浅谈我国进口采办业务的科学管理

彭小松

摘要：随着全球经济一体化的深入，作为WTO的成员，我国经济发展的各个环节都在逐步与国际接轨。很多企业事业单位将目光放在了发达国家的先进科学技术成果上，并希望将国外的优质材料和先进设备引入国内，促进国内经济的进一步发展。因此。进口采购业务成为连接国内业主和国外供应商的纽带。但是国际业务，由于受到不同国家政策和制度的影响，程序相对复杂。加之跨国贸易，周期较长，其中不确定因素过多。因此，作为中间承办方，采办方同时承担来自业主和供应商两方面的风险。因此，加强对进口采办业务的管理，使之更为科学是降低进口采办项目风险，保证成本回收的有效途径。本文通过分析采办项目的各个环节，阐述如何更加科学的管理进口采办业务。

关键词：进口采办业务；科学管理

一、采办投标及询价阶段的科学管理

项目初期我们需要在准确理解业主提供给的招标文件的基础上，做好采办业务的投标报价。那么在这个阶段，我们如何降低采办风险呢?首先，要全面解读招标文件对物资材料要求的技术信息。如果理解上出现偏差，实际采购与投标报价之间产生较大差异，就会增加项目的运作风险。因此对招标文件全面而透彻的理解是至关重要的，这也是降低采办成本风险和周期风险的前提。其次要了解业主对招标设备和材料的要求，有些业主会在招标文件中对某些重要的物资提出了特殊的要求，但是由于采购物资过于专业，有些业主对具体的技术条件也不是很了解，因此在招标文件中会出现一些不明确的描述。这种关键性物资常常是风险的高发区域，采办人员务必与业主深入沟通，了解业主的选择意向，给业主提供一些可供选择的厂家。不可擅作主张降低业主的标准，致使业主不满而导致整个项目失败。

二、报价有效期阶段的科学管理

一些重要的采办物资在签订采办协议前需要长达数月的技术澄清时间，—般厂家标书报价的有效期限最长为3个月，经济不稳定的时期会更短。因此有很多不确定性因素都会影响到采办项目的运行，因此我们要在这一阶段做好风险管理，以保证后期计划的有效实施。

1.合理制定采购计划

采办部门要依据招标文件上相关说明以及业主提出的要求，同时考虑材料的供货周期，合理制定投标时间和采购计划。对工艺简单但是足以满足项目需要，但供货周期相对较短的材料，可在最终招标文件落实后开始招标，可以有效避免各种不稳定因素带来的报价风险。而对于工艺复杂、一次性提供物资周期较长的货物，可以一边询价，一边与厂家联系，根据具体情况制定阶段性采购计划，逐步实现项目要求。

2.建立网络信息平台

进口采办业务需要以互联网为依托，采办人员可以在网上发布招标信息，建立与业主和厂商技术交流的信息平台，保证信息对等，提高办公效率。

3.加强与业主和供应商的沟通

货主拖延审批时间，或是要求增加技术文件升级的版次都会延长采办周期，影响整个计划的进度。而且供应商也会因为过长的技术文件批复时间，而向我方提出索赔。因此，我方在提交详细批复程序后务必与业主明确审批周期和文件版次等具体要求。如在规定的时间内业主没有及时批复我方的文件，则我方可向业主索赔因批复延迟原因造成工期滞后而造成的成本增加。此外要建立供应商档案，保证与供应商之间有良好的长期合作关系，从而降低报价风险。此采购人员应要求厂家对备件及服务进行报价。防止中标后厂家坐地要价，提高备件及服务的价格。

三、采办订单签订阶段的科学管理

进口采办业务，除了要考虑价格和供货周期因素外，供货的商务条款、汇率和付款方式对项目的影响也是至关重要的。因此，我们要建立专业的评标小组，在现有项目的基础上总结以往经验，综合上述因素，对供货厂家进行整体评价。重要的物资要另当别论。对于复杂的订单，采办人员可先同厂家签订授标函，同时向厂家提出主要的技术条件，厂家可根据要求组织生产。在生产启动之后的短时间内，我方要正式与厂家签订合同，同时交代更为细节性的技术要求。要求交代要全面，不可因为遗漏某个细小的环节而延误了厂家的交货日期。

四、审核厂家图纸文件阶段的科学管理

对厂家提供的图纸和计划变更我们要加大审核力度，众所周知，进口业务的运输周期较长，稍有不慎就会影响整个项目的进度。因此，采办与设计密切配合，做好对厂家图纸设计变更的审核。同时，要加大对业主、厂家和设计部门三方状态信息的掌控，防止其中任何一方的原因导致产生图纸和技术文件的延交或漏交，影响厂家的供货进度。

五、采办督办及清关阶段的科学管理

签订正式合同后，采办督办的重要性就凸显出来了。为了保证督办工作有效，首先要与厂家之间制定有效的督办计划，按专业分类，动态的关注材料的生产计划。及时与厂家沟通，督促厂家保质保量的完成生产，并按时提交货物。对于重要材料，除了要以信函的形式进行督促外，还要定期指派专人到现场监督、检验。生产后期，更要加强对产品的验收管理。成品在包装前，首先要按照合同规定的标准进行出厂验收，同时要检查包装的方式是否符合运输要求，装箱数量是否与订单要求一致等等。不可因为我方督办不利，造成厂商无法按时交货，或是交货不符合招标要求。此外，对于长途海运材料，采办人员要密切关注其发货后的转运的情况，及时与海外运输代理沟通，避免产生滞港问题。同时，根据港口承载量情况，结合发货密度，合理安排各种运输计划。避免由于清关不及时导致运期滞后。

要科学管理进口采办业务，首先要从各重要环节入手，加强对重要环节的控制，加强与业主和供应商的沟通，及时挑战计划，及时疏解采办过程中遇到的各种问题才是规避风险，保证成本回收的有效方法。

参考文献：

[1]王强，一个海外项目是如何控制采办风险的[J]，石油石化物资采购，2010(01)

[2]王招伟：物资进口如何期避风险，石油石化物资采购，2009

[3]姚頔，俄罗斯的装备管理改革及启示[J]，西北工业大学学报，2009(01)

[4]王招伟，一份进口专用管合同该如何签订[J]石油石化物资采购，2009(11)