高校院系办公室管理工作初探

黄海涛

摘要：本文分析了高校院系办公室管理工作的特点和现状，对如何进一步做好办公室工作提出了初步的分析和见解。

关键词：高校；办公室；管理

随着“科教兴国”发展战略的实施，高等教育由“精英教育”向“大众教育”转变，我国高等教育管理体制、管理模式、管理理念等方面的改革也在不断深入。高等教育在国家和社会生活中的作用和地位日益提高。在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临诸多方面的挑战。学校的改革和发展是一个庞大的系统工程，涉及到管理工作的方方面面。作为服务于学校各项事业发展的重要组织环节——院系办公室，是学校工作中设置的行政管理组织，它起着沟通上下协调左右的中枢作用，它的职能作用是否充分发挥、它的工作质量高低、它办事效率如何，直接关系到学校各项工作目标的实现和学校的社会形象，必须引起高度重视。

一、高校院(系)办公室管理工作的特点

高等学校的院(系)办公室是高校内部重要的管理部门。它位处教学、科研的第一线直接为校领导和广大师生员工服务，其工作特点可从以下几方面加以概括：

1.政策性。正确地贯彻执行政策，科学合理地制定正确政策是各级领导和领导机关的一项最根本性的大事。办公室工作作为领导的参谋和助手，既要学习、研究上级的政策、协助领导收集、汇总、处理来自各方面的信息，供领导制定政策参考，并参与本单本部门政策性文件的撰写。同时，办公室工作每天都要接触大量的具体实际问题，大批纷繁复杂的问题的处理，无不涉及这类那类的政策，一切都要以政策为依据来解决，时时事事都要执行政策，体现政策，任何背离或违反政策的做法都会带来严重后果，出乱子，给事业造成损害，给工作带来麻烦。可以说，办公室的工作与政策有着不可分离的关系，所以说政策性是办公室工作的根本特点。

2.服务性。管理就是服务。高校院(系)办公室作为重要的管理部门毫无疑问要把服务摆在特别重要位置，是整个办公室工作的中心点、出发点和落脚点。为领导服务、为部门服务、为教学服务、为师生员工服务、为上下左右四面八方服务!而这一切又不能光停留在口头上、表面上，每天必须面对大量的麻烦的、具体的、琐碎的问题逐一妥善加以解决，还要办的好、办的快，既要耐心、细致，又要热情周到。在繁琐平凡的工作中卫高校的教学、科研、人才培养默默耕耘。从而达到管理育人、服务育人的最佳效果。

3.协调性。院(系)办公室作为一个沟通上下、协调左右的综合管理机构，它既要统筹教学、科研、外事等工作，又要协调其他工作，上至校级领导，院系部门，下至教师、学生均需办公室来沟通协调。如果说整个学校管理工作是由相关职能部门来分管，而院(系)办公室则是这些职能部门的具体执行机构，其作用是多层次、全方位的、综合性的，是其他部门无法代替的。它不仅要协调好各部门之间的关系，还要协调好领导之间的关系，协调好领导与教师之间的关系，协调好教师与学生之间的关系。只有这样，才能为领导分忧，为师生员工解难。

4.综合性。院(系)办公室工作相对于其他职能管理部门，它还有一个显著的特点就综合性。它是对院校各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、行政、对外联络等各项工作。总的说院领导要管的工作、办公室都得要参与、协助。还有那些领导不能亲自干的，如文秘、档案、机要、收发等办公室都得管起来。甚至送往迎来，电话联系等鸡毛蒜皮的事，办公室都得处理好，稍有不慎，都会影响院校的外部形象，影响上下内外的关系。

5.时间性。学校的教育教学工作、教育科研工作，都有严格的时效性，作为为之服务的院系办公室必须有极强的时间观念，任何时候，对任何一个工作环节的麻痹松懈、玩忽职守、都会带来不可弥补的损失。院(系)办公室在日常管理工作中，必须严格遵循教育教学规律，不失时机地把握好每一个环节不出差错，以保证学校教育教学工作正常健康运行。

二、办公室管理工作现状

根据办公室管理工作的特点。它的职能作用发挥得如何，直接牵涉到学校这部复杂的机器能否高效运转，理应受到领导的高度重视。但长期以来，由于受传统思维方式，传统管理模式的影响，绝大多数院校一直没有把加强办公室建设提到应有的高度，使办公室管理工作面临诸多问题。

1.职能作用没能充分发挥。本来高校院(系)办公室是整个学校管理的枢纽机构，是校领导的参谋部，起着承上启下，沟通左右的重要作用，既是学校内务总管，又是学校窗口形象，可现在大多数院校办公室工作的主要任务仍是“办事、办会、办文”，主要工作还是“接接听听、收收发发、抄抄写写”，严重地降低了办公室的应有职能。

2.领导对办公室重视不够。由于对办公室的职能定位不准确，把办公室的当成跑腿打杂的事务部，所以在人员配备上，就不可能将精兵强将放在办公室，一般情况下，领导认为，办公室工作人员只要听话就行、和自己贴心就行、勤快点就行、心细一点、不出大的差错就行，甚至将一些关系户照顾对象都塞到办公室来。

3.工作任务繁重。从办公室的职能看，既要当好领导的参谋、助手、参与政务，又要面对大量具体工作，掌管事务，还要协调好上下左右关系搞好服务，任务之繁重，可想而知。再加上有些领导习惯就近指挥，让办公室去做“越俎代庖”的事，代替相关职能部门去行使职权，使办公室不堪重负!

4.综合素质不高。高校办公室要真正发挥管理职能，提高工作效率，提高管理水平，工作人员的综合素质是关键。但目前一般高校由于领导认识没有到位，在人员配备上就很难将德才兼备的优秀人才选拨到办公室岗位上来，凑合型的较多，而复合型的高素质人才较少，这在很大程度上制约了高校院(系)办公室职能的发挥。加之平时穷于应付日常事务，办公室工作人员很难有进修提高的机会，难以在岗位工作中获得较大的管理水平、管理能力的提高。

5.工作积极性不高。绝大部分办公室工作人员工作积极性不高，其原因，一是平时工作繁忙、任务繁重、整天奔忙，而又很难得到别人理解。二是办公室的工作虽然岗位重要，但在学校中却地位不高，人们普遍以为是打杂的和专业教师相比，有低人一等的感觉，出现许多办公室工作人员不安的本职工作的现象。三是工作中较难发挥主动性、积极性、创造性、没有成就感。四是缺乏明确的考评标准、缺乏激励机制，赏罚不明。

三、强化管理、加强办公室队伍建设

管理出效益。高校要提高办学质量，办学水平，必须狠抓管理。对学校管理中枢机构一院(系)办公室必须加强建设，院(系)办公室管理水平高低对全校工作有举足轻重的影响，院校领导必须将加强院(系)办公室建设纳入高校管理的重要议事日程。为此，笔者提出如下建议。

1.转变旧有的观念，对办公室工作合理定位。校领导必须转变办公室工作仅仅是跑腿打杂的事务性工作的旧有

观念，要使院(系)办公室成为校领导管理学校这部复杂的机器的中枢管理机构。既要掌管事务，搞好服务，还要参与政务，当好领导的参谋和助手。办公室的工作每天都要和教学一线的师生员工打交道，面对大量的具体实际问题、他们最了解师生员工的诉求，及时的向学校领导反馈信息，让领导及时了解新情况、新问题，及时针对情况调整完善管理规定，更好地为教学科研服务，为师生员工服务。上下沟通渠道畅通，整个管理工作就不会出问题；全校上下一心，就没有克服不了的困难!团结和谐的集体是攻无不克、战无不胜的1

2.选贤任能，抓队伍建设。办公室工作的重要性，工作任务的繁重性、工作性质的复杂性、决定领导在配备办公室工作人员时必须选拔调配精兵强将，要按照德才兼备的标准将优秀人才调配到办公室岗位上来，他们头脑要清醒、思维要敏捷、行动要快捷、能力要全面、尽可能要选择复合型人才。同时要进行合理搭配，考虑到人员的年龄结构、知识结构、能力结构、阅历、气质与诸方面因素形成合理科学组合。

3.抓制度建设，提高工作效率。管理工作很重要的一环是抓制度建设，制度建设是管理之本。按制度办事，才能使管理规范化。办公室是综合部门，内部岗位很多，必须制订严格的岗位责任制，明确岗位的工作职责，要把工作分解落实到每个具体人，让每个人各尽所能，发挥自身最大的潜能，实现优质管理。所订制度，一定要切实可靠，便于操作，能量化的尽量量化，一定要搞阶段考评，学期、学年考评、奖优罚劣、奖勤罚懒、杜绝大锅钣。只有这样才能大大提高办公室工作效率。

4.提高业务素质、提高人员待遇。办公室管理人员的业务素质越高，办公室的管理水平、管理质量也就越高。因此，如何不断提高办公室管理人员的业务素质是校领导必须十分重视的问题。要改变“重使用、轻培养”的观念，要加强各种形式的培训、送出去、请进来。让办公室工作人员有机会经常和外界同行切磋办公室工作的经验，经常交流，同时多参加社会上的学术交流活动、开阔视野、增强活力、提高水平。校领导要多关心办公室人员的工作学习和生活，提高他们的待遇，不能让办公室工作人员终年辛苦工作，辛勤付出却得不到大家承认，要营造尊重平凡劳动、尊重各种人才、尊重平凡岗位的良好范围，使办公室工作人员安心平凡工作、在平凡岗位上创造不平凡的业绩、使他们和专业教师同样有成就感。

5.充分利用校园网络，实现办公室管理新突破。

计算机的普及和互联网的飞速发展，为办公现代化提供了重要的物质基础。充分利用计算机和校园网络，可大大提高办公效率。办公室采用计算机网络办公，可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依据计算机网络和电子数据库的无纸化、无线化办公方式转变。实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化、真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。最大限度地提高办公室工作效率和工作质量，实现办公室管理方式上的新突破!

总之，高校院(系)办公室管理是一个重要的课题，必须在新的历史条件下不断创新机制，改变方式方法，让它焕发勃勃生机，为高校的改革发展作出应有的贡献!

参考文献：

[1]李平：对高校二级学院办公室管理工作的探讨，科技信息，2009年第3期

[2]余开业：高校二级学院办公室工作初探宁波教育学院学报，2005年8月第2期

[3]郝应广：新形势下的高校院系办公室管理模式探索，赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版)，2008年4月第2期