确保档案安全的措施刍议

周 玲

(水利部水利水电规划设计总院,北京 100120)

确保档案安全是档案管理部门的一项重要职责,也是每个档案管理人员的首要任务。随着社会经济和科学技术的发展及档案管理人员安全意识的提高,目前各级部门档案管理的水平有了较大提升,档案安全的形势也随之越来越好,但档案管理仍存在一定程度的安全隐患。主要有以下几方面原因:一是目前突发的自然灾害和社会事件呈逐渐增多趋势,加大了档案遭受直接损毁的风险;二是部分档案管理人员责任心不强,加上档案人员更换频繁,档案管理内部混乱,给档案安全造成潜在危害;三是目前的信息技术仍存在一定的不完善和漏洞,使电子档案容易损坏或遭到外界破坏。如果对此不加以重视,将给档案安全带来巨大的威胁,也将给国家经济利益带来巨大的损失。为了确保档案安全,减少档案损坏造成的损失,根据本人多年档案工作的经验,应采取以下几方面措施。

第一,努力改善档案保管条件。单位在设置档案库房时,一定要考虑档案长期保管的抗震、防火和防水等措施。档案建筑物的抗震设防烈度要高于当地普通公用建筑的设防烈度。档案库房一定要采用防火材料,并安装防火自动报警装置或采取其他防火措施。在档案装具选择上要考虑把重要的档案放在封闭便携式档案柜中,便于应急处置。对于规模较大、历史悠久和档案数量较多的单位和部门,应设置专用的档案馆,这样不仅有利于改善档案安全保管条件,也有利于优化单位档案资源的配置,同时有利于提升档案管理专业化水平。有条件的单位,对于珍贵档案可考虑建立珍藏室。同时要运用现代化的监控防护设施,严密防范问题的发生。

第二,进一步加强档案内部管理。档案安全最大的隐患在于疏于管理。有的单位档案未能实行集中统一管理,档案借阅记录不清楚,大量的文件、材料分散保存到各个部门甚至个人手中;有些单位部分档案在借走后长期不还,退休和调动岗位时未能及时归还;有的单位档案管理人员调离或退休后没能及时办理档案交接手续,导致档案账目不清;有的单位在搬迁过程中将未经鉴定的档案当废品处理掉,导致涉及国家机密的文件流失,给不法分子带来了可乘之机,给国家利益带来了巨大损失。为确保档案安全,各级机关应进一步完善档案管理制度,建立健全岗位责任制,把安全责任落实到人,从严管理,堵塞漏洞。一旦发生档案安全事故,应严肃追究责任人和相关领导的责任。

第三,逐步提高信息化管理水平。信息化已成为当今社会的时代特点和发展方向。随着信息技术的发展,以计算机为代表的高新科技广泛应用于各个方面,目前各级机关的电子文件数量也随之越来越多。由于目前电子档案的管理经验不足,如果信息化管理水平较低,大量的电子文件记录就会存在损坏或丢失的风险。为确保电子文件不受损失,各级机关应积极推进电子化档案安全设施的建设,加强电子档案管理人员的安全培训,努力提高档案管理的信息化水平。档案管理人员在实际操作中,要加强对电子文件从生产形成到归档保存再到检索利用全过程的监管。

第四,对重要档案进行备份。档案备份能够大大提高抗风险能力。对于重要档案,必须采取备份措施。一是异质备份。纸质文件可通过扫描,缩微等方式进行备份,重要的电子文件要复制多套保存,也要逐步转成其他载体保存。二是异地备份。对于重要文件,除了本地保存外,还应在远离本地的其他地区予以备份。这样就可以避免因不可抗拒的自然灾害造成的档案损失。1998年汶川地震中,银行系统因建立了异地备份系统,档案安全就得到有效的保证,而有些部门或行业由于没有对档案进行异地备份,导致档案损失严重,教训非常深刻。

经过三十几年的档案工作经验,我深深体会到档案工作的责任重大,它不仅能为国家节省很多资金,还会给国家带来很多收益,尤其是搞水利档案工作,我们单位的主要任务是进行全国大中型水库的审查,一个项目要进行项目建议书审查,项目建议书通过后要进行可行性研究审查,评审通过后,还要进行初步设计审查,一个项目反反复复要经过五六次的评审,文件资料堆积如山,如果不能按照档案工作的程序及时进行归档,那么文件资料就会丢失或混乱,水库建成后就没有一套完整的资料,这样就会在水库运行中出问题,找不到历史资料,给水库正常工作带来影响,甚至会造成人员伤亡事故。给国家造成更大的损失。因此,我们档案工作者更要认真、负责地完成好本职工作,在工作中加强基础理论学习,认真学好有关档案资料的管理知识。近几年来,在改革开放的大形势下,各单位档案制度创新是改革大潮中一股最强劲的洪流,在制度创新过程中,档案管理也面临着全面改革。因此,在平时的工作中既要眼快、手勤、又不怕麻烦,收到审查资料后,按照部门文件的内容进行分卷、装订、打号入库,准确及时的进入档案库。这是每一个档案工作者的重要任务。另外加强档案业务学习,特别是档案计算机管理系统的应用。档案的整理工作就是对零散的档案材料、文件进行分类、排列、编目使之系统化,成为档案案卷。传统的方法,管理人员利用手工操作进行档案整理,工艺繁琐、编目分类容易混乱,而且工作强度大,占有空间大。在实行计算机后,这些工作均可通过计算机完成了,利用计算机在分类、统计、查询等方面的强大功能,通过专门的公文档案管理系统,就可以在系统内立卷条目下进行组卷了。我单位档案计算机管理系统刚刚步入初级阶段,需要每位同志对档案管理系统进一步学习掌握,并在工作中发现问题,提出宝贵意见,更加完善计算机在档案管理中的应用。

综上所述,作为国家的档案工作者,要积极投入到抓紧档案工作体制逐步完善的工作中去,加快档案工作制度建设。做好档案资料收集整理工作逐步规范,做到档案归档质量的提高。在工作中深入研究档案工作规律,努力提高档案管理水平,加快提高单位档案信息化和电子文件的管理水平,进一步完善档案安全保管的措施和应急预案,确实保证档案的安全。三十多年的档案工作经验,让我体会到每位档案工作者责任的重大和使命的崇高。在新时期、新阶段,档案事业正面临着许多新情况、新问题、新机遇、新挑战。在分析总结前面工作的基础上,我认为,在我们工作中应坚持和深化落实科学发展观,并且必须树立档案工作是为人民服务的理念,以努力实践档案工作服务科学发展与实践自身科学发展的统一,不断开创档案事业发展的新局面。