企业管理标准化分析

王林沪 金 玲

(1.宁波市鄞州永林电子电器有限公司,浙江 宁波 315100;2.中国水利学会,北京 100053)

1 企业标准化及企业管理标准化概述

标准化是人类生产活动特别是工业化大生产的产物,它伴随着生产的发展而逐步演变、完善,换言之,标准化工作的发展水平其实是由社会生产力的发展水平决定的。而随着我国改革开放后经济建设的飞速发展以及生产力水平的日益提高,国内企业对于标准化的认知程度自然也水涨船高,特别是自我国加入WTO以来,越来越多的企业在积极采用国际标准、国家标准和行业标准同时,还制订了自己的企业标准,用以提高企业竞争力。虽然,标准化在企业生产中受到的重视程度不断提升,但我们必须清醒认识到,很多企业管理者对于企业标准化的本质和实际意义还缺乏深层次的理解,甚至很模糊,例如有些企业的管理者片面的以为,企业标准化仅是涉及到产品、技术等方面问题,而对管理方面的标准化则是茫然无知。因此,对于从事标准化工作的人们来说,对一些最基本的概念有一个正确的、专业的理解十分重要。

首先,它能够帮助我们从宏观的层面上看待标准和标准化。其次,准确地把握这些概念,将使我们在从事具体的标准化工作中不偏离方向。

我国的国家标准 《标准化工作指南第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》(GB/T20000.1-2001)中定义 “标准”是 “为了在一定的范围内获得最佳秩序,经协商一致制定并由公认机构批准,共同使用和重复使用的一种规范性文件”;定义“标准化”是 “为了在一定范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动”;而标准的制定和类型按使用范围划分有国际标准、区域标准、国家标准、专业标准、企业标准。我国的国家标准 《企业标准体系要求》(GB/T 15496-2003)对 “企业标准化”也作出了明确定义,即 “为在企业的生产、经营、管理范围内获得最佳秩序,对实际或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动”。企业标准化是一个制定标准-实施标准-合格评定-分析改进,以及再修订标准的动态过程,这个过程是通过持续改进来实现的。由上述可见,具体到企业标准化这部分,其不仅仅关系到生产、技术这一方面,还牵涉到经营以及管理等具有社会属性的方面。而所谓 “管理标准”,是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项,即对企业管理活动中的开发、经营、设计、创新、人力资源、职业健康、设备与基础设施、质量、安全、环境、信息等等所制定的标准。通俗地讲,“管理标准”其实就是将标准化的普适原理系统地延伸应用到企业经营管理活动的大部分领域,其涉及到的具体范畴非常广泛。

2 实施企业管理标准化在企业发展中的重要作用

自古以来,国外企业的成功事例和我国企业的实践经验都反复证明了一点:管理决定企业的经营好坏、甚至是决定企业成败的关键性因素。对于一个企业的成败,“七分在管理,三分在技术”,这是被企业管理者广为接受的一种观点。而标准化在企业管理中的引入,将使企业取得更为科学、有效地管理,从而使企业在不断加剧的市场竞争中显现出越来越大的优势。

首先,企业管理标准化是科学管理的基础。被誉为 “科学管理之父”的美国人泰勒早就指出,使管理标准化,是实现科学管理的基础。这是因为:①管理科学与其它科学一样,首先是来源于管理的实践,其不过是具有普遍性、规律性认识的经验总结,这种经验总结的具体表现就是模式化、规范的知识的提炼过程,也即我们通常说的标准化过程。②管理学是从客观存在的实际出发,来研究人类社会中各种组织的管理活动及其规律性的学科,企业经营管理中有一条亘古不变的真理就是企业必须以自己的产品和服务最大限度地去满足顾客的需求才能盈利。这条法则应该说是古今中外企业必须遵循的不二法则,就是这条管理规律,谁违背了谁就要吃亏。企业管理就要在管理的科学化过程中逐步走向规范化,其也是一种标准化过程。

第二,企业管理标准化为管理树立权威。首先,因为管理的标准化是一个兼具自然属性及社会属性的科学范畴,管理者和被管理者在遵守标准的时候,都会意识到尊重标准乃是尊重科学、尊重实践及客观规律,因此标准的权威自然传导到管理的权威,使企业中的管理者和被管理者都能自觉遵守。其次,由于管理标准将日常的、大量的、重复发生的事物加以规范,管理者便能够从琐碎的日常工作中脱身,实行真正的例外管理,从而有精力有时间研究和思考事关成败的要害问题,并在其中提高了管理者的运筹能力和决策水平,从而确立其权威性。

第三,企业管理标准化是建立协调高效的管理秩序,实现企业规范管理和目标管理的有效保证。把企业各项管理工作统一起来并建立一套完整的目标管理体系,才能保证企业管理的有效性。而企业管理的标准化是开展目标管理的前提条件以及实现目标管理的有效途径。这是因为,首先,管理标准使工作过程中的每一道工序,每一道操作步骤标准化,明确环节目标,规范业务流程,避免操作过程和步骤上的混乱,达到标准化的要求,从而使管理程序更加科学,管理方法更加安全高效,保障人身安全,设施的安全,提高生产效率。其次,管理的标准化使企业管理者能够从具体目标、目的功能着手,强调关键因素,使管理标准成为企业合理组织生产、技术、经营活动的一个重要依托以及制定工作标准要素的基准点。

可见,做好标准化工作是企业实现现代管理和科学管理的需要,也是企业创造经济效益必不可少的基本手段和基础工作。面对中国加入WTO和市场经济的严峻形势,企业必须建立适应市场经济的企业标准体系,用标准化促进管理创新,技术创新,提高人员素质,全面提升企业管理水平。

3 企业管理标准化存在的问题

尽管企业管理的标准化日益受到企业管理者的重视和采纳,其还是存在很多问题。

第一,企业管理者的标准化基本知识匮乏,一些企业缺乏长远的战略目标、目光短浅,个别企业的管理者依靠传统的规章制度来管理企业,一味追求短期效益或者仅仅是规模的增长。也有的企业虽然制定了战略目标,但由于企业的管理者不熟悉标准化法律法规和有关企业标准化的各级标准,没有树立起企业管理标准化的理念,不清楚企业标准化对于企业发展而言的重要影响,使战略目标的不切实际,造成企业为实现这个战略目标而陷入多元化经营的陷阱,因而不可能对企业管理的标准化进行有效地落实。

第二,重技术,轻管理。由于国家质量检验部门以及标准化行政管理部门的监督管理,一些企业都被动地采用相关技术标准,企业管理者迫于上级管理部门及市场竞争的压力,都比较重视相关技术标准,树立了一定的技术标准观念,并力图通过技术标准稳定和提高产品的质量,从而在市场竞争中取得优势。然而其对于管理标准的制定和实施十分漠视,更有甚者,许多企业管理者以为企业标准化就是技术标准,对于管理方面也有标准化毫无概念。

第三,重形式宣传,轻贯彻使用。近年来,随着ISO9000质量管理体系认证、ISO14000环境管理体系认证和ISO18000职业健康安全管理体系认证的潮流,许多企业管理者为了迎合广告宣传的需要,对企业管理等申请认证。但这种认证本身的目的就不是为了提高企业管理水平以及企业可持续发展能力,因此并没有实质上提高这些企业管理者对于企业管理标准化的认识,更无从说这些企业管理者利用这些认证标准对企业实施科学而有效的管理。这些认证的国际标准建立起来的管理体系与企业原有的管理体系和制度并不适宜,所谓的管理标准只能成为广告宣传中的装饰而被架空于管理体系之外。

4 企业管理标准化的发展方向

为了更好的落实企业管理的标准化,使企业管理的标准化在企业发展中发挥充分的作用,应当在以下几方面多做工作。

第一,克服上述提及问题中普遍存在的对于企业管理标准化认识不足、重视不够的问题,首要树立管理者的标准化理念。正如前面提到,企业管理的标准化是企业管理是否科学有效的基础,它甚至是事关企业成败的关键,因此首先应当对企业管理标准化进行清晰深入的理解,树立起以标准化进行企业管理的先进理念。具体地讲,首先应当是企业管理者 (既包括决策层的管理者也包括中层管理者)系统深入地学习标准化知识,并学习与实践中不断培养管理标准化的意识;另外,必须在企业设立标准化管理机构及职能部门,试想一个连标准化管理部门都没有的企业,怎么可能期望它有正确的企业管理标准化的理念?

第二,顺应时代发展,构建具有和谐理念的科学的企业管理标准。和谐理念的管理标准,以人性化管理推动企业不断向前发展。企业要想在愈来愈激列的国内国际市场竞争中占有一席之地,就必须实行人性化管理,深化改革,规范经营,切实企业管理职能转到主要为市场主体服务和创造良好的发展环境上来,实现人性化管理,增强亲和力,建设和谐企业,只有这样才能使企业得以生存和发展,从而为企业带来更大的发展空间。

第三,强化企业全体员工的标准化意识,调动其对于标准化学习的积极性,提高整个企业对于管理标准的理解能力。企业的管理者们首先必须树立企业全体员工标准化意识,采取目标管理,规范化经营,组织协调,建立共同价值观,通过激励机制等手段,最大限度调动员工对于标准化的学习、理解及执行的积极性。企业管理者还应采用宣贯或培训的方式,以确保企业整体对于企业管理标准化理解能力的提高。管理标准实施过程中,要有专门的咨询人员结合信息反馈和企业实际情况,把相关法律法规政策、管理营销战略、其他企业运行机制等融入到自身企业管理体系中去,提高管理标准化的水平,树立其权威,从而更好地激发员工对于管理标准的学习兴趣及敬畏心理。

第四,强化执行力,使管理标准确能落到管理实处而非仅是广告宣传中的装饰。只有真正落实的管理标准,才能发挥其应有的效用,而任何政策、措施、制度等等的落实都首先需要强有力执行力。首先,企业必须建立健全的管理标准监管机制,使企业管理标准的运行实施得到有效监督。其次,企业的决策层、中层和基层,要结合实际情况进行分层次的执行能力强化培训,其中最重要的是需要强化中层执行能力,因为中层管理是管理标准化贯彻落实的中坚力量,因而必须重视对中层的管理,实施中层执行力强化工作,对中层提出较高要求,这是企业管理标准化的需要,也是企业发展的需要。

5 结 语

企业管理标准化是企业实现现代化科学管理的基础和重要手段,对于企业的发展具有重要的意义。然而国内企业的管理标准化的意识还十分淡薄,存在很多问题。为了更好地实施企业管理的标准化,应当在提高整个企业标准化认识的前提下,建立科学的企业管理标准化体系,并能够坚定的将管理标准落实执行,使管理标准在企业发展中发挥应有的作用。