学科特色数据库项目工作分解结构构建研究

蔡晓来（中国卫星海上测控部 江苏 江阴 214431）

夏绍模（后勤工程学院图书馆 重庆 400016）

1 学科特色数据库建设概述

1.1 学科特色数据库概念

特色数据库是指依托馆藏信息资源，针对用户的信息需求，对某一地域、某一行业、某一学科或某一专题有利用价值的信息进行收集、分析、评价、处理、存储，并按照一定的标准和规范将特色资源数字化，以满足用户个性化需求的信息资源库，通常可以分为馆藏特色数据库、学科特色数据库、地域特色数据库和特定专题数据库几种。学科特色数据库则是指以某特定学科专业为对象而建立的、以本学科相关信息为基本内容的数据库。

1.2 建设学科特色数据库的必要性

目前，国内数据库建设质量水平较高的万方数据知识服务平台、中国知网（CNKI）、维普资讯等数据库基本包括了基础科学、农业科学、人文科学、医药卫生及工业技术等5个大类的全文文献信息资源，用户群体众多，使用方便，但是在专业文献方面仍然存在收录数量有限、收录年限短等缺陷。虽然这些综合数据库的开发规模大、覆盖范围广，在满足社会信息需求方面处于主导地位，但仍不能完全满足特定学科专业、特定领域的个性化信息服务需求。因此，高校有必要建设针对本院校学科专业的专题数据库，此项工作可依托图书馆进行。

对于高校而言，通过特色馆藏数据库的建设开发重点学科、重点科研项目专题数字化资源，可以把馆藏管理转变为知识管理。这是进一步开发利用馆藏信息资源、提高高等教育信息化水平的一项重要工作，将对发挥高校的专业特色信息优势，实现信息资源的共建共享，信息服务的网络化、社会化以及加强高校重点学科建设、重点科研课题开发起到非常重要的作用。

1.3 学科特色数据库项目的范围管理

学科特色数据库项目涉及众多理论与应用问题。一些专家、学者对数据库的选题[1-2]、文献信息资源类型选择[3]、建库的标准规范[4-5]、文献信息资源的利用与版权问题[6-7]、数据库的维护与更新[8]、数据库建设的人员队伍构成[9]和软件开发平台的选择[10]等问题进行了深入研究，分析了学科特色数据库建设过程中面临的问题和困难，并提出了有针对性的应对和解决方案，同时为学科特色数据库的建设提供了思路，指明了建设重点和相关要点。

项目范围管理对于学科特色数据库项目的成功开发是十分关键的。确定不了范围，项目就无法启动，就无法按项目进行管理；范围定义不明确，意外的变更就会不可避免地出现，项目的进程和节奏就会被打断和打乱。而进行有效项目范围管理的关键就是构建合适的工作分解结构。所谓工作分解结构，就是以可交付成果为对象，项目团队为实现项目目标而进行工作分解之后得到的一种层次结构[11]。工作分解结构在项目范围界定中具有重要作用，同时应是制定进度、费用等管理计划的基础。工作分解结构处于项目启动和计划过程的核心地位，由工作分解结构可以得到完成项目的任务清单，从而界定项目的工作范围，识别最终可交付的项目产品。工作分解结构可以进一步对每项元素分解出的活动估计所需时间、成本、技术、人力及其他资源，便于制订项目管理计划，有利于对项目进行有效的跟踪、控制和反馈，同时工作分解结构提供了判断项目风险的逻辑结构。此外，工作分解结构还可以充当一个共同的项目信息交换平台，是信息沟通的共同基础。

迄今很少有关于学科特色数据库项目工作分解结构构建的研究成果。笔者结合所开发的军事物流文献信息资源系统进行研究，旨在提供一个值得参考的通用模板。

2 工作分解结构构建的基础理论

2.1 构建原理

美国项目管理专家Haugan G T博士将单个项目的工作分解结构划分为5种类型的元素，即产品分解元素、服务分解元素、结果分解元素、横向关联元素、项目管理元素[12]。这种分解与《项目管理知识体系指南》[11]中的划分基本一致，实际上就是把项目分为产品型、服务型、结果型3类，不同类型的项目由不同的元素组合而成。其中，产品分解元素是产品的自然结构，它是由相互联系、相互影响、相互依赖的模块组成的产品结构形式；服务分解元素是一种对相似和相关的工作、职能或技术进行逻辑分解的元素，表示提供的、执行的或安排的某种服务，如培训和技术指导；结果分解元素是一系列计划过、经过定义的标准过程或步骤；横向关联元素是提交项目可交付物所需的综合性、集成性、分析性或过程性元素；项目管理元素是对项目管理责任及管理活动等的分解。

2.2 构建准则

不同类型项目所处的环境、自身特点以及应用领域的专业知识与规章制度等差异较大，因此构建项目的工作分解结构应持一种开放的态度，而且在进行工作分解时应把握几点原则：（1）面向输出原则。工作分解结构是面向输出、面向可交付成果的，而不是面向输入的，应由项目最终的交付成果（可是某种产品、服务或某一结果）导出（体现出来）。（2）百分之百原则。即一个工作分解结构每一级元素的总和都百分之百代表上一级元素的工作。（3）精益原则，即杜绝负价值活动[13]。所谓负价值活动，是指消耗了资源而又不能创造价值的一切人类活动。在项目工作分解结构中可引申为项目提供的产品功能适当，项目的工作内容正好符合实现这些功能的需要，既不短缺也不镀金。（4）系统化原则。系统化原则就是项目产品的功能和工作要形成系统性的结构，这些功能和工作的有机联系可实现项目的系统性目标。（5）无缝化原则。无缝化原则就是指项目范围规划中，不同部门之间、各项工作任务之间、前一阶段的工作和后一阶段的工作之间应是连贯和一体的。

2.3 构建步骤

步骤如下：（1）识别项目目标，并通过识别项目输出来确定项目的类型。（2）在进行工作分解之前，应确定工作分解结构的组成形式和编码系统。如果项目是产品型项目，那么工作分解结构应是产品分解元素+横向关联元素+项目管理元素，对于此类项目，使用一些指导方针或者采用类比方法都能较好地实施工作分解；如果项目是服务型项目，那么工作分解结构应是服务分解元素+项目管理元素，对于此类项目，一般采用自下而上的方法实施分解；如果项目是结果型项目，那么工作分解结构应是结果分解元素+项目管理元素，对于此类项目，可按照项目实施过程进行分解。（3）审查每一级工作元素，以保证确认了全部的工作。（4）继续将元素分解到工作包级。由于工作分解结构分解过程中很难把握分解工作的“度”，既不能将工作分解得过分细致，也不能将工作分解得过分粗糙，以致于难以控制，因此在实际分解过程中，应遵循分解到的工作包必须与管理、责任、资源、成本四者对应这一原则。（5）与项目利害关系者一起审查工作分解结构，并进行必要的调整，以确保覆盖了项目的所有工作。

此外，在制订工作分解结构时，可以确定具体工作之间的逻辑关系和组织关系，也可对其开始时间和持续时间做预先估计，当然实际操作视具体项目而定。

3 学科特色数据库项目工作分解结构的构建

3.1 项目目标分析

学科特色数据库收录的文献信息资源要以覆盖面广、关联性强、可用度高为标准，并能够及时得到更新，同时在建库过程中应妥善处理与文献版权相关的问题。同时，采用的软件平台应基本具备数字资源的创建与获取、存储与管理、发布与传播以及用户管理等功能。搭建的硬件平台应有利于实现网络数据的安全防护，并留有一定的空间，以备增加文献资源和数据库升级。另外，建成后的学科特色数据库一般应具备如下功能：①支持文献检索功能，包括快速检索、高级检索和跨库检索等功能；②支持论文提交功能，终端用户可以通过论文提交功能模块将学科领域前沿的研究文献提交到数据库中；③支持资源导航功能，可以采用《中国图书馆分类法》、学科知识体系分类法、网络分类法或者自建知识导航体系进行知识导航定位；④支持个性化服务，主要是指能够进行服务定制；⑤具备系统管理功能，包括用户管理和数据维护与更新。

3.2 项目组成元素

通过项目目标分析，可以确定学科特色数据库项目属于产品型项目，其组成元素包括产品分解元素、横向关联元素和项目管理元素。

3.2.1 产品分解元素

产品分解元素主要由四部分组成：①学科特色数据库的支撑平台，包括软件平台和硬件平台；②学科特色数据库的文献信息资源体系，主要是指学科或主题边界、收录的文献信息资源类型、文献信息资源来源渠道、文献信息资源遴选原则、数据维护与更新标准、文献著录规范、资源共享与调度的接口标准和资源利用与版权保护等；③学科特色数据库的功能模块，主要包括终端用户对资源的检索、浏览、上传等功能，系统管理人员对数据进行采集、加工、存储、维护及系统管理等功能；④文档，包括项目开发文档和用户使用文档。

3.2.2 横向关联元素

横向关联元素主要包括用户需求分析、软硬件需求分析、阶段性交付成果评审、系统集成与试运行以及系统测试验收等项。

3.2.3 项目管理元素

项目管理元素主要包括：项目可行性研究、制订项目章程、制订项目初步范围说明书、项目立项审批、制订项目管理计划并指导项目执行、监控项目工作、进行变更控制和项目总结等项。其中，项目管理计划通常包括范围管理计划、进度管理计划、费用管理计划、质量管理计划、人员配备管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、接收测试计划等多个计划。在具体编制计划时，项目团队应根据具体情况确定哪些计划是必须的，哪些是可以忽略的。

3.3 学科特色数据库项目工作分解结构

通过前面的分析可知，学科特色数据库项目的输出是一个有形的软件系统，属于产品型项目，那么可以采用多种方式进行分解。按照项目生命周期，单个学科特色数据库项目可分为项目启动、项目计划、项目实施、项目收尾4个阶段。其中，产品分解元素、横向关联元素和项目管理元素被划分在各个阶段之中。这个工作分解结构采用了大纲式结构和十进制编码系统，具体内容见表1。

表1 单个学科特色数据库项目工作分解结构

4 结 语

作者将上述学科特色数据库项目工作分解结构应用于某学院图书馆的学科特色数据库建设项目中，较好地辅助了项目实施。通过与之前没有制订工作分解结构的类似项目的实施比较，有如下几点体会：①制订工作分解结构有利于识别项目的范围和边界，不会遗漏其中某项工作；②制订工作分解结构有利于进行成本预算、资源规划、责任分工和进度安排；③合理的工作分解结构有利于系统地组织各项工作，不再是随意、主观的安排。同时，经实践检验，笔者发现这一工作分解结构具有一定的可复用性，任何学科特色数据库项目都可以不同程度地引用和参考。

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