高校图书馆为地方政府信息服务对策研究

江门职业技术学院图书馆〔广东省江门市 529090〕 吴南雁

“政府信息”主要就是政府发布的各种行政条例、管理规章、各种程序性的操作规范等,它们通过政府公报、公告、文件、通知等方式向社会公众发布,让公众了解社会管理、政府工作,并应用这些信息,决定自身活动的具体方式。同时,这些信息的公开发布,也是公众监督政府行为合法性的前提之一。政府是信息的最大生产者和拥有者,但这并不阻碍高校图书馆为政府提供信息服务的可能性;相反,高校图书馆的咨询服务功能,其信息服务对满足政府的需求有着特殊作用。因此,高校图书馆应根据《中华人民共和国政府信息公开条例》,抓住为地方政府信息服务的机会,通过参与地方政府信息服务,推动高校融入社会,拓展高校图书馆的发展空间,提升高校图书馆参与服务社会的意识,提高高校图书馆服务社会的水平。

一、高校图书馆开展政府信息公开服务工作的现状

目前,高校图书馆开展的政府信息公开的服务工作,基本上仍处于空白。在高校要查阅政府信息,其主要途径基本上是在高校档案室查阅。我国在很长一段时间,政府部门一般都是通过“红头文件”的形式出台各种政策,根据行政渠道上传下达,其公开的程度有严格的规定,传播的范围和级别有一定的要求,公众几乎很难看到,且政府各系统部门间的信息资料属内部资料各自存档,相互之间很难得到。长期以来,高校图书馆面向读者的服务主要是提供图书、期刊、报纸等资料,对政府信息关注较少。因此,高校图书馆对政府信息的收集也是比较零碎的。

高校图书馆内一般不提供政府所属各部门的纸质政府信息公开指南和信息公开目录索引,包括政府公报。高校图书馆内未设专职工作人员负责与指导读者对政府信息的需求,不受理有关政府信息公开的咨询问题,也没有查阅者登记制度,因而高校图书馆还无法提供依申请公开事宜的程序或咨询。在各高校图书馆的网页中,也没有相关内容的特色栏目和政府网站的链接。

即使有的高校图书馆开展了政府信息公开查阅工作,也是对口性服务,只针对本地区政府或其所属部门在其政府网站上主动公开的信息。对不同地区、上位地区、中央机构不同部门主动公开的政府信息,均无法提供综合的查阅服务。此外,由于宣传不够,致使社会公众不知晓,使政府信息不能被公众及时有效地利用,大量的信息资料处于闲置状态。

二、高校图书馆开展政府信息公开服务工作的优势

尽管高校图书馆对其信息服务的功能认识还存在观念陈旧、方式单一、服务滞后之不足,但这并未改变高校图书馆的服务本质。高校图书馆信息服务已向多功能、全方位转变,开展政府信息公开服务工作就是延伸和扩大了高校图书馆的服务职能,并且有其优势。

(一 )硬件优势

高校图书馆大都拥有现代化的设施设备,拥有各种文献载体和数字技术、网络设施、高性能的计算机等现代化技术和设备。高校图书馆在网络化、自动化、数字化建设上也取得了很大发展,有些高校图书馆之间实现了联网,它们以其高速度、大容量和先进的信息传递占据很大优势,这些都为高校图书馆开展政府信息公开服务提供了设备和信息公开的硬件条件。

(二 )技术优势

高校图书馆先进的信息技术,建立了高速快捷的校园网,有丰富的软件开发和应用经验,有完善的信息组织和分类体系、现代化的信息处理技术、高效的网络检索搜索引擎等技术,计算机技术、缩微技术、信息数字化技术、声像技术等,都早已进入高校图书馆,有些高校图书馆之间还建立了资源共建共享协作,建立用户档案,为用户提供网络资源信息和情报加工服务,分析他们的信息需求特点,通过筛选、分析、整理、集成,依靠 Push技术主动为用户提供信息,满足用户的需求,具有实施信息快速传递的技术基础条件。

(三 )人才优势

高校图书馆都有一支学历高、有实际工作经验、具有专业知识、能进行信息资源整理检索的图书情报专业的复合型人才队伍,这支队伍精通计算机知识,知识面广、懂业务、懂技术、懂计算机、懂网络、懂管理,可以根据不同需求开展多种形式和不同层次的信息服务工作,能根据不同的检索内容及相关的检索要求进行信息检索和深加工,能够将信息搜集、传递、管理、加工等专业的知识熟练运用于工作实践中,在必要时可以联络、组织相关学科门类的专家、教授,具有信息开发能力和新技术的应用能力。

总之,高校图书馆信息服务能根据用户的信息需求,利用先进的网络通信技术和网上信息资源,通过对信息深加工为用户提供高质量的增值信息,把握用户定位,为用户量身定做合适的信息内容和服务,满足用户的个性化信息需求。

三、高校图书馆为地方政府信息服务的对策

《中华人民共和国政府信息公开条例》将公共图书馆纳入了政府信息公开服务体系,但没有把高校图书馆纳入到政府信息公开服务体系。目前,由于我国高校图书馆开展政府信息公开服务普及程度不高、服务水平较低、宣传不到位,因而导致公众知晓率低,应通过加强宣传、深化服务内容、争取政府支持等途径改变现状。

(一)加大宣传力度

高校图书馆为地方政府信息服务有一个如何让大众知晓的问题,这就需要加大宣传的力度。人们习惯于在公共图书馆查阅政府信息,不习惯于在高校图书馆查阅信息,因为高校图书馆一般不对外开放,很多人都不知道高校图书馆的这个新职能,这就需要高校图书馆加强这方面宣传的力度。要加强宣传力度,必须以高校图书馆为阵地,以讨论活动为载体,邀请政府各部门的专家组织各种形式的“专题讲座”、“宣讲报告会”等,向公众发布、解说、宣讲重要政策、热点问题和焦点问题,深化政府信息公开的内容与形式;通过发布公告、资料及宣传手册,开辟宣传栏,编辑《读者须知》,开展政府信息服务日等多种服务方式,使公众了解高校图书馆在政府信息公开活动中扮演的角色和地位,让公众明白高校图书馆也参与了政府信息公开服务,可以培养公众的高校图书馆意识;还可以利用各种机会,到社区特别是偏远地区开展宣传,传播政府发布的各项政策信息,使公民的知情权、参与权和监督权得到保障。

(二)建立“政府信息公开查询平台”

政府公开信息的第一步是平台建设,该平台主要以各级政府网站上的公开信息为整合对象,以用户需求为导向,通过自动化采集和组织,将各级政府公开的信息进行整合,建立多种专题数据库,对不同形式的政府信息及政府机构,利用统一的元数据标准,将信息资源的内容、外部特征及其关联关系进行充分组织、挖掘和揭示;并将互联网上的不同来源、格式和版本的政府信息资源与国图馆藏文献资源进行有序整合,构建一个方便、快捷的政府公开信息整合服务门户。在此基础上,以联盟方式实现资源共享、资源互补,达到新的层面。通过“政府信息公开查询平台”,整合高校图书馆制作的“政策法规专题数字资源”,内容涵盖政治、经济和社会各方面;设立“国家政府信息查询”、“各级政府信息查询”、“各级政府直属机构信息查询”、“公共信息查询”等栏目,提供国家、省和地区政府网站的直接链接,方便公众一站式查询,也可建设“政府公开文件数据库”。同时,高校图书馆还可依托“政府信息公开查询平台”来加大政府信息公开的宣传,遵循主动、及时、易用、效益原则开放档案,培养公众利用政府公开信息的意识,为政府信息公开提供优质的服务。

(三)强化高校图书馆政府信息公开服务职能

高校图书馆对政府信息公开服务职能的强化：一要及时、准确、全面地收集政府公开的信息,尤其是政府公开的规范性文件要收集齐全,在服务中要开展政府信息公开服务电话咨询、网上咨询,并在有关阅览室开辟政府信息公开专架,内容包括机构职能、政策法规、业务文件、行政权力、工作动态等。二要设置政府信息公共检索服务点,方便读者通过政府信息公开网,及时完整地获取政府部门公开的信息。政府信息公共检索点在高校图书馆的设立,将为广大读者了解和利用政府信息提供极大便利,也使高校图书馆能够很好地发挥挥政府网站的辐射作用,成为政府信息公开的重要服务平台。三要提供人性化服务。可为其读者配备专门服务人员和计算机、打印机、复印机等设备,还要为读者提供使用的笔、纸以及老花镜等物品,在服务中要针对不同读者的需求提供有针对性的服务。总之,高校我图书馆将采集的政府信息进行整理、序化,可以提高社会公众对高校图书馆的认可度,使图书馆信息知识导航作用得到进一步发挥。

(四)建立高校图书馆政府信息服务制度

高校图书馆为政府信息服务要坚持服务导向,构建具有自身特色的政府信息服务制度。诸如：(1)建立高校图书馆对政府信息记录的接收和保存制度。政府信息公开的及时性,客观上要求高校图书馆在第一时间接收到政府公开信息的电子文本,及时收集到政府公开信息的电子文本是高校图书馆提供政府信息服务的关键所在,高校图书馆应与各级政府机关建立能及时接收与送交政府公开信息的长效机制。政府主管部门也可指定或委托高校图书馆,利用高校图书馆的专业技术优势,进行当地政府信息公开目录、指南、索引、摘要的编制工作,并为高校图书馆开展政府信息公开服务提供必要的保障,认真为图书馆落实有关设施、设备的需要。 (2)建立信息共享制度。为加强政府部门信息共享,应该建立信息共享制度,以加快建设统一的电子网络平台和信息安全基础设施,加快建设信息资源目录体系和交换体系,支持信息共享和业务协同。 (3)实行政府信息“专职员工”服务制度。即确定政府信息服务专职人员,利用他们熟悉馆藏、懂服务政策、相关信息技术的能力,以及深入了解和掌握政府信息的专长,帮助读者提高获取和利用政府信息的能力和技巧。通过这种服务,其专职服务人员将成为政府信息领域的信息专家,使图书馆传统业务实现新进展,更好地发挥图书馆的服务职能。(4)建立信息咨询服务管理制度。良好的信息咨询服务管理制度,能保证信息咨询服务工作的有效开展。高校图书馆根据制定的制度进行更为积极的信息咨询服务,如在现有网络系统下,可以通过组织建立信息网络系统,实现信息资源共享。(5)借鉴欧美发达国家在政府公共信息资源开发利用时制定的相关政策法规,如信息公开、版权利用、隐私保护、合作伙伴关系以及服务标准等,正确处理好公开和保密的关系,树立起信息公开的义务意识,对规定为保密的事项严格保守纪律,防止围绕权力寻租的暗箱操作,促进社会对信息的利用。

(五)打造政府信息服务专业队伍

高校图书馆虽然具备了提供政府信息服务的硬件设施保证,但在保证政府信息服务所需的专业人才队伍方面还有欠缺,急需进行培养。其工作人员应具有较高的计算机操作技能,能熟练应用信息采编自动化软件,熟悉互联网络及通信知识,有法律意识,熟悉政府法律法规。其工作人员向行政机关申请公开信息时,能够熟悉申请程序,代用户办理申请手续,提供一站式服务,这就需要掌握政府文献信息源、学习各类网站和数据库的检索方法,还要主动与提供政府信息的行政部门、档案馆沟通、交流,建立合作关系。因此,具有一支为政府信息信息服务的专职队伍也是高校图书馆政府信息公开服务的根本保障。

(六)组建高校图书馆政府信息整合服务联盟

高校图书馆应对政府信息的整合服务采用分层建设、共建共享的模式,打造联合舰队,利用成熟的文献信息管理方法和工具,把政府公开信息纳入到高校图书馆信息整合的流程中来。政府的义务是公开,而图书馆的义务是整合和服务。信息的整合可以根据不同级别的图书馆进行,如部属高校图书馆主要整合中央级的政府信息,各省属高校图书馆主要整合省级政府信息,地市属高校主要整合地县级政府信息。但政府信息本身是有关联性的,不是孤立的,从中央到地方,到各部门,怎样引用、摘述、流转、整合这些政府信息公开资源,都需要高校图书馆的介入。通过组建“高校图书馆政府信息整合服务联盟”,高校图书馆可以在应对政府文献信息资源中相互协作,使信息资源得到优化。反过来,高校图书馆又可以利用图书、期刊、报纸等文献为地方政府和社会公众服务。

(七)通过理论研究促进高校图书馆信息服务

理论研究来自于实践,理论的形成可以指导实践。要使高校图书馆更好地为政府信息公开服务,必须从理论上去探讨,如高校图书馆在政府信息公开制度下应服务的内容、如何服务、服务的效果怎样,通过理论的探讨去指导实践,在实践中不断完善。当实践中遇到问题时,高校图书馆就必须不断反思自身应如何定位和发挥它的作用,如何发挥高校图书馆的特殊性推动此项工作的实施,这些研究都有助于高校图书馆能够不断利用政府信息公开之机会,为高校图书馆带来新的发展契机。

总之,高校图书馆收集、保存政府公开信息资源为社会提供使用,必须充分重视对海量政府公开信息进行科学地组织与整合,帮助社会公众及时、便捷地获取全面的、系统的、权威的、准确的大量优质信息资源,使公众可以方便快捷“一站式”地获取政府公开信息,最大程度地降低政府信息传播的成本,最大限度地保障公众应享有的知情权。

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