质量管理在物资供应中的应用

李剑

胜利石油管理局 技术监督处 （山东 东营 257001）

质量管理在物资供应中的应用

李剑

胜利石油管理局 技术监督处 （山东 东营 257001）

通过对质量管理在物资供应中作用的分析思考，从物资供应的重要环节、过程等方面阐述了质量管理的控制途径和方法，以及抓质量管理对更好地完成物资供应部门的任务和提升物资供应部门管理水平的促进作用。

质量管理 物资供应 物资配送

胜利油田是我国东部重要的石油工业基地，以油气生产为主，集勘探、开发、施工作业、辅助保障和社会化服务为一体。主体工作区域分布在山东省东营、滨州、德州、潍坊、淄博等 8个市（地）28个县（区）境内，地处渤海之滨黄河三角洲地带，在环渤海经济圈和黄河流域经济带中具有举足轻重的地位。作为一个特大型石油开发企业，每年耗用的物资总量价值高达150多亿元，物资质量的高低直接影响着油田勘探开发的顺利进行。

油田物资供应部门的主要任务就是为油田生产建设单位按时、按质、按量、齐备、经济合理地供应所需的物资，并提供优质服务。同时，在保证质量的前提下，不断降低物流成本，提高油田的整体效益。胜利石油管理局重组改制后，确定了“归口管理、集中采购、统一储备”的物资供应管理体制。胜利油田分公司物资供应处行使对胜利油田分公司和管理局的物资管理职能，所需物资的采购与供应均委托物资供应处实施。胜利石油管理局暨分公司要求物资供应处对进入油田生产领域的物资质量负总责，不仅要保证统购物资的质量，而且要对二级自购物资的质量负责。在油田的生产建设中，物资质量的好坏关系重大，它对减少油田损失浪费，降低生产成本，保证产品、工程质量，提高最终的经济效益，有着极其重要的影响。

在物资供应部门推行质量管理，动员物资供应工作者同心协力，采用多种现代化管理方法，对物资供应全过程实施质量管理，以便有效地利用各种资源，为油田生产建设提供符合规定要求的物资和优质服务。

抓质量管理有利于提升物资供应部门的管理水平

质量管理的重点在于研究建立一套质量体系。在物资供应部门，从物资计划、供货厂商的筛选、物资采购、物资检验验收和仓储的每一个环节进行控制，实行物资供应全过程的管理，才能有效地保证物资供应质量。因此，物资供应部门除了建立严格的质量检测体系外，还必须加大质量监督力度，提高全员质量意识，不断完善质量检测仪器和设备，充实技术力量，建立健全质量管理机制，形成一套完善的质量监督保证体系[1]。

现代企业管理的实践证明，质量管理是企业经营管理的核心，质量体系是围绕企业竞争力的提高而建立、保持和改进的，质量经营是企业经营活动最主要的内容和最直接的手段。从长远来看，企业竞争力依靠的是质量。“积极倡导用户满意的质量观”，不断提高以用户为关注焦点重要性的认识，坚持“服务为本，保质保供”，这是物资供应处持续发展，提升竞争力的需要。物资供应处大力贯彻实施ISO 9000标准，积极推行整体ISO 9001：2000版质量管理体系认证工作，并行文督办。物资供应处的整体质量体系认证工作，在认证领导小组、物资检验监督科和质量体系内审员的辛勤工作努力下，先后开展了五大过程方面的工作：知识准备－立法－宣贯－执行－监督、改进。实施完成了质量管理制度体系的识别、诊断，制定了物资供应处质量方针、目标，完成了《质量手册》和《程序文件》的编写（立法），并取得了 ISO 9001质量管理体系认证证书。

物资供应过程的每一个环节，是相互关联、相互依存、相互促进的关系，质量管理活动每循环一次，所供物资质量就会提高一次，进而带动各项管理水平的提高。通过科学组织与管理，强化部门人员的质量意识与参与意识，不断挖掘内部潜力，从而提高供应工作的整体管理水平和经济效益。通过学习贯彻ISO 9001：2000质量体系标准，我们体会到实施质量管理体系认证是一项系统工程。通过建立、完善质量管理体系，使我们的各项管理工作形成系统化和制度化，真正体现质量管理的八项原则（即：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与供方互利的关系）。实施质量管理体系的关键问题是：如何建立完善监督考核机制，改变人们在实际工作中不及时记录和执行制度的随意性，解决迎检前现补资料的现象。实施质量管理体系认证取得证书，不是我们的最终目的。我们要以实施质量管理体系认证为起点，不断改进我们的管理工作，提高管理水平，为物资供应处可持续发展打下坚实的基础，加快向现代物流发展的步伐。

质量管理在物资供应重要环节中的实施[2]

物资供应部门在质量管理的实施中，一是要加强计量、标准质量管理的基础工作，推动企业通过加强基础工作，提高质量水平，增强市场竞争能力；二是加大质量监督检查，把好物资入库检验关口，不给不合格产品和伪劣产品以可乘之机；三是加强信息管理，对市场（用户）调研、采购进货、仓储、发放等过程进行管理，对物资供应管理的活动进行导向和控制，增强企业自我调节和自我控制的能力，使质量体系有效运行，从而保证供应物资质量，不断提高服务质量和经济效益。只有结合油田物资供应情况，针对上市公司和存续公司的不同特点，在上市公司内部进一步强化管理职能，逐步开展区域物资配送制，才能满足油田进一步深化改革需要。对存续部分推行专业化管理，以关联交易为纽带，以体现集中管理的原则，应重点从以下环节中抓好质量管理。

1 对物资采购计划的编报实施监督、考核

物资采购计划是物资资源组织控制过程的第一步，要切实加强计划管理，做好物资计划编报，提高准确率，并强化考核监督力度。重视物资资源组织的质量工作，在采购前做大量认真细致的调研，详细制定采购计划，做到货比三家，按招标采购程序，所采购物资不但质量过硬，而且物美价廉，为油田节约成本。2007年以来，物资供应处优化采购模式，加强招标监管，积极实施以框架协议采购为主导的采购模式，按照集合批量、规模采购的原则，通过预测、掌握物资需求，采用集中招标的方式确定交易供应商和采购价格，逐步建立起长期框架协议、订单采购、定期结算的采购模式，保证统购物资采购质量保持良好水平。加强招标采购监管，严格招标工作程序，实现招标采购的全过程管理。充分发挥好专家库的作用，建立评标专家随机抽选机制，推进专家采购和专家评标。通过招标采购每年为油田节约采购资金逾亿元。

2 物资资源市场供应商质量“源头”的筛选

物资质量的可靠性关键取决于生产企业的生产制造工艺过程，质量保证能力强，管理严谨的生产企业其产品质量的可靠性应好于不具备生产条件或质量保证能力差的生产企业。因此优选供货厂商，考核筛选、淘汰供货厂商就非常必要，做到从“源头”抓起，提高油田物资采购质量，建立稳定的供货渠道。进一步健全“统一管理、动态考核、扶优汰劣”的供应商管理机制，严格供应商质量资质审查、质量信誉评价。加强供应商质量保证能力的现场考查，从源头增强物资质量监控能力，将物资质量监控重心不断向供方管理延伸，并明确供应商选择不当的质量责任。着力培养主力供应商，按照业绩引导订货机制，落实对主力供应商的优惠政策，继续扩大主力供应商采购份额。

3 产品标准的收集、运用与审核管理

产品标准是物资采购、到货检验及索赔谈判的重要依据。物资验收、使用过程中的质量异议的处理都是按物资合同签订的标准类型、具体标准代号、质量责任和违约责任而执行的。目前，有部分生产企业的法制意识淡薄，不同程度地存在着违反国家法律法规的行为，其主要表现是无标准生产和继续生产未取得国家生产许可证、强制性认证的产品，个别油气产品的个别指标尚未完全达到国家强制性标准的要求，不仅给油田造成了不应有的损失，而且严重影响了油田的声誉和信誉。另外油田物资系统仍然存在标准有效文本收集不全，在合同中经常出现过期作废标准，标准名称与代号不对应等问题，造成到货后无检验依据，无法判定产品合格与否，一旦发生质量纠纷，给质量异议的处理及索赔谈判等造成困难。因此必须加强产品标准在采购订货中的收集运用，在签订合同时要注明执行的标准名称和代号，必须配备相应的标准有效文本。对不能形成有效文本的物资，通过协议、技术文件（图纸等）进行约束；对大宗物资和复杂系统在招标前进行技术交底，签订技术协议予以规范。为进一步确保采用标准的现行有效，物资供应处在ERP系统中增加了自主研发的QM质量管理模块。目前ERP系统QM质量管理模块已正式上线运行，在ERP系统QM质量管理模块中对照物码录入物资产品执行标准，清理供应商违规使用和删除废止的检验标准，对ERP系统QM质量管理模块的物资技术标准实施日常维护，随时对国家标准、行业标准、企业标准的变更进行（增加、修订、废止）更新，确保物资采购合同中的技术标准准确有效。

4 物资采购过程的质量管理

建立和完善物资采购各环节的相互监督制约机制。实行计划编制、采购决策、采购实施、价格控制、合同监督、资金结算分段管理，相互制约。计划员和采购员岗位分设，不能由一人兼任。建立和完善物资采购管理制度，加强物资采购事前、事中控制和事后检查，防止暗箱操作和人情采购，堵塞漏洞。不断完善物资供应主渠道建设，实施集中采购、实行批量采购、招标采购、比质比价采购，保证质量，满足需求，最大限度降低物资采购成本。

把招标订货工作放在突出位置。招标订货是降低采购成本，提高油田经济效益，防止不正当交易行为的有效途径。对于消耗量大且属买方市场的物资，采取按月、季度、半年或年度的消耗量进行招标。对于单项物资，例如：项目施工所需的机电设备、专用物资等，可以采取一次性招标，邀请用户和技术部门经过技术谈判后，一次整体招标的方式完成。

5 物资质量验收中的质量管理

严把物资质量关，做好质量检验是保障油田生产建设顺利进行的前提，是物资供应部门义不容辞的职责。为此，一方面物资检验部门要加大物资检验的力度，对大宗、重要物资要不断扩大检验范围和检验品种，提高检测水平。对不具备检测条件而需要进行检验的，可委托检验。凡未经质量检验合格的物资产品一律不准入库和发放使用。对于重要关键性的物资要实行驻厂监督、监造，加强产品事前和制造过程中的质量控制，确保物资供货质量。为了强化对物资质量的监督管理，保证产品标准的贯彻执行，促进油田在用产品（或物资）质量水平的不断提高，最大限度地杜绝“假冒伪劣”和不合格产品进入油田，依法维护油田正常的生产建设秩序，质量监督检验机构要对油田所属的企业生产、采购和使用的产品，依据有关规定进行抽样、检验，并对抽查结果进行公告和处理。特别是有针对性地组织对质量问题突出、用户反映强烈的重点产品（或物资）实施专项检查和治理整顿，及时将劣质产品及其生产企业清理出油田市场。另一方面要加强对业务行为的监督，严格货款支付，对未质量检验或达不到验收标准的物资，财务部门一律不得办理结算或拒付货款。

6 仓储管理中的质量管理

建立健全物资储备的规章制度、办法并组织实施，深化代储代销业务。摒弃大库存保供应的模式，在对油田仓储物资统一进行微机化管理的基础上，加强储备定额的科学管理，建立上、下线库存报警制度，达到既合理仓储，减少资金占用，又能保证生产需要。要充分利用买方市场有利条件扩大利用社会库存的范围，采取零库存、代储代销等方式，最大限度降低物资储备。加大库房现场管理力度，科学合理的利用空间，切实提高仓容利用率，降低成本。抓好帐、卡、物、资金“四对口”，定期组织清仓查库，使库容库貌保持良好的状态。

把好物资验收关，坚决杜绝不合格物资出入库。把住质量这个关键点，在物资到货验收时，应认真核对合同、检验外观质量、查标识标志和随货资料、进行质检等等，严格“零缺陷”把关制度，控制好每一个环节，把好每一个关口，对不合格的物资坚决拒收，确保为用户提供质量合格、数量准确的物资。同时，要加大物资保养工作力度，各级仓储部门要根据自己所管物资的料性制定切实可行的保养计划和措施，坚持保养经常化。

7 物资质量信息跟踪与反馈

进一步完善物资质量信息跟踪与反馈机制，加强与各单位物资供应部门的信息沟通，针对质量问题较多的物资品种，不定期对生产企业和生产现场使用情况进行调研。定期组织各用户单位、业务科室和部分供应商召开物资质量情况通报会，形成质量安全齐抓共管的新格局。为进一步加强物资采购质量监控，物资供应处在物资供应管理系统建立了物资质量信息跟踪及反馈机制，并以文件形式下发。在管理局层面建立物资监督检验和供应商信誉评价系统，对物资和供应商进行实时监督和评价。质量监督检验部门在收到局监督检验不合格报告信息后，填报《不合格物资通知单》，经处领导审批后，下达给物资供应办公室、市场管理科和财务资产管理中心。各业务科室追溯其采购供货渠道，市场管理科落实生产企业该品种的入网情况，财务资产管理中心暂停不合格物资生产厂商的付款业务。同时，督促供应商接受不合格物资的处理和整改后的监督复查。对有关物资质量的举报，质量监督小组在“服务承诺”的时限内给予调查、答复。

8 加强物资配送管理

随着油田物资配送工作的深入开展，物资供应体制发生了一些新的变化，在合理设计检验模式、优化检验程序等方面还有待于进一步探索和完善。对直达料的质量监管工作还没有完全到位，仍存在自行采购、串换大类的现象，产品质量得不到保证。同时，部分物资品种零星用料、急用料的质量不易控制。物资供应处在基地、仙河两个区域配送中心成立运行的基础上，成立滨南、河口区域配送中心。通过全面推行物资配送，建立物资配送网络，扩大物资检验监督的覆盖面，堵住“变通”采购等违规采购的渠道。落实配送人员全程跟车配送制度，加强安全运输管理，配送车辆要安装GPS卫星定位系统，且保证系统运行良好，确保全程跟踪监控。同时，对承运车辆出库前的捆扎、苫盖情况进行不定期抽查，对不符合要求的车辆及承运司机按规定进行处罚。严格库房收料管理，加强标识标注及随货资料的检查，认真核对购货合同，确保入库物资及发放有据可查，具有可追溯性。

9 严格执行规章制度及奖惩措施

目前，油田部分单位对采购物资的质量控制不够严格，其主要表现是没有严格按照油田物资市场管理和物资采购、供应、使用的质量管理有关规定执行，存在私自违规采购的现象，或者通过技术服务、劳务服务带产品的形式直达生产使用现场，缺少检验把关，规避监督检验，结果造成产品质量失控，某些劣质化工产品等直接进入油田生产过程，造成了对地层的严重污染和伤害，给油田的勘探开发、增储上产带来了严重影响，甚至引起质量事故，造成了巨大经济损失。为了加强物资供应的质量管理，应制定和完善物资供应全过程的规章制度，建立责任追究制，制定考核奖惩办法并严格执行。对严格执行规章制度，认真履行职责、严把物资质量关，成绩显著突出的单位和个人实行奖励；对弄虚作假，定人情货，暗箱操作，采购质差价高的假冒伪劣产品，以权谋私，给油田生产建设造成经济损失的，应给予严厉的经济处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

[1]SY/T 6008-94,物资采购通则[S].

[2]郎志正.质量管理技术与方法[M].北京:中国标准出版社,1998.

Based on the analysis and reflection about the function of quality management in the material supply,the controlling approach and method are explained from the aspects of important links and process of material supply.It is also presented that strengthening the quality management is beneficial to the accomplishment of task for departments of material supply and the improvement of their management level in material supply.

quality management;material supply;material distribution

��箫铃

2010-05-17