档案信息资源网络化建设探讨

常 悦

（黄河水利职业技术学院，河南 开封 475004）

0 引言

目前，档案信息化建设已成为我国各级档案部门的一项重要工作内容，而档案信息资源网络化则是档案信息化的一个重要方面。 所谓档案信息资源网络化， 是指通过建立档案信息网站和数据库，把已经数字化了的信息资源通过互联网或局域网等计算机网络信息技术发布或传递出来，供公众进行档案信息查询和资源共享，以实现档案信息的开放式、社会化利用。

实现档案信息资源网络化，是社会信息化发展的必然要求。 它对于促进我国档案事业的发展、实现档案资源的共享具有重要意义。

1 实现档案信息资源网络化的意义

1.1 档案信息资源网络化是档案工作在信息时代可持续发展的必由之路

当今时代是一个信息化的时代。 信息化促进了社会的发展， 同时也对各行各业提出了挑战和要求。 与此相适应，社会对档案信息的需求也呈现出多格局、多层次、多样式、多容量、高效、快速的特点。 这就促使档案工作必须适应时代的要求，统一规划，把全国的档案馆联结成网，使之紧密合作、优势互补、协调发展，充分发挥档案的社会服务动能。另外，实现档案信息资源网络化，也可以扩大档案部门的影响。 过去由于缺乏宣传和不产生直接的经济效益，档案部门在国人的心目中影响力非常有限，许多档案是藏在“深柜”人未识，档案人员则是默默无闻的守清贫。 而实现了档案信息资源网络化，一方面可以提高档案的利用率，另一方面也是对档案和档案部门的一种宣传。 这无疑会扩大档案部门的影响，促进档案事业的发展。 所以，实现档案信息资源网络化，是档案工作与时俱进、持续发展的必由之路。

1.2 档案信息资源网络化是实现档案资源共享、满足公众知情权的有效手段

档案信息资源网络化主要依托的是互联网技术。 互联网技术改变了以纸张为主要信息载体结构、以手工服务为主要手段的传统工作模式和服务方式，直接为档案部门及相关领域提供优质的服务，从而实现了档案部门之间的信息共享。 不仅如此，档案信息网络化还具有强大的优势，方便快捷、节约时间，可使档案资源成为社会的共享资源和共同财富，使不同地点的多个用户同时受益，做到查询、浏览、获取同时完成，足不出户就可以利用档案。

实现档案信息资源网络化，也是满足公众知情权的有效手段。 档案是保留下来的国家记忆，档案所包含的信息非常丰富，而且这些信息是原始信息。许多公众有很强烈的愿望，想了解历史的真实，想看到那些有关政治、经济、文化、外交等各方面的原始记录。 档案信息资源网络化，可以把已经开放的或无需保密的档案信息在网上公布出来，或在网上开展档案展览、提供信息咨询，从而满足公众的社会知情权。

1.3 档案信息资源网络化是提高社会档案意识的重要途径

档案意识反映人们对档案及其价值、作用的理解、认知和重视的程度。 从公众的档案意识中，可以看出档案工作的水平，也可以折射出社会物质文明和精神文明发展的程度。 档案界一些人士常常慨叹我国公众的档案意识不强，其实有很大的一方面是公众缺乏了解、认知档案的机会。 如何提高公众的档案意识呢？ 一个方便快捷的方法就是利用网络。当今越来越多的人选择了网络这条途径来了解信息。 如果档案馆（室）“在管理好本行的同时能更多地关注一下网络，保存一些公共的素质资源，如果人们在网上查找信息时，档案馆网站能够成为他们有力的工具之一，那么档案意识是不是能有所提高呢？”[1]。

2 档案信息资源网络化建设中存在的问题

目前，实现档案信息资源网络化存在或面临的问题主要有以下4 个方面。

2.1 对档案信息资源网络化缺乏普遍的认同感

只有认识到档案信息资源网络化的价值和作用，才可能真正对其予以重视。 目前无论是在社会上还是在档案界，一些人们对档案信息资源网络化的认识都还不到位。 虽然许多人都认为档案是一种重要的信息资源，但是档案信息资源在信息社会的价值和作用究竟如何发挥？ 档案信息资源是否有必要实现网络化、进而实行全面的档案信息化？ 对于这些问题，即使是在档案界也存在着不同的认识。有人认为，档案界根本就没有这方面的需求，又何必花费大量的人力、物力、财力呢？ 而且，“现在基层档案部门连正常的业务经费都紧张，更别说档案信息化了”[2]。 另外，由于制度方面的滞后和技术方面的不够完善，也导致了档案信息资源建设难以适应社会的档案信息利用需求。 这一切使得人们对档案信息资源网络化缺乏普遍的认同感。

2.2 档案网站建设进度和质量参差不齐

档案网站是网络化信息的载体，网站的建设关系到网络化的正常开展，如果没有这个载体，就根本无法实现信息的共享和信息的网络化。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，对“十五”期间的档案信息化建设进行了总体规划，明确规定了全国各省级档案局、馆网的开通率及开通时间。 但是，我国现阶段的档案网站建设情况却不尽如人意，档案网站的建设进度和质量参差不齐，东南沿海经济发达地区的建站率和开通率高于中西部地区，大城市的建站率和开通率高于中小城市（镇），呈现出明显的地域差异。 笔者也曾在2008 年6 月份通过网站链接及百度搜索对河南省现有的17 个省辖市进行调查，发现仅有郑州、开封、安阳、济源、新乡、焦作、许昌、南阳8 个市建有档案信息网，开通率尚不及50%。 其中，即使是已建立的档案信息网站，其质量也参差不齐。 例如，郑州档案信息网内容比较丰富，各个栏目都能打开，而有的档案信息网内容则比较贫乏，许多栏目打不开，或没有实质性内容。

另外，一些档案网站无法与上级的龙头网站或兄弟单位的网站链接，因而未能形成由龙头网站向下辐射、上下贯通、纵横交错的档案信息网络体系。有些网站虽然在首页上设置了“友情链接”或“相关链接”等栏目，但有一些是仅有“链接”字样，却打不开。 例如，在新乡档案信息网上设置有开封档案信息网、南阳档案信息网的链接，但是一点击，显示的却是“无法找到该网页”。

2.3 缺乏档案信息资源共享理念，存在着档案信息垄断现象

虽然近年来，在档案界“重藏轻用，秘而不宣”的思想正在逐渐淡出，越来越多的人认识到了档案利用的重要性，但是提供利用的方式却一般还是传统的现场阅览、复制，而对于网络环境下的资源共享还存在着一定的疑虑或困惑，诸如共享是否会侵犯知识产权、是否安全、成本是否会增加等等。 其实，与传统的管理方式相比，在网络环境下，档案信息异地传播和共享的成本更低，更具有明显的优势。但“长期形成的传统档案信息管理方式限制了档案信息资源共享理念的创新与完善，桎梏着网络信息资源跨时空、多领域、全视角的共享利用”[3]。

正是因为缺乏信息资源共享的理念，所以在一些单位和部门，存在着档案信息垄断的现象，主要表现为一些单位和部门不按规定向档案馆移交档案，为了自身使用方便，将到期应移交进馆的档案材料滞留于本部门的档案室内，或某些科技人员片面强调技术保密而截留档案材料的关键部分，存放于自己手中，仅将不重要的部分移交进馆，造成档案材料的残缺。 另外，由于管理体制不顺而导致的行业间、部门间和地区间争抢档案的情况，亦属档案信息垄断之列。 这使得档案信息资源在形成源头上被截流，影响到档案信息资源的共享，因而影响到档案信息资源网络化的充分实施。

2.4 缺乏强烈的网络安全意识，网络安全存在隐患

随着档案信息化建设步伐的加快，大部分人都认识到网络存在着不安全的因素，但是对于档案信息网络的安全问题，还没有引起足够的重视，缺乏强烈的网络安全意识。 例如，有人认为，上网信息没有涉密内容，网络就不会遭受人为攻击；有人认为，不下载可疑内容，就不会染上病毒；有人认为，只要不是故意破坏，办公自动化系统就不会受损，等等。正是基于这些认识，网络安全问题已成为档案信息资源网络化顺利实施的一大障碍。 目前，网络安全隐患主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问， 尤其是黑客的入侵，不仅能盗取、修改信息，而且可能导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。

3 加强档案信息资源网络化建设的措施

3.1 应把档案信息资源网络化的内容纳入档案信息化的中长期发展规划

要想实现档案信息资源网络化，从而推进档案信息化的全面进程，就要制订详细的切实可行的档案信息化的中长期发展规划。 在规划中，不仅要有总体目标，还要有分期目标，更有要具体的措施，而且应明确信息资源网络化的内容。 这样操作起来就不会盲目，而且便于督促和完善。 目前，国家和许多省市已经制定了一些这方面的专业规划，例如国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》，上海市制定了《上海市档案信息化发展“十一五”规划》,天津市制定了《天津市档案信息化建设“十一五”规划》等，在这些规划中，都提到了加强档案网站和档案数字化建设的内容。

3.2 应把档案信息化和社会信息化、电子政务建设结合起来

目前，我们国家的社会信息化已经初见成效，电子政务建设也全面展开，并且趋近成熟。 档案信息化既属于社会信息化的重要内容，又与电子政务联系密切，所以“档案信息化建设不仅要紧紧跟上社会信息化和电子政务建设的步伐，而且应该适度超前”[4]。 对一些关系档案工作发展的重要问题，要有前瞻性的思考，要适时采取积极对策，如对档案部门如何在信息社会和电子政务环境下提供服务、新型数字载体的保存和保真等问题，都要积极探索，主动开展工作。 因此，档案部门要积极争取党委、政府的重视，把档案信息化纳入社会信息化、电子政务建设的规划，把电子文件归档管理、信息资源网络化的建设等纳入档案规范管理的范畴，理顺已公开现行文件利用与政府信息公开的关系，将办公自动化系统（OA）与档案管理信息系统对接起来，从而达到档案信息化与社会信息化、电子政务建设的紧密结合。

3.3 树立全局观念，建立网络共享体系

实现档案信息资源网络化的基础，是构建国家档案网络，这个网络可以“把分布的系统连成一体，传输文字、图像、声音、影视等多种媒体，提供多种新型信息服务”[5]。 要构建这样一个网络，就要树立全局观念，对全国的档案信息资源进行调配和统筹。

实现档案信息资源的共享，应以国家档案局网站为龙头，逐步与各地档案网站实现链接，最终构建起由龙头网站向下辐射的上下贯通、纵横交错的档案信息网络体系。 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门应建立链接本地区各级各类档案网站的门户网站，积极探索实现馆际间的互联。 在逐步推进地区性馆际互联的基础上，不断促进全国范围内的档案信息资源共享。 这样一来，档案网站之间就形成了一个体系，档案信息资源就可以真正的实现网络化。

在构建网络共享体系的过程中，要充分考虑用户的需求，网站栏目设置应多样化，贴近民生的、实质性的内容应多一些。 另外，中西部地区和中小城市还可以借鉴东南沿海和一些大城市档案网站建设的经验，以达到真正的共享的目的。 例如浙江档案信息网的内容就比较丰富，不仅有“网上展览”、“站内检索”，还有“专家答疑”栏目，用户可以直接在网上进行咨询，也可以通过电子邮件将有关问题发送到电子信箱，由业务部门或相关部门针对咨询问题进行较全面的解答。 这样，就有效地提高了档案的利用率，使档案信息资源真正成为大众共享的资源。

3.4 加强存量档案的数字化和电子文件的收集

“从长远来看，档案网站最重要也是最有价值的服务，是在网络上尽可能多地提供馆藏档案资源——数字化的档案资料信息”[6]。 目前，我国的存量档案很丰富，但是大多为纸质载体。 为保证档案信息资源网络化的内容更全面、更丰富，必须加强存量档案的数字化。 存量档案数字化，是利用档案数字化技术手段，解决各级综合档案馆、专业档案馆、立档单位所保存的不同传统载体档案的数字化问题，从而建立起分布式、规范化、可共享的各类档案信息资源库。

随着办公自动化的普及，各种类型的电子文件的数量也越来越大。 如能将有保存价值的电子文件按照规范格式及时收集到档案室（馆），则能够为档案信息的网络化建设提供丰富的资源。 为此，档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度，“明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率，并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩”[7]。 各地还要根据情况，建立电子档案数据接收保管中心，做好电子档案接收的各项准备工作，确保电子档案在线、离线形式的顺利移交和接收，从而确保有关部门和人员能够持续不断地为档案信息数据库提供各种档案信息资源。

3.5 加强网络安全管理,做好维护和更新

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，网络安全系统的建设也是不可或缺的。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。 消除不安全因素，首先要坚持防管并举的方针，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输， 确保档案信息、数据库安全。 其次应建设档案信息灾害恢复备份系统。 为应付突发事件，应建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行。 再次，应加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案馆（室）应安装入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备、设施，确保档案及档案网络设备、设施的安全。 此外，还应及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、网站进行检查维护，适时升级防病毒软件、更新网页内容等。

4 结语

实现档案信息资源网络化是大势所趋，也是我国档案部门现在和未来的一段时间内的一项重要工作内容。 对于档案部门来说，档案信息资源网络化建设是一个漫长的过程，在这个过程中肯定会出现一些问题。 随着各级政府的重视和信息网络技术的不断发展，档案信息资源网络化建设中存在的问题也会得到妥善的解决。 以此为基础，我国的档案事业定会得到长足的发展，并给社会和人民提供更加优质快捷的服务。

[1] 佚名. 如何提高人们的档案意识[EB/OL]. [2009-2-21].http://www.danganj.net/bbs.

[2] qwertyuiop. 档案信息化真有必要吗?[J]. 档案管理，2008(2)：65-66.

[3] 张锐. 档案信息资源优化整合与开发利用[J]. 中国档案，2007(10)：21-22.

[4] 陆大钺.勇于创新 扎实工作 把我市档案信息化建设推向一个新阶段[EB/OL]. [2009-2-18]. http://jda.cq.gov.cn/templet/default/ShowArticle.jsp?id=8990.

[5] 周晓英.档案信息论[M].北京：中国人民大学出版社，2000：211-213.

[6] 马长林，宗培岭. 档案馆信息化建设探论[M]. 上海：上海社会科学院出版社，2006：116-118.

[7] 陈炜. 档案信息数字化与档案信息资源的开发利用[J].科技进步与对策，2006（2）：101-102.