加强教学档案管理 为学校内涵发展服务

牛新丽

教学档案管理是高校档案工作的重中之重,丰富的教学档案资源反映出学校发展的时间与空间维度,凝聚着学校发展的经验与成就,它是学校重要的知识库和信息源,随着时间的推进和办学历史的延续,教学档案的价值显得越发珍贵。

根据教育部和国家档案局2008年发布的《高等学校档案管理办法》,我们坚持以教学为中心、以利用为目的、以服务求发展的工作方针,创新教学档案管理机制,在收集、整理、保存教学档案的过程中,不断充实和完善教学档案资源,加强教学档案编研工作,为学校制定发展规划、专业结构调整、教学改革与教学评估、教师和科研人员选定教学科研项目、招生与就业等提供系统、完整及可靠的第一手资料和依据。总之,教学档案为学校发展发挥着重要的作用。

1 更新观念,创新机制,增强服务意识

1.1 树立以教学工作为中心、为教学科研服务的学

校档案管理新理念

创新管理机制,利用现代信息技术,努力实现四个转变。一是从单纯的收藏向藏用结合转变,二是从传统的关门收藏向开门征集转变,三是从分散零星查询向集中平台建设转变,四是由单位被动提交向主动汇总转变,形成学校综合档案室与学院部门互动的教学档案管理新机制。加快档案数据库建设和网络化管理,实现教学档案资源共享。

1.2 加强教学档案的编研,提高档案资料的利用率

教学档案的收集是基础、管理是手段、利用是目的。我校的教学档案包括本专科教育、研究生教育、成人教育等大类,具体又分为招生、学籍、毕业生、理论教学、社会实践、论文、学位管理等七个方面,含有科研课题、成果、表彰奖励、教学文件、学籍管理、学生名册、成绩总册、毕业信息等,特别是详细记载每位学生的学籍情况、高考成绩、在校各科成绩(含英语四六级、计算机考试)、试卷、体检表、奖惩登记、实习鉴定、毕业论文等,教学档案馆藏丰富,信息量大,涵盖建校以来有关教学的文字、实物、电子和声像资料等,这些资料不仅仅是为了保存,更重要的是为了利用,主要是起凭证作用、作为编研史料、提供数据统计原始资料等。

近几年随着学校管理信息化水平的提高,档案管理也逐步实现了网络化,上述大部分档案目录(1958-2008年)已完成数字化,为师生员工查询提供了便捷通道,对提高教学档案的利用率起到了积极作用,初步统计每年来综合档案室查找档案资料都在一千人次以上。在此基础上,我们开展了教学档案编研工作,如各类教学文件汇编、生源与招生录取情况分析、毕业与就业状况分析、汉语水平考试(HSK)和大学英语四级考试分析等。

本着教学档案 “贵在全,重在用”的原则,在归档齐全完整的基础上,积极开展咨询服务。近 10年学校的快速发展,特别是教学改革和教学评估,促进了教学档案管理工作,教学档案管理又为学校发展提供服务,两者相辅相成,形成了良性互动的格局。通过教学档案的研究可以让我们了解学校的发展历程、把握发展现状、预测发展方向。

2 教学档案研究与利用实例分析

2.1 教学档案在教学评估中发挥积极作用

2007年学校接受了教育部的本科教学工作水平评估。按照教育部提出 “以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的原则,在迎评促建过程中,从整理分析学校基本教学档案入手,总结办学经验,找出教学工作的差距和不足,边整改边建设,最终取得了评估的优秀成绩,完善的教学档案发挥了不可替代的作用。学校综合档案室与各学院各部门分工协作,收集整理出数千份原始档案资料,这些资料比较齐全,分类和归档规范,方便利用,为支撑材料、评估依据、数据统计奠定了坚实的基础,形成了 8大类、20项、44个观测点、685卷的评估档案,这些档案资料记载了学校的发展历程和文化积淀,凝聚了历代师生员工的智慧和心血,它全面、准确地反映了本科教学工作的全貌,如办学指导思想、师资队伍建设、教学条件和利用、专业建设和教学改革、教学管理、学风建设、教学效果和办学特色,为撰写自评报告和专家审查提供了依据。通过评估进一步丰富、完善和规范了学校及学院部门的教学档案,提高了各级领导和教职工的档案意识,促进了教学管理,这是一笔十分宝贵的财富。

2.2 从教学档案分析看学校发展变化

2.2.1 办学规模不断扩大,生源质量不断提高

通过近 10年招生录取情况分析,本专科生招生数由 2000年 900人增加到 2009年 3 472人,招生规模提高了近 4倍;在校生规模由 2000年的 2 460人增加到 2009年 13 740人,办学规模提高了 5倍(见表 1)。从在校生人数变化情况来看,2004年以前年均递增 20%左右,2005年以后年均递增 10%左右,这与我国高等教育发展趋势和结构调整相一致,与学校办学条件的改善和区域发展的要求相适应。

表1 招生及在校生规模情况统计表

从招生录取情况来看,本科录取平均成绩逐年提高,从 2000年的汉族理科考生 383分(民族考生248分)到 2009年的汉族 441分(民族 391分)。从投档线来看,从 2000年汉语言 369分(民语言 288分),到 2009年汉语言 426分(民语言 353分),投档分数和录取最高分均逐年上升。第一志愿率逐年提升,从 2000年的汉族学生 9.5%,(民族学生 21.19%),到 2009年汉族 64.8%(民族学生 73%),说明生源质量不断提高。报到率基本稳定在 90%以上,2009年比 2008年提高6个百分点(见表 2)。本科教学评估取得优秀,提高了学校声誉,扩大了学校社会影响力,对招生录取起到了积极作用。

表2 本科生录取情况统计表

2.2.2 教学质量不断提高,就业率稳定居自治区高校前列。

从英语(CET4)考试结果分析,总分大于 426分的通过率由 2005年 2%提高到 2008年的 9.5%,其中 2007年为 19.6%;总分大于 320分的通过率由2005年 31.8%提高到 2008年的87.5%,通过率逐年提高(见表 3)。

表3 英语(CET4)考试结果统计表

民语言预科学生的汉语教学进行了改革探索,经过几年的实践,取得了较好的效果,民语言学生一年预科学习后,汉语水平有较大提高,汉语水平考试(HSK)三级过级率均在 95%以上,4级过级率由2006年的 85%提高到 2009年的 93%,5级过级率由 2006年的 68%提高到 2009年的 90%,6级过级率由 2006年的 44.9%提高到 2009年的 80%,充分说明教学改革取得明显成效(见表 4)。

表4 预科学生 HSK过级率统计表

从毕业生取得毕业资格情况来看,毕业资格获取率由 2000年的 88.5%提高到 2009年的 96.8%,增长了8.3%。本科毕业生的学士学位授予率由 2000年的 67.2%提高到 2009年的 95.2%,增长了 18%,这些数据反映出了教学质量不断提高(见表 5)。

表5 本科生毕业情况统计表

本科毕业生总人数由 2000年的 192人到 2009年的 1 025人,增长 31%,2001年—2008年毕业生就业率一直稳定在 90%以上,最高达到 98.8%,连续 8年位居自治区高校前三名,其中2003年和2005年位居第一(见表 6)。

表6 本科毕业生就业率统计表

根据近 10年的招生和毕业生就业情况的系统分析,表明我校的办学水平和教学质量不断提高,为社会输送了一批政治上可靠,专业过硬,“下得去、留得住、用得上、干得好”的应用型人才,85%的毕业生在新疆工作,其中南疆占 77%,他们中的大多数已成为生产、科技和管理的骨干,为“稳疆兴疆、富民固边”做出了突出的贡献。

2.3 健全制度,规范管理,树优良校风

健全的教学管理制度是教学工作规范化、科学化的基础。长期以来学校高度重视教学管理制度建设,并根据不同时期的新要求,特别是本科教学评估以来不断健全完善(修订和补充)相关规章制度,现执行的教学文件主要有《大学生学籍管理文件汇编》40件、《本科人才培养方案》、《教学管理制度汇编》76件、《本科教学质量与教学改革工程管理文件汇编》35件、《研究生管理文件汇编》34件。

通过管理制度的有效执行,对规范教师的教学行为和学生的学习生活行为、树立良好的教风和学风起到了重要作用。6年来,获得全国三好学生 2人,全国先进班集体 2个,获得国家奖学金学生 638人,获自治区、兵团先进集体 39个,获得自治区、兵团三好学生、优秀学生干部、优秀志愿者 86人,获企业专项奖学金的学生 225人次。

2.4 搭建平台,鼓励创新,拓展知识

学校采取多项措施、保障经费,鼓励大学生开展形式多样的科技创新活动。根据档案资料显示2004-2009年大学生申报并立项科研课题 142项,投入 30余万元,资助了 1 000余名学生参加科研活动,评选优秀毕业论文 100余篇,获发明专利 2项。

2004-2007年学校聘请国内外专家(学者)来校讲座(报告)94场,听课人数达 13 460人次。

2004-2006年组织社会实践服务团队 80支,参加 19 035学生人次,指导教师 163人次。

2004-2006年组织参加志愿服务 3万人次,募集帮扶款 5万余元,5万余人受助。

2004-2006年有 18万人次学生参加社团组织的近 2 500余项活动,每年有近 7 000人参加各类校园文化活动。

学校组织开展各种形式的科技文化活动,提高了大学生综合素质;规范的课堂教学和实践教学保证了学生基本理论、基本知识的掌握和基本技能的培养,使大学生毕业后能够很快适应社会和工作岗位。我校大学生综合素质高、能吃苦、实践能力强等特点,受到了社会的好评和用人单位的欢迎。

3 进一步加强教学档案管理,更好地为学校发展服务

学校档案是学校发展的见证,教学档案的积累反映出人才培养的过程和结果。通过研究和分析教学档案,我们可以从中寻找出教学规律、总结出办学经验和办学特色、概括出优良传统和校风,也可以发现办学过程中存在的问题和不足,以史为鉴,在继承优良传统的同时,创新学校发展路径。如果没有系统完整的教学档案,我们就无法对学校发展作出科学正确的判断和公正的结论。因此学校的发展离不开教学档案的积累、管理和研究利用。

我校的教学档案管理和利用取得了很大成绩,对学校发展作出了重要贡献。当然学校教学档案管理还存在一些不足之处,还有不少空白和遗漏,有些方面还与学校发展不相适应,我们还要进一步提高对教学档案管理工作重要性的认识,各学院各部门特别是各级领导干部要进一步增强档案管理意识,克服“说起来重要,干起来次要,忙起来不要”的现象,把教学档案管理工作做得更好。

今后一个时期教学档案管理工作要抓好以下几项工作:一是细化教学档案内容,做好分类分级管理,保持教学档案的完整性、系统性和连续性。二是加强专兼职档案管理人员的培训工作,提高学院和部门档案管理的质量和水平。三是进一步健全完善教学档案管理规章制度,建立档案管理激励和约束机制。四是加强数字化档案建设和教学档案的编研工作,特别是各学院各部门要重视对档案资料的研究和数据分析,定期向学校提交数据统计分析报告,为制定发展规划、工作计划和科学决策提供依据。

总之,做好学校教学档案管理工作,充分利用档案资源,更好地为学校发展服务。