影响水利重点工程档案质量的因素及对策

□詹 娟（南阳市鸭河口水库工程管理局）

水利重点工程档案具有保管时间长，发挥作用久远，利用效益显著的特点。如果工程档案管理质量达不到要求，就会给日后的工程管理、维修、改建、扩建带来困难。作为水利工程管理单位，针对影响水利重点建设工程档案管理质量的因素和对策谈几点认识。

一、影响水利重点工程档案质量的因素

（一）参建单位多，档案管理人员乱

目前，重点工程管理模式以“三角管理”和“工程托管模式”为主流。建设项目参与者较以前增多，其档案来源也不再是出自一、二个施工队，使原先较为集中的档案来源变成松散的集合体，加之参建单位在管理上存在差异，另外某些单项工程因为层层转包，可能最后转给素质较差的施工队。在工程施工期间，有的参建单位只顾工程进度，不重视工程文件材料的管理工作，而是在工程项目竣工后抽人搞突击；有些参建单位不配备专职或兼职的档案资料管理人员；还有些参建单位档案资料管理人员素质差，他们对档案工作的有关内容知之甚少，因此，以他们为责任者形成的档案质量自然就差。

（二）档案人员无法实现对工程档案的跟踪管理

因为重点工程规模大，项目多，所以，形成档案数量就多。同时，由于一些建设单位对进行重点工程建设经验不足，认识不到重点工程建设档案跟踪管理的必要性和重要性，没有及时增加档案人员，面对数量与日俱增的档案材料，档案人员只能满足于日常整理保管和借阅利用工作，根本无法实现工程档案的跟踪管理，对整个工程档案的前期控制等工作则没有时间去做，影响了建设项目工程档案的整体质量。

（三）程序变化多，管理难度大，信息反馈不及时

水利重点工程建设由于受汛期影响，往往要求建设速度快、工期短，具有“多边”的特点，有的是边设计、边修改、边施工，有的是边生产、边设计、边施工，甚至有些是能先做就做，然后再补办签订合同等其它手续，因此现场管理难度较大。另外档案人员与施工建设和计划部门之间缺乏正规的信息流通渠道，档案人员不能及时了解工程进度和现场施工文件材料形成积累情况，更谈不上对工程建设档案编制的得力监督和超前控制管理。

（四）工程施工档案修改不到位

工程建设是一个动态的过程，随着各种因素的影响，施工过程中可能会出现不同的情况，工程技术材料势必随之做这样或那样的更改或补充。在工程施工过程中，设计变更、材料代用等设计修改文件没有计划性，多来自现场的临时修改变动，涉及的部门也较多，建设单位一方没有明确有谁对更改过程进行监督检查，而且对更改者是否全部地、正确地将需要更改的科技文件都更改了，并且缺乏认证和信息反馈，因此会出现一些纰漏。所有这些，都在一定程度上造成工程施工档案修改不到位。

二、提高水利重点工程档案质量的对策

（一）建立责任保障体系，加强对档案工作的组织领导

建立项目法人责任制，充分发挥建设单位的龙头作用，由建设单位项目法人对档案工作负总责，勘察、设计、施工、监理等参建单位的法定代表人，按各自的职责对所承建项目的档案分级负责。凡没有按规定进行档案收集、整理、归档以及档案损毁、丢失的除追究直接责任人的责任外，还要追究相关单位法定代表人的领导责任。建设单位档案部门除做好自身的项目档案外，还要负责对参建单位项目领导责任制进行监督，从而在组织上得到有力保证。

（二）运用合同条款和档案管理的有关规定控制建设工程档案的编制质量

工程档案来自各参建单位，其编制和收集主要依靠负责施工的施工员和技术员，因此，要确保工程档案的形成质量，只依靠建设单位的项目技术负责人和档案人员是不够的，最根本的是参建单位要重视这项工作，才能使编制工程竣工档案的工作有真实可靠的基础。

（三）坚持档案工作与工程建设同步进行

一般情况下，重点工程在完成主体工程和一期工程后，往往还要分期分批兴建一系列配套工程和扩建项目，这样，已建成工程的档案就成了今后兴建工程的主要参考依据，因而我们必须从重点工程建设之日起就重视其档案质量。首先，充分发挥工程技术人员的现场检查监控作用，使科技档案的内容更符合客观实际，使应归档文件材料更完整准确。其次，要求工程技术人员在检查工程施工情况时要同时检查档案工作情况，尤其是设计修改、材料代用等文件是否与实际相符，标注是否规范等。

（四）项目档案质量最终评定材料与科技文件材料同时归档

长期以来，我们一直比较重视归档科技文件的完整准确，而忽视对科技文件材料最终质量鉴定材料的形成和归档保存，给日后的利用带来不便。重点水利工程竣工档案的汇审一般是由建设单位项目技术负责人和档案人员共同参与进行的，利用中间验收活动进行检查指导，对于存在问题督促档案形成者及时补救；对于不能补救的，则由建设单位和参建单位有关的技术人员、档案人员共同形成文字上的最终说明，使日后的利用者能明确了解实情。由于最终评审工作涉及部门多，人员杂，因而有关部门应对科技档案最终质量的评定工作有一个统一的组织和安排，对每一个工程项目各专业档案的数量和质量情况形成文字说明并一同归档保存。

（五）设立跟踪管理人员检查督促制度

档案工作应该改变过去那种传统的“收管”方式，指定工程档案现场跟踪管理人员，加强工程档案全过程的监督与指导，一方面深入到施工现场，多方面获取工程项目建设信息，了解施工进度和完成情况，实行纵向和横向全方位的收集。另一方面，检查每个工作阶段形成的文件材料是否已归档保管；检查归档文件材料是否完整准确，系统全面；检查归档文件材料的规格、编号、书写、绘制、签署等是否符合标准，从根本上提高工程档案质量。

（六）严把重点工程档案的竣工验收关

重点建设项目工程的竣工验收，不仅是对工程实体的验收，也是对档案的验收。由于重点项目工程规模大，业务范围全，项目种类杂，产生档案数量多，并且分散于各个参建单位，如果不统一对档案进行验收，难以保证工程档案准确完整和系统齐全，不仅对整个工程质量难以进行科学评价，而且更不利于日后的维护和改造。只有做到统一领导、统一制度、统一管理、统一组织、统一技术审核，才能有把握做好这项工作。首先建设单位档案部门对各工程项目的情况进行摸底，以便核实各类应归档的文件材料。其次，由建设单位项目技术负责人和档案人员一起对工程项目按专业进行系统检查，并明确提出解决问题的意见。三是由建设单位和施工单位的技术人员、档案人员一起，对各工程项目的档案的数量、质量问题形成文字说明，使日后的利用者能尽量多地了解情况。只有做好竣工项目档案验收工作，才能确保整个工程项目的竣工验收。