统一，页码是否连贯等；四是检查注解和参考文献的次序和正文所标号码是否吻合；五是注意插图、表格、公式等的位置是否恰当、美观；六是检查行距是否匀称，字距是否符合规定。

二、效益管理

古今中外，人们从事任何工作都要讲求效果和利益，年鉴工作自然也不例外。特别是在社会主义市场经济条件下，每一个年鉴工作者都应该牢固树立效益意识，积极探索年鉴经济学规律，努力把年鉴资源转变为年鉴资本。尽管编纂出版年鉴的目的不是为了赚钱分红，但并不等于年鉴工作可以不讲效益，少花钱、多办事、办好事的管理原则同样适用于年鉴工作。

效益管理，首先要强化时间观念。马克思指出：“一切节约归根到底是时间的节约。”(见《马克思恩格斯全集》第46卷第120页)美国著名管理学家杜拉克也说过：“有效的管理者最显著的特点，就在于他们能够珍惜时间。”(见《有效的管理者》第30页)我们的祖先早在几千年前就明白“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”的道理。人人都知道欲成佳鉴不可速成的道理，但旷日持久、拖拖拉拉的作风只会使年鉴工作变成一项遥遥无期的马拉松，只会拖散人心、拖垮斗志，造成人力、物力和财力的巨大浪费，人为地增加成本。所以，效益管理必须把时间观念放在第一位，要让每一个年鉴工作者都明白“时间就是金钱、时间就是胜利、时间就是生命”的道理才行。

其次，千方百计提高工作效率。如何提高单位时间内完成的工作量，是每一个管理者必须面对的问题。年鉴属于精神产品，年鉴工作无疑是一项艰苦的脑力劳动，而脑力劳动与体力劳动是有本质区别的，我们绝不能用延长劳动时间、提高劳动强度等对待体力劳动的传统方式来管理年鉴工作。那么，怎样才能提高年鉴编纂效益呢?笔者认为可以从以下几个方面做起：

第一，挑选精兵强将，组建一支高素质的年鉴队伍。实践证明，提高年鉴编纂效率的根本途径在于提高年鉴队伍的整体素质。年鉴是集体智慧的结晶，如果队伍的整体素质偏低，个人水平再高也无济于事。所以，在今后的年鉴工作中，应当高度重视人才工作，采取各种办法，吸引人才、留住人才、培养人才，努力组建一支高素质的稳定的年鉴队伍。这是提高年鉴质量和工作效率的根本要求，也是保证年鉴事业持续、健康发展的必然要求。无论是专职人员，还是兼职人员，凡是参与年鉴工作的人都必须具备下列条件：一是必须具有全日制大学本科以上学历；二是能够熟练运用计算机、传真机、复印机等现代化办公设备；三是能够拿出有分量的文章来证明自己的写作水平和文字功底；四是具有一定的组织协调能力；五是敢于坚持真理、坚持原则、拥护中国共产党的领导。这些条件缺一不可。如果本地区招不够这样的人才，就应当面向全省、全国公开招聘，绝不能让那些既无德，又无才的人混进年鉴队伍里，影响年鉴的编纂质量和工作效率。

第二，改善工作条件，运用现代化手段提高工作效率。过去，由于没有财力安装空调，每到寒冷的冬季或炎热的夏季，年鉴人员就不得不放下手中的笔，想尽一切办法取暖或降温，在一定程序上影响了年鉴的编纂效率。而今，随着国家经济实力的不断增强，全国绝大多数年鉴机构都有能力安装空调，年鉴工作者一年四季都可以舒舒服服地坐在办公室里工作，工作效率自然会比过去高得多。十多年前，电脑、传真机、复印机、扫描仪等现代化办公设备对于许多单位来说，还是一种可望而不可即的梦想，特别是像地方志办公室这样的清水衙门，就连安装一部无绳电话都是一种奢望，更谈不上购置电脑了。所以，广大年鉴工作者只能用传统的方法一笔一画抄资料、撰稿、修改、总纂，一针一线订文稿、档案。更为严重的是，一年半截了解不到一个信息，上下级之间的思想交流十分困难。在这样的条件下从事年鉴工作，要想提高工作效率是相当困难的。如今，我国已完全进入信息化时代，在年鉴编纂、管理和运用过程中，引入现代信息技术，让广大年鉴工作者通过互联网方便、快捷、及时、准确地了解自己想知道的东西，从而避免年鉴资源的闲置、浪费和重复建设，从根本上降低工作成本、提高工作效率已成为一种现实。各级地方志办公室只要稍加努力，就可以实现人手一台电脑、一人一部电话，一人一间办公室，打字、复印、传真、收文、发文都可以做到足不出户。在这样的环境下从事年鉴工作，效率必然会得到大大提高。

第三，实行承包制，充分调动广大年鉴工作者的积极性。出工不出力，一天就能完成的事情，总是拖到五六天后才了结；一个人就能胜任的工作，非得交给三四个人干。这就是年鉴工作普遍存在的一个突出问题。为什么会这样呢?因为，现时情况是干多干少一个样，工作成绩与个人所得并无直接关系。实践证明，没有同个人利益挂钩的工作，其质量和效率是无法得到保证的，光靠思想教育和精神鼓励是解决不了问题的。所以，在今后的年鉴工作中，采取层层承包的方式是很有必要的，也是完全可行的。所谓层层承包，是指县级以上人民政府通过认真评估分析之后，按照互利互惠的原则或适当优惠年鉴工作者的办法，将编辑出版年鉴所需的经费(包括资料收集整理费、文稿打印费、审稿费、编辑校对费、差旅费、出版印刷费、稿费等等)一次性或分两次划拨给同级年鉴工作机构，并与同级年鉴工作机构签订《编辑出版年鉴承包合同书》。年鉴机构与同级人民政府签订编辑出版年鉴承包合同之后，又根据自己掌握的经费和完成年鉴工作目标任务的需要，与各部门主编签订《部门年鉴承包合同书》，将经费和任务落实到部门年鉴主编身上。同理，年鉴主编也根据手中的经费和完成本部门年鉴任务的实际需要，与本单位的具体负责人员签订最后一层承包合同。这种层层签订承包合同的做法，实属公私两利、各得其所，而且有了这样一层具有法律效力的合同关系之后，就能够充分调动广大年鉴工作者的积极性，年鉴的编纂质量和工作效率自然也会得到提高。