基于EPC模式承包商的索赔管理

2010-07-17耿德全

山西建筑 2010年12期

耿德全

索赔(Claim)是“签订协议的一方,向另一方提出赔偿损失的一种要求”。在EPC项目管理中,索赔通常是指在项目实施过程中,一方根据法律规定、合同约定及惯例,对不应由自己承担责任的情况造成的损失,凭有关证据,按规定的程序,向对方提出请求给予补偿的要求。索赔是合同双方的权利,合同的任何一方均有权利向对方提出索赔。一般将承包商向业主提出的补偿要求称为索赔,而将业主向承包商进行的索赔称为反索赔。索赔是客观存在的,并贯穿于建设项目的全过程,发生索赔的根本原因在于合同基础条件的变化和外界的干扰,这是影响项目实施的众多因素的动态反映。索赔在性质上属于损失补偿,而不是惩罚,是正确履行合同的正当权利要求。承包商提出索赔的目的是得到经济补偿或工期的延长,索赔成功往往能挽回损失,减少亏损或增加盈利。所以,加强索赔管理,是承包商项目管理的一项重要工作。

1 目前承包商索赔管理的现状

1.1 索赔意识不强,不愿或不敢提出索赔

由于我国法律体制还不健全,存在有法不依、执法不严现象,承包商不习惯用法律手段和合同措施解决合同执行中的问题,普遍缺乏索赔意识。加之,建筑市场竞争激烈,为了和业主搞好与保持良好关系,承包商也往往不愿或不敢向业主提出索赔要求。

1.2 索赔管理水平低,不能满足索赔实际需要

承包商很少从事索赔管理理论研究,很少对索赔经验进行系统总结,很少对典型索赔案例进行收集和整理,缺乏理论指导和实践经验,使得承包商的索赔工作变得困难,索赔效果欠佳。承包商索赔管理组织不够健全,索赔管理职责不清,流程不明,很少人会在项目实施过程中去主动收集索赔证据,按约定程序提出索赔报告,往往因缺乏索赔证据和失去索赔时效而无法成功索赔。

2 承包商加强索赔管理的对策

2.1 树立正确的索赔意识

承包商应在企业各级人员中进行索赔管理的宣传、培训和教育,增强索赔意识。只有树立正确的索赔意识,认识到索赔是承包商正确履行合同的正当权利要求,是保护自身利益的重要手段,才能主动开展各项索赔工作,提高索赔管理水平。

2.2 加强索赔管理组织

组织是实现目标的保证。承包商应加强项目索赔管理组织,在项目部内建立以项目经理为首的索赔管理责任制,配备专职索赔管理人员和专业技术人员,明确索赔管理岗位职责和工作流程,主动有效地开展索赔管理工作。EPC项目索赔管理组织见图1。

项目经理全面负责项目索赔管理领导工作,为项目索赔管理第一责任人,其职责是审批和签发项目索赔文件。索赔管理工程师在项目经理的领导下,负责项目索赔的组织管理工作,组织索赔管理人员收集索赔证据、编制索赔意向通知书和索赔报告等索赔文件;合同管理工程师负责项目合同管理,处理与合同有关的索赔;项目计划工程师负责工期索赔证据收集,工期索赔计算,编制工期索赔相关文件;费用控制工程师负责各类费用估算,费用索赔计算,编制费用索赔相关文件;各专业工程师负责提供技术资料,为索赔提供技术支持。

2.3 注重索赔合同依据分析,发现索赔机会

承包商进行索赔的主要依据是与业主签订的合同文件、相关的法律法规等,尤其是与业主签订的总承包合同。FIDIC《设计采购施工(EPC)/交钥匙工程合同条件》承包商可索赔内容如表1所示。合同索赔条款只是为承包商索赔提供了依据,要想让业主承认索赔权,还需要依据这些索赔条款,结合实际发生的事件予以论证。承包商要依据EPC合同条件认真分析合同风险,估计哪些方面可能出现索赔事件,并在项目实施过程中特别加以监视,一旦出现索赔事件,及时收集有关证据,提出索赔要求。

表1 FIDIC《设计采购施工(EPC)/交钥匙工程合同条件》承包商索赔条款分析[1]

2.4 注重索赔证据的收集和管理

合法有效的索赔证据是索赔能否成功的关键。对索赔证据的基本要求是索赔证据应具有真实性,必须是项目实施过程中的真实资料,并真实的反映索赔事件发生的实际情况;全面性,索赔证据和支持索赔的详细资料能说明索赔事件的全部内容,不能只有发生的证据而没有持续影响的证据,或证据零乱无序,含糊不清;及时性,索赔事件发生后,应在规定的时间或在双方认可的其他期限内报告事件的发展情况,在规定的时间内递交索赔报告及其详细资料,对业主的疑问及时补充相关资料;具有法律效力,索赔证据必须采用书面形式,并具有双方代表的签字。

索赔证据是判定是否支付相应索赔费用或给予工期延长的依据,直接关系到索赔费用的大小和延长的工期。常见的索赔证据包括合同文件、来往信函、会谈纪要、工程变更、施工记录、物价指数、索赔计算基础和计算过程的证明材料等。承包商应及时收集并保持这些文件和记录。索赔证据的收集应重在平时,不能等索赔事件被发现之后再收集,这时有些依据可能已经丢失。平时根据经验可能作为索赔证据的记录,都应进行管理,归档在案。

2.5 注重索赔技巧,合理索赔

索赔的基本依据是合同的约定和索赔事件的事实,然而一定程度上也要依赖于索赔管理和索赔技巧。

索赔以实际损失为原则,索赔计算应符合合同规定的赔偿条件和范围,符合合同规定的计算基础和计算方法,有关费率和效率的取值也应有依据。

对一些合同中并未规定责任关系的问题,应寻求合理的解决途径。可采用合同扩展分析的方法,对合同条文的意义作拓宽或推理,寻求双方可以接受的解决办法;可采用法律扩展分析的方法,在合同法律基础上寻求双方可以接受的解决办法。对于业主方并没有责任,但承包方确实遭受了损失(例如合同总价确实过低),还可以寻求“道义索赔”的方法,补偿承包商的一部分损失。

要准备业主反索赔的对策。承包商在索赔过程中,业主有可能提出反索赔,这时承包商应及时分析和收集驳回反索赔的证据。有时候应在准备索赔证据时,就准备业主可能提出反索赔。

要力争友好协商解决。索赔是合同双方维护各自利益的活动,难免会产生分歧和矛盾。合同双方都应正确对待索赔事件,防止产生对立情绪,不应因为发生索赔事件影响双方合作的气氛。