浅谈高校中文期刊回溯建库中的问题和对策

2010-04-11倪琪

河南图书馆学刊 2010年5期

倪琪

（南京晓庄学院图书馆，江苏南京 211100）

期刊回溯建库是相对新刊即到即编建库而言，它是利用图书馆自动化管理系统把图书馆以前积累的期刊数字化，使其成为计算机可读的、有组织的相关文献信息的集合（即馆藏数据库），以供读者用计算机进行检索。我校是由三个院校合并而成的，主图书馆在方山校区。为实现期刊文献管理的标准化、自动化和信息检索查询的高效快捷，2007年上半年起，我馆利用汇文Libsys3.0操作系统，对原各校区历年馆藏期刊进行了回溯建库。

1 回溯建库前的准备工作

1.1 管理软件系统的选择

图书馆管理软件系统功能如何，对回溯期刊数据库的质量及建成后数据库的数据存储、检索利用和日常维护都会产生很大影响。我馆在2003年以前使用的是博菲特管理软件系统，2003年开始使用江苏汇文文献信息服务系统Libsys3.0操作系统，经过逐步升级，2009年11月，系统升级至Libsys4.0操作系统。

1.2 数据源的选择

由于必须保证期刊编目的完整性和准确性，我馆选择了以数据套录为主和自建编目为辅的方法进行编目。套录数据的数据源质量直接关系到数据库的检索效果，因此要选择优质数据源套录。经多方考察，我馆主要套录南大、南师大等省内外高校的期刊MARC数据。

1.3 回溯建库方案的确定

回溯建库一般有三种方案：一是根据目录卡片来建库。方便、快捷但著录信息不完整。二是核对刊卡建库。能避免刊卡不符的现象，但核库工作量大，著录欠准确。三是根据文献实体来建库。著录的结果准确，但工作量非常大。我馆采用根据文献实体建库的方案，虽然任务艰巨，但著录全面，质量有保证，并能给每本刊贴上条形码，利用汇文系统的功能添加馆藏信息，实现对期刊流通、阅览的管理。

2 回溯建库流程

回溯建库工作的程序先是查重，如果已有编目数据，则添加馆藏信息；如没有编目数据，则先套录数据或新建数据后再添加馆藏信息。将套中的数据下载后，结合本馆馆藏进行必要的修改补充，如题名、ISSN号等有变化的进行必要的附注，并给出索刊号和馆藏年限，就成了本馆的机读目录数据；对未套中的期刊按照著录规则、主题标引规则、CNMARC格式标准自建。在添加馆藏信息时，财产号中填我们赋予书的条码号，其余如典藏地点、币种和价格等按要求进行填写和选择，这时该刊回溯才算完毕。

3 建库过程中遇到的问题

在OPAC查询中，读者最关心的不是刊的书目信息，而是本馆是否收藏了他所需要的某种刊的某一期，即馆藏信息。所以我们回溯的目的是既回溯书目，又要有馆藏信息。由于期刊具有连续性、继承性、动态性等特点，它在连续出版过程中，常常出现刊名、出版周期等变化，在运用计算机管理集成系统来开展期刊回溯工作时就有其复杂性和特殊性，部分数据中存在着著录项目不全、分类错误等问题。以下是回溯期刊馆藏信息过程中遇到的问题：

3.1 记到用的Marc记录和自编的Marc记录不完整

在连续出版物模块进行期刊订购的时候，需要填写订购期刊对应的MARC数据，作为记到的依据。由于订购工作是以征订单上的信息为准的，而征订单上一般只包括刊名、出版频率、国内统一刊号等信息，这样的Marc记录数据是不完整的。另外，自编Marc时，往往偏向于中文图书的标准，有些字段被遗漏，有的字段著录不太确切，形成不完整的Marc。

如《中州学刊》分别用索刊号C/339和题名检索时，均检索出不完整的Marc数据，属自编Marc数据和记到Marc数据并存：自编Marc字段包含索刊号信息，用索刊号C/339检索出不完整Marc；记到Marc字段包含题名信息，用题名也检索出不完整的Marc。

3.2 著录缺乏必要的规范

在著录多个检索点入口（如200字段@a子字段）时缺乏必要的规范，检索结果则不一致。如《国土资源的遥感》：用索刊号S/52检索时，无Marc数据；用题名检索时，有完整的Marc数据，905 字段中的索刊号也是S/52。如果检索点著录规范，用S/52和题名检索时，可以检索出同一Marc数据。

3.3 分类标准不统一

因为分类法的非唯一性，所以各分馆有可能采用相同的分类法，也可能不同，但即使选择相同的分类法，版本也可能不一样，且各分馆的著录标准、标引深度也可能不一致，而种次号更是各分馆根据自己的馆藏进行分配的，所以“同刊异号、异刊同号”的现象普遍存在。

例《星星诗刊》：用合刊索刊号I2/178检索，无完整Marc数据；用题名检索，有完整Marc数据，但索刊号是I22/7，属于同刊异号。

3.4 存在部分重复数据

合并前各分馆采用不同的索刊号和排架方法，没有及时修改、删除一些重复或错误的数据；另外，在套录、自建数据时，有时没从多个检索点入口查重，存在着重复数据的问题。

如《银行家》：用索刊号F/187检索，有完整的Marc数据；用题名检索，检索出不同的Marc数据：606字段中显示的是“英语”；905字段中的索刊号是H319/992，此数据是分类错误的重复数据，未及时删除。

3.5馆藏与Marc对应出错

由于本地书目数据库、套录库、外部Marc等之间的关系较为复杂，在数据转换过程中，经常会发生将馆藏记录添加到别的Marc条目下的错误。如《清明》：用合刊索刊号I2/156检索时，无Marc数据；用题名检索，则检索出《清明》的图书书目数据。又如《江苏通讯》：用合刊索刊号D/1(1)和题名检索，均检索出《研究生入学考试政治理论课》Marc数据。

3.6 题名相同而版本不同的少套录

题名相同而版本不同的情况很多，套录和自建数据时，往往容易少套录或少建数据。如《天津大学学报》（社科版）：用合刊索刊号C/314检索，无Marc数据；用题名检索，检索出《天津大学学报》（自科版）Marc数据，少了一条《天津大学学报》（社科版）Marc数据。

3.7 题名更改且版本不同的误套录

一些大学学报有多种版本，如哲社版、自然科学版等，师范专科院校合并或升格后的学报变动较多，有师大学报和师专学报、简称题名和全称题名的学报等，这些学报中有的有源目录可套，有的无源目录可套，易张冠李戴。如馆藏的《陕西师大学报》：（1)用《陕西师大学报》索刊号C/44检索，检索出《陕西师范大学学报》（哲学社会科学版）；（2）用《陕西师大学报》题名检索时，无Marc数据；（3）用《陕西师范大学学报》题名检索，检索出《陕西师范大学学报》（自然科学版）。

4 解决问题的对策

4.1 对馆藏不完整Marc的处理

记到用的不完整的Marc虽然不对应馆藏，也不能将其删除，因为这条记录是在Libsys3.0（或升级后的Libsys4.0）连续出版物模块的订购中添加使用的，系统不允许删除。因此，我们采取用新的Marc记录覆盖粘贴在记到用的Marc或不完整的自编Marc上面的方法，原来的数据得到了更新，且不影响原有记录对应的馆藏。新的Marc记录可以通过套录和规范著录两种方式获得。

4.2 规范著录，提高录入的准确率

规范著录标准，要把录入的准确性放在数据库建设的首位。编目人员要严格按照标准化、规范化输入，特别是作为检索点入口点的字段，如200字段@a子字段，不允许出现错字(使用拼音输人法容易误输入同音且形似的字)，注意不能有多余的空格和符号，标点符号和字母的大小写输入都要规范。

4.3 制定分类细则，统一索刊号

科学地分类是对期刊质量进行控制的关键，分类表的选取、类目分级的设立都直接影响期刊的管理和服务。期刊分类必须遵循的基本原则是：a分类级别宜宽不宜细；b难以入类的期刊归入上位类；c尽量避免使用总论复分表和组配方式等。根据目前我馆期刊问题较多的情况，统一分类标准和标引深度，按规则将库里原来几个馆的期刊数据进行合并、核实和修改，用分类号和期刊的种次号作为期刊的索刊号。

4.4 必须重视查重工作

查重质量的高低直接影响到期刊数据库的质量。若忽视重复记录，新建或重新下载一条完整的Marc记录，那么有的刊就有了2条Marc记录，这将造成数据的分散，须及时核实和处理重复记录。查重时必须通过多种途径(如题名、索刊号等)，利用所掌握的最新期刊信息进行查找，并注意Marc格式中4xx等字段的链接和3xx字段中的附注说明，避免一刊多条记录或空记录的发生。