优化物流成本的关键-采购成本控制

陈 涛

(广东交通职业技术学院 物流与运输学院,广东 广州 510650)

一、采购成本分析

在现代企业的经营管理中,采购已显得越来越重要。一般情况下,企业产品的成本中外购部分占了比较大的比例(60%-70%)。在全球企业的产品成本构成中,采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重大约在30%-90%之间,平均水平在60%以上。从世界范围来说,对于一个典型的企业,一般采购成本(包括原材料、零部件)要占60%,工资和福利要占20%,管理费用占15%,利润占5%。而中国的企业,各种物质的采购成本要占企业销售成本的70% 。可以清楚地看出,采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分,采购成本控制是企业成本控制中最有价值的部分。因此,外购件与原材料的采购成功与否在一定程度上影响着企业的竞争力,采购与采购管理往往是竞争优势的来源之一。从企业的角度看,加强采购成本管理,消除物流冰山,已成为其“第三方利润源泉”。

Shawn Tully在《则富》上撰文指出,企业的经常性开支一般不超过平均制造成本的3%,劳动力成本也不会超过6%。这就是说,即使企业尽最大的努力削减费用,对总成本的改善也是微不足道的。然而,企业平均收益的55%是花在采购上的,若能削减这部分费用,对企业来讲是极为有利的。因此,作为企业市场活动的开始,减少在采购活动中的无谓成本,专注于可以产生价值增值的活动,深度发掘采购活动中的“潜价值”,从而提高整个供应链的效率和效益,实现供应链的集成化管理,这对企业及整个供应链在市场竞争中的成功有着极其重要的意义。

二、采购成本控制对策

1.从制订采购认证计划中进行成本分析与控制

采购计划是整个采购物流管理的第一步,是采购行为的依据。采购计划包括两部分的内容,即采购认证计划和采购订单计划的制定,具体过程见图1：

图1 采购计划过程

企业在制订采购认证计划中控制成本要注意三个方面的主要问题：一是在准确需求分析的基础上,对比认证量和认证容量。对于剩余认证需求,应及时提交采购认证人员分析并提出对策,及时到采购环境之外的社会供应群体中去寻找容量,以确保生产的顺利进行;二是综合平衡,即从整体出发,全面考虑市场、生产、认证容量物料生命周期等要素,判断认证需求的可行性,通过调整认证计划尽量满足认证需求;三是要明确制定认证计划中的两个基本要素,认证物料数量和认证时间,以确保其及时性。

2.从制订采购订单计划中控制成本

采购流程包含了为生产需要而选择供应商并购买物料所涉及活动的业务过程。一个优秀的采购流程需要有相应的组织结构来支撑,这种组织结构应是扁平化的,并支持先进的采购模式。

从制订订单计划中控制成本要努力做到以下几个方面：一是制定准确的订单计划是控制采购成本的前提,必须熟知市场部门的需求计划或销售计划和生产部门的生产计划,清楚地掌握企业在一个供应时间内的实际需求,准确地预测原材料市场的供求变化趋势,以达到在满足企业对原材料需求的前提下,最大限度地减少采购资金占用;二是对资源市场进行全面分析,综合考虑市场订单容量等要素,分析材料订单需求的可行性,必要时调整订单计划,对于订单需求要提交认证计划制定者处理,并确认能否按照要求规定的时间和数量交货;三是掌握制定订单计划中的下单数量和时间等两个方而的要素。

3.材料成本的控制

材料成本也就是材料的价格成本,控制采购价格、降低采购成本,努力做到以下几个方面：一是合理选择供应商,企业必须以降低采购成本为立足点,在分析市场竞争环境和自身规模等客观条件的基础上,明确选择供应商的目标,设立严格的绩效评价体系,对供应商进行客观的评价,优胜劣汰;二是实施全方位、开放型的采购订货方式,开辟降低供货成本的新途径,物流采购渠道的选择应遵循系统、量力而行、民主和讲究效益四项原则,选择理想的采购渠道;三是合理运输,运输是采购物流的重要环节,企业必须实现采购过程的专业化分工,选择合理的运输线路和运输工具,节约运费,从而降低采购成本。同时,在同质同价的情况下,要选择离本企业运距短的供方,以降低运输和储存费用。

4.采购管理成本的控制

组织采购过程中发生的费用称作采购管理成本。采购管理成本是由人力成本、办公费用、差旅费用和信息传递费用构成的,采购管理成本的控制要注重“以人为本”的管理理念,选好采购人员。

5.存储成本的控制

存储成本是物资在库存过程中发生的费用,原材料物资的仓储和发放是供应工作的最后关口,科学地进行仓储管理是降低供应成本的重要一环。存储成本的控制应努力做到以下几个方面：一是要加强采购物资的入库检验,防止不合格材料或不符合合同约定的材料入库,防止数量短缺,防止无计划采购和超计划采购;二是合理化存储,储存合理化的含义是用最经济的办法实现储存的功能;三是良好的仓库管理,合理存放、妥善保管并建立健个的档案。

6.采用集成供应链中的增值采购

在采购中实现增值有两种途径,一是通过有关成本的降低达到增值的效果,一是采购中新价值的产生。对于如何实现采购过程中的增值,遵循“在需要的时间,将需要的产品送到需要的地方”原则的JIT采购是一种成功的探索,它能极大地降低企业的采购成本。而从集成供应链管理的角度看,JIT采购仍有可以进一步优化的地方,我们需要超越JIT的节约成本的思想来看待采购,作为JIT思想延伸的JITII理念就是其中的一种。它是一种授权供应商承担一些通常由企业自己承担的责任的思想,这些责任包括采购计划制定、供应质量保证、交货保证等与供应产品相关的各种问题。虽然成功的JIT过程已经实现了零库存,企业和供应商的合作关系已相当密切,但JITII又增加了诸如取消来自企业—供应商关系中的采购员和销售代表的特点,它实际上是准时化生产JIT,竞争合作思想及并行工程的自然延伸。根据这种思想,供应商被授权处理企业内部的事务,供应商被作为企业的员工纳入企业,始终参与企业采购部门的工作,供应商可直接利用客户的订单进行设计与生产,从而加强了供应商与企业间的战略合作关系。

7.建立有效的物流综合成本控制框架

物流综合成本控制的实现框架一般由物流成本横向控制、纵向控制和计算机网络管理系统控制三部分组成。横向控制主要是对物流成本进行预测、计划、计算、分析、信息反馈和控制、决策,在进行可行性分析后选择最佳方案;物流成本纵向控制是物流过程的优化管理,要使物流过程创造最大的市场价值,就必须保证物流各环的最佳配置;计算机网络系统是连接许多供货商、生产商、批发商、零售商和客户的大系统。物流成本控制引入计算机网络系统,实现供应链一体化,可以大大提高控制的效率。物流成本综合控制的三个组成部分是一个有机的整体,它以计算机网络系统控制为核心,通过借助适当的控制方法和管理手段,将横向控制与纵向控制交织进行,以实现物流成本综合控制的最大效应。

8.增强物流采购总成本的意识,加强采购成本核算,建立综合性物流成本核算体系

运用ABC成本法对企业物流成本进行分析,加强对物流采购成本的核算和控制。物流采购成本核算的基础是物流采购成本的计算,物流采购成本计算的难点在于缺乏充分反映物流采购成本的数据,物流采购成本数据很难从财务会计的数据中剥离出来。因此,要准确计算物流采购成本,首先要做好基础数据的整理工作。现在,解决这个问题的途径是采用近年来日益受到重视的物流作业成本法(物流ABC一Activity-Based Costing)。可以将间接成本依照在某一产品上所支持花费的时间很正确地作一配置,有别于传统会计作业将间接成本平均分摊的做法。它可以让管理层清楚地了解间接成本分配状况,并易于分析成本分配是否合理。可是,分析的过度细致也可能导致多头马车,越想全面控制越抓不到重点。因此,适当地进行一些分析,找出关键成本所在是绝对必要的。

三、结论

采购是企业供应链的源头,是企业经营的核心环节,是企业获取利润的主要渠道。采购对企业的产品开发、质量保证、整体供应链以及经营管理都起着极为重要的作用。因此,要从传统采购的误区中走出来,正确认识采购的地位,进而改善和大力提升企业物流采购供应链管理水平,以降低采购物流成本,从而达到控制企业成本的最终目的。

[1]Michiel R.Leenders&Harold E.Fearon(美),张杰/张群译.采购及供应链[M].北京：机械工业出版社,2001.

[2]邓晨.采购物流管理与成本控制[J].采购与供应管理,2007.

[3]张新颖.采购实务[M].北京：中国则政经济出版社,2003.56-58.