高效办公推动企事业单位信息化升级

本刊记者|李正豪

从提倡无纸化办公开始，各种办公系统层出不穷。目前，在企事业单位办公场景中出现了越来越多的软件系统，如ERP、HRM、CRM以及电子商务等系统，而随着移动互联网的普及，又出现了移动化应用的趋势。

“OA在信息化系统中起着‘根基’的作用，实现的是最基本的办公功能，如工作流程审批、日常办公管理等，它通常会被定位为企事业单位信息化的基础工程。”北京一家员工数百人的中型企业的信息化管理人员向记者介绍了两种最常用的软件系统，“ERP各种模块在不同的业务领域也占据着非常重要的位置，它侧重于业务数据的处理、分析和挖掘。”

而随着以“知识管理”为核心的全新智能管理系统的日渐盛行，越来越多的软件系统的引入也带来了集成的难题，“例如OA系统和ERP系统，它们在功能上和集成上相去甚远”，上述人士介绍，这种情况出现在各种软件系统的协作过程中，于是，基于SOA架构的各种整合方案成为市场关注的焦点。

另外，在出现更多移动办公解决方案的同时，此前的办公软件系统也出现移动化应用的趋势——以电子政务和企业信息化领域最先出现的OA办公系统为例，目前已出现了移动OA。同时，基于高带宽光纤网络的高效办公形式,如视频会议等,也受到了市场的更多青睐。

>>在我国一些经济发达的地区，一些企事业单位的信息化已经推进到移动应用阶段。

场景1

不仅要OA，还要移动OA

北京某区政府自引入OA办公系统以来，使该区的办公方式从传统方式转变为网络化、无纸化方式，极大地提高了办公效率，但这种对着电脑、连上网线才能实现的办公形式目前又让人感到低效以及种种约束，现在的一个观念就是——“搞办公自动化，不应该被限制在办公室里和计算机旁”。

通过某公司的MKey中间件，目前该区政府OA办公系统已经实现移动化，彻底摆脱了对PC、办公场所、互联网络的依赖，将现有OA系统部署到手机上互联互通，使政府人员无论何时何地都可以登录OA，管理或办理事务。

负责该区政府OA系统移动化开发的公司介绍，MKey中的MSC移动智能客户端解决了多手机平台应用的难题，使得OA系统可以被应用到Windows Mobile、Linux、Symbian、Brew、UIQ、J2me、OSE等几乎所有的手机操作系统；而Mkey中的MDP又使手机端的移动OA可以和PC端的OA系统任意交互数据；WG无线网关则解决了不同网络资源、不同协议下的通信资源的利用问题。另外，针对突出的需求，该公司在MKey无线中间件应用的基础上，增加APS统一推送服务、DPS文档解析服务，以及SFP网络优化服务等支撑组件。

通过MKey的移动化开发，移动OA能主动获取OA系统中新公文、新邮件、新会议通知、新日程信息、即时通知、城管报表、集群会议、市政评价、民众信箱等一系列信息，并把这些信息主动推送到相关人员的终端系统，使领导可以第一时间了解情况，做出决策审批，相关的办事人员也可通过移动OA查看最新任务和指示，并将新发生的情况和公文实时呈报沟通。

场景2

ERP为主线的立体信息系统

某中型物流公司近两年引入了ERP系统，目前公司要求员工每天至少在新上线的系统上操作三次，从而熟悉这个系统。

这家中型物流公司在全国的分支机构很多，以前，通信联络和信息传递完全依赖于传真和电话，这样的后果就是，工作效率很低，但成本很高。统计数据显示，2008年该公司仅在北京地区的电话费用就达到了150多万元，实际上，通信费用在这家公司每年的营业收入的比例都超过了10%，这VPN(Virtual Private Network，虚拟专用网)。在VPN二期建设时，该公司还引入了语音功能，降低公司高额语音通信的成本。此后，该公司又引进条形码、VFN、GPS等，同时还在在北京公司开设呼叫中心，且应用CRM。通过一系列部署，该公司的办公系统的效率得到了极大的提高，同时，在各个环节的费用开支也得到了很好的控制。项费用仅次于该公司的人力成本。该公司希望通过引入并不断完善ERP系统的方式，在每一个开支环节上都实现节省l／3费用的目标。

>>目前，办公软件系统已经从传统PC的应用逐渐扩展到手机上。

不过， ERP要想在全国范围内实现协同运作，前提条件是必须建设一个全国的通信平台，以保证ERP系统的数据流的正常、安全、稳定传输。这家公司信息化部门的总体思路就是，以ERP为主线，把一些IT技术，诸如GPS条形码以及Call Center等系统做一个总的集成，构筑一个较为完整的立体的企业信息系统，而推进的办法则是，先在北京公司运行ERP系统，等到这个系统完善之后，再陆续推广到上海、广州、武汉、成都、西安等主要物流网络节点，最后在全国的物流配送网络上实现ERP，构建起全国完整的企业信息系统。

为此，这家公司在中关村找到一家数据公司，专门设计一个

场景3

高效率的视频会议

一家跨国电信运营商需要马上召开一个为时4小时的全球会议，这次会议涉及到亚洲、美国和欧洲10个城市的21位成员，如果是现场会议将会需要很长的准备时间，还需要面对参会者的一系列费用问题，于是，会议策划者马上预定了10个站点的网真会议室。

记者观察

企事业单位信息化“任重道远”

部分企事业单位的信息化系统已经进化到了移动互联网时代，而另外一些企事业单位，特别是一些中小企业的信息化建设才刚刚起步。

在电子政务方面，我国的各级政府正在通过各种途径推进、实施。而一些中小企业由于不愿增加相关开支，在信息化建设中非常落后，这种状况影响了它们的办事效率和盈利水平。

目前，我们国家正在推进经济结构转型，同时也在推动“两化融合”，各种信息化手段正是这些战略目标顺利实现的有效途径，因此，企事业单位的信息化建设仍然“任重道远”。（李正豪）

这10个会议室分别位于伦敦、悉尼、新加坡、香港、上海、孟买、班加罗尔以及美国的达拉斯、芝加哥和新泽西。由于时差的问题，部分与会者需要在深夜参加这次会议，而且在会议的过程中，这些参与者不能同时出现在网真会议系统的屏幕上，会议组织者通过现场提醒的方式，解决了这些小的问题。

总体而言，这次会议得到了与会者的认可，他们中的一些人免除了舟车劳顿之苦，对于公司来说，也节省了会议的费用。会议组织者做出的问卷调查显示，与会者对此次网真体验给予了积极的评价——以10分制来衡量，这次会议的总体得分（包括出席率等）为8.5分，这个分数与以前召开的很多次现场会议相当。

作为一种新技术，视频会议系统目前只是面对面会议的补充手段，网真会议系统提供商在不同场合表示：“虽然我们并不打算完全取消面对面的会议形式，但我认为在当前的经济形势下，通过网真技术举行这样的会议不失为一种负责任的做法，同时也可借此良机向客户展示这一经济高效的解决方案。”

“举办会议的目的就是为了让参会者开诚布公地交流观点，交换意见。在大约4小时的时间里，我们不仅达成了主要的会议目标，还使我们有机会通过身处不同地点的参会人员，对一种新的技术进行全面的测试。”会议组织者认为。

此外，据会议策划者估计，这次会议因为避免了航空旅行，减少了相当于62吨的二氧化碳排放量，鉴于减少碳排放量正在成为许多企业的关键目标之一，此项益处也显得非常重要。

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更加灵活的移动办公方案

海南航空公司此前已经形成以集团公司门户网站、多业务系统为基础的比较完善的企业信息化系统。不过，随着这家航空公司的日益壮大，集团公司中高层领导外出办公更加频繁，这些领导系统通过手里的移动终端便捷地实现随时随地地办公，更好地规划时间，充分利用手中的信息资源。另一方面，一线飞行、乘务和商务人员在全国各地执行任务，也非常迫切地需要通过手机来了解工作动态。在这种背景下，这家航空公司的移动办公系统的建设时机已经成熟了。

这家航空公司最终引进了中国联通的移动办公解决方案，通过中国联通的通信网络，同时配备基于Windows Mobile 5.0操作系统的移动终端，以及Windows Server2003等应用软件，海南航空公司在移动办公系统中实现了公文流转在移动设备上的应用，可以实现的功能包括定时、同步地审批未处理的公文；历史批复意见查看；缓存未审批的公文列表、内容，下载、查看附件；秘书转发公文；信息维护（包括系统自动下载公文、常用联系人下载等功能）等。这个系统还能满足公文离线处理的需要，使用户在网络状况不稳定的情况下处理公文。

“我们以前的系统是在没有移动应用的情况下工作的，系统终端是固定的，大部分业务系统需要通过固定的终端（PC）和互联网才可以应用，但在实际应用过程中，有非常多的情况是管理活着服务人员处于流动的状态，固定安装的终端难以满足高效管理和优质服务的需要。”这家航空公司信息化部门的相关负责人介绍，“在引入移动办公系统以后，公司业务人员服务和管理的半径大大拓展，工作人员从固定的终端解放出来实现了更加灵活的办公”。