刍议企业档案工作的现状及对策

2010-04-09徐跃霞徐艳艳

黑龙江水利科技 2010年4期

王珑，徐跃霞，徐艳艳

(1.绥化市北林区运输管理站，黑龙江绥化152000;2.绥化市北林区水务局，黑龙江绥化152000;3.绥化市北林区疾病预防控制中心，黑龙江绥化152000)

我国知识经济的发展，对企业档案工作产生了巨大的影响，如何适应这种新的形势，以加强和改进企业档案工作，是档案工作者亟待解决的课题，为适应改革的需要，笔者认为应做好以下几个方面的工作。

1 在知识经济条件下对企业档案工作提出的新要求

随着知识经济的发展和入世后对企业的要求，档案工作也要不断的进行改革，档案工作要面向经济的主战场，并非是要档案自身进入主战场，而是要在分管范围内加强对有关经济内容档案的收集，优先开发科技经济类或有关的档案，以便档案工作更贴近经济生活。在市场经济体制下，从长远观点看并非一切事物都要市场化或商品化，但可以使部分科技档案中的科技成果以信息的形式进入信息市场或科技市场，实现档案信息的商品化或产业化。这也是知识经济追求的最佳经济效益。经济效益是评价一个企业经营状况的主要标准，大力开发档案信息资源，充分发挥档案的社会效益和经济效益，是更好地为经济建设为中心的社会主义事业服务。我国经济体制改革迈进市场经济轨道后，档案工作面临一系列新的问题，在企业经营中合资、独资、股份制等多种经营方式相继出现，随着外贸体制的改革及企业涉外成分日益加重，入世后对企业生产知识含量和规则提出了更严的要求，对这些领域内档案管理工作无先例，又无经验，档案工作管理体制、服务方式、评价标准等，所有这些问题在档案工作改革规划应用时是不可回避，迫切需要从理论上加以解决，指导企业档案工作适应知识经济的需要。

提高档案工作整体建设水平，增强服务功能。企业档案工作要参与市场经济，适应知识经济运转，汲取的养分是要靠各企业档案工作人员的积极性和创造性。因此，要坚持“以人为本”的管理思想，把档案干部队伍建设提高在重要地位。①不断调整充实企业档案干部队伍，优化其群体结构;②在人才培养上舍得投入，为企业档案工作人员成长创造一个良好的环境;③企业档案工作人员自身要进取向上，不断求索，使自己知识结构和工作技能适应新形势的要求。此外档案部门还要不断提高企业档案工作的现代化管理水平。在当今知识经济时代，信息处理，加工技术越来越先进，传递速度越来越快，档案工作现代化已成为发展的大趋势。所以必须大胆地借鉴发达国家企业管理经验，积极为档案工作现代化管理创造条件，率先引进、消化、吸取先进的管理技术和设备，不断提高企业档案管理开发利用水平;四是要增加服务功能。从近几年的实际情况看，大部分中小型企业的档案信息开发利用工作仍处于较低层次上。一些大型、特大型企业则进行了许多有益的偿试。例如:采用了解决需求、预约调档、送档上门、跟踪服务等主动超前的服务方式;开展有针对性的编研活动，对档案信息进行深加工，实行档案中技术信息有偿转让及有偿服务等等。这都是为企业档案工作服务于经济建设及进入市场提供了较好的经验。笔者认为，目前一些中小型企业在强化档案信息服务功能方面，也应当有所侧重地借鉴和吸收这些好的经验和好的做法，在实际中积极探索开发利用企业档案信息资源的新路子，不断拓展企业档案工作服务范围，强化服务功能，深入掌握企业档案信息资源的潜在能量，使档案信息资源转化为现实的生产力，为企业和社会创造出更大的效益。

企业档案工作要更好地服务于经济建设中心，充分发挥档案工作的最大效益。研究新形势下企业档案信息的需求取向，有的放矢的搜集、储备适应市场经济发展需要的信息资源，不断优化企业结构。①改变企业档案以政治信息为主，经济技术信息不足的状况，有针对性地加强经济、技术信息比重，提高档案的技术和效益含量，满足企业参与市场竞争的需求;②广开渠道，广泛摄取档案信息，既要着眼于当前，又要兼顾长远，满足企业长期发展的需要;③掌握经济运行的基本规律，主动收集那些影响效益与企业发展联系密切的热点、难点问题的档案信息，满足领导决策的需要;④加速档案、资料、情报管理一体化建设的步伐，强化档案、资料、情报的互补功能，全方位地满足企业各层对信息的需求。知识经济引导企业经济活动中追求最大的经济效益和社会效益，是评价企业的一切工作。档案工作的效益是通过利用来实现的，档案工作要适应新经济的新情况、新特点、解决利用其中的新问题，首先以提供利用的方式服务，所以要在利用制度方面进行一系列的改革和创新。

2 现代企业档案工作出现的新特点

1)随着经济的不断发展，在生产经营管理中形成了大量的档案资料，这些档案材料的产生，丰富了档案的库藏，增强了档案的信息含量。

2)随着企业的组织形式、经营性质、经营方式的变异，档案管理对其他专业管理的渗透加深了，诸如企业集团档案、三资企业档案、职工健康档案、职工业绩档案，这些种类繁多的档案门类应运而生，使档案工作深入实际，为开展企业经济信息资源转变为经济效益开辟了新的途径。

3)档案是重要信息的资源。在市场经济中，企业对档案信息的需求量越来越大，频率越来越高，特别是科技档案、经营档案、会计档案信息的需求量最大，为了满足这种需求，档案工作人员积极进行档案信息开发。开发的手段、深度、高度上都比以前任何一个时期有了很大的提高。

4)进入知识经济以来，市场经济更加繁荣，科技的迅速发展，使得一些企业档案所必须的物质条件得到了改善，计算机、微机、光盘等现代化管理手段在企业档案管理中的应用比以前有了进展。

5)在市场经济的带动下，加快了企业档案工作纳入依法治档的进程。部分企业根据《中华人民共和国档案法》的精神，结合本企业的实际制定了《档案管理办法》。

3 企业档案工作现存在不适应知识经济发展的主要问题

3.1 思想观念不适应

一些企业领导和同志对档案工作是经济建设必不可少的环节“认识不清”，认为档案工作“无关紧要，只要有经济效益”。档案工作与企业增效“关系不大，认为企业发展靠利润，赚钱第一”，档案工作也要“钱”字当头，企业进入知识经济后如何开展档案工作，促进经济运转，不知所措。

3.2 档案干部队伍不适应

从档案队伍的数量与质量上看，档案工作人员配备的随意性较大。一人兼多职，把档案工作放在次要位置上，档案工作人员素质差，换的勤，认为人人都能干好这项工作，企业档案工作尚未有切实可行的定员标准。由于待遇、地位等问题，档案部门人员流失是很严重。从质量上讲，档案人员未经培训，文化程度较低，进行低层次操作的为数不少。

3.3 档案管理方法不适应

从宏观管理上看，对档案管理主要依赖于行政手段和舆论工具，而在运用法律武器和经济手段进行监督方面，各企业进展还是不平衡的，软弱无力。在微观管理上，习惯于传统的做法，对档案管理的社会化、规范化、系列化做得还不尽人意，对先进的档案管理手段和方法运用，还不能适应形势发展的需要。

3.4 档案开发利用不适应

企业档案应是适应市场的需要，生产、经营、产品开发、技术改造、设备更新、产品销售以及合同、法律、科技等方面的信息材料，是为企业经济工作服务的信息传递，但这些材料统统收集的不齐不全，管理的好与坏直接影响着企业的兴旺与发达。

4 适应经济的需求，加强和改进企业档案工作

为了适应经济工作的需求，目前必须加强和改进企业档案工作，应做到以下4点:

4.1 解放思想，更新观念

作为新时期的档案工作者，要从传统的不适应经济发展的思想观念中解放出来，树立与新形势相适应的新观念。①树立市场向导观念。企业档案管理工作作为企业管理的一项重要的基础工作，它的服务性尤为突出。在全球化知识经济的形式下，企业要围绕市场开展高科技生产经营活动，企业档案就应服从和服务于企业改造创新的观念出发，关心市场，了解高科技，以市场为向导，彻底改变那种一成不变的思想方式，用于探索，为企业进入大市场(欧美国家)服务的新路子。②树立竞争观念，有市场就会有竞争，这不仅仅是企业能力的竞争，也是科技水平的竞争，更是企业职工素质的竞争，所以它在客观上要求企业树立全员性竞争意识。这就要求档案工作者亦应形成危机感和紧迫感，把档案工作与企业兴衰结合起来，积极参与企业生产，为企业发展出谋献策。同时还要不断完善自我，练好内功，增强自身的竞争能力，不断提出新标准、新要求，争创一流，奋勇争先。在遵循档案工作发展的同时，遵循市场发展的规律，围绕经济建设这个中心，建立起企业档案工作与经济建设的有机结合，同步发展的新格局。

4.2 提高档案意识，加强队伍建设

档案工作者要主动向企业领导及技术人员有效地宣传档案工作，争取领导的支持，提高档案工作在职工中的实际地位，强化广大职工的档案意识，填补档案管理法制观念的群体空白，提高知名度。与此同时，档案部门要加强队伍建设:①设法稳定档案员队伍，以保持工作的连续性和稳定性。②抓好业务培训，及时开展练兵活动，因为档案利用是档案管理的中心任务，要把档案管理与利用结合起来，更好地服务于生产和各项工作，档案工作人员就要全面，系统地掌握档案工作的基础理论知识和基本工作技能，在人员注意事项互补性，既要有学档案的，也要有学自然科学的，还要有学经济管理等其他专业的。要发扬奉献精神，加强学习掌握知识要做到一专多能，不断提高业务水平，以适应经济建设的需要，促进档案队伍整体水平的不断提高。

4.3 强化业务建设，实行现代化管理

业务建设是档案信息的资源、存储、开发的手段，一个企业的档案室中资料是否丰富，是检验档案工作人员的工作成果多少的标志，也关系到企业兴衰。要使档案为企业更好地服务，就必须加强业务建设，采取一切措施和手段，确保档案的数量和质量。首先要工作落到实处，并要进一步完善归档制度，根据企业年度计划，及早规划，及早布置，采取“三同步”原则，档案工作人员积极主动参与，也可随时接收。同时要同各部门搞好协作关系。档案平时看起来不起眼，但到关键时候发挥大作用，如果我们平时放松业务建设，到关键时候就出现大问题。按照企业管理状况，制定档案工作制度、相关政策、近期和长期的档案发展规划来调动档案工作人员的积极性、主动性。加强档案法制建设和法律监督。抓好标准化、规划化建设，用标准化、规范化来组织，指导现代化。用档案管理现代化促企业管理科学化，为企业增盈。