人事档案管理信息系统的设计与实现

戎 荣

（太原市财政金融学校，山西 太原 030002）

人事档案管理信息系统的设计与实现

戎 荣

（太原市财政金融学校，山西 太原 030002）

对W indows平台下的人事档案管理信息系统进行了分析，并就系统实现过程中的一些关键技术进行简要说明。

人事档案管理；VB；word文档；Excel报表

1 绪论

档案信息管理是一项繁杂而又政策性、综合性很强的系统工程。随着学校跨越式发展步伐的加快和教育体制的改革以及人事管理制度改革的不断深化，人才的培养选拔尤显重要，而传统的档案管理手工操作已难以适应学校发展的要求。

为适应《人事考核管理制度》在学校中实施的需要，教师们决定运用先进的信息传播技术建立一套完整、规范的人事档案计算机管理信息系统，以便快捷、高效地统计、分析、查询、检索教工各类信息，及时进行教工信息更新、补充，掌握教工的基本情况，使各级组织人事部门达到资源内部共享，协同管理，从而实现教工人事档案管理信息化、规范化、科学化，为领导决策提供及时、准确、可靠的依据。

2 需求分析

2.1 系统需求分析

首先，传统的教工档案管理模式从技术加工到整理装订、调档、阅档基本处于手工操作，很难适应网络时代对信息收集、利用的要求。其次，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式也发生巨大变化。因此，利用计算机辅助人事档案信息管理具有重大的意义：提供多种查询方法，打印输出功能，提高工作效率，加强人事档案管理，便于人员信息的快速查找。

对于人事档案信息数据，来源是多种多样的，报表格式不一定统一。因此，要实现对人事数据的准确处理和有效利用，需要分析以下几点：①设计良好的人事档案信息处理的数据模型；②系统设计模块化，统一编程思路，规范化程序编写，提高可读性和可维护性；③系统设置管理用户和登录密码，拥有权限的用户才能进行相应操作；④人事档案数据的录入、修改、汇总、查询、打印、导出等功能；⑤可以维护人员名称助记码字典，人员级别、人员类字典和材料名称字典。

图1 人事档案管理信息系统框架示意图

根据需求分析，画出系统框架图，见图1。

2.2 可行性分析

2.2.1 经济可行性

采用预算管理系统可取代原始的单据手工统计工作方式，减少人工开支，节省资金，减少人为因素干扰，并且可大大提高数据计算的准确性，缩短信息计算上报处理周期，提高预算信息的利用率，使学校总支出预算管理更上一个台阶。

2.2.2 技术可行性

本系统采用Windows 2000作为开发平台。集成开发环境选用微软Visual Basic 6.0，数据库管理系统选用MS ACCESS 2000桌面型数据库，是目前应用软件的主流开发模式，技术方面比较成熟。

2.2.3 实施可行性

本系统操作简单，所见即所得的操作模式易于理解，只需通过简单培训，即可学会使用，上手较快，系统运行环境要求低。

2.3 开发工具的选择

2.3.1 程序开发语言的选择

根据要解决的问题和系统需要具备的功能，以及现在计算机上普遍使用的应用程序的运行风格，采用当前比较流行的在Windows环境下运行的VB语言进行开发编制。

2.3.2 数据库管理系统的选择

数据库使用微软ACCESS 2000作为后台支持的数据库管理系统，是因为该数据库维护简便、部署简单，ACCESS与Visual Basic采用Microsoft Jet数据库引擎，有着最好的兼容性。

3 系统设计

3.1 系统功能设计

系统的总体功能：总支出预算管理系统是一套基于成本费用管理核算的信息管理系统。用于全年预算支出的数据计算、统计和管理。以新的成本费用科目表和单位编码为依据实现录入、修改、汇总、查询、打印、数据导出、导入等功能。按其功能划分，主要由数据录入、计算、查询打印、报表报盘、系统维护5个模块组成。

3.2 系统流程图设计

根据系统功能设计和需求分析，整理出系统流程图，见图2。

3.3 数据库设计

根据对流程图和数据字典的分析，可将本系统抽象为E-R实体关系图，见图3。

4 系统实施

图2 人事档案管理信息系统流程图

图3 人事档案管理信息系统E-R实体关系图

4.1 关键技术的实现

（1）系统数据模型的设计。为建立人事档案信息管理系统数据的逻辑关系，通过对《人事考核管理制度》进行仔细分析研究，结合本校具体情况，创建了基层单位编码表、工作表、档案目录表、职务变动登记表、工资变动登记表、转入表、转出表等基本信息库，并建立了人员编码规范。

（2）实现了不同数据库之间的接口。为了将各子系统中的数据进行收集并与上级数据库结构实现统一，减少工作量，本系统实现了与原始数据的接口功能。经过更换程序后，本程序可以实现DBF，SQL2000，ACCESS数据库的导入，也可以通过报盘的形式实现子系统向上级系统的导入。

（3）用VBA编程语言实现数据一键向WORD中的完全输出。为了将人事档案中的信息更好地保存及查看，需将某一人员的所有信息情况包括转入表、转出表、工作表、职务变动登记表、工资变动登记表、工作简历表等装帧成册并放入档案盒中，因此，需将所有数据库中的数据一键导出成WORD文档，并自动生成目录、版式及封面。

5 结束语

该系统的设计、开发可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，实现了人事信息的装册及归档，便于查询、打印输出，提高了工作人员的工作效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理纳入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。参考文献：

[1] 纪红.人事管理信息系统的设计与实施.2000(03).

[2] 郭建宏.文峰.关于人事管理系统的思考.[期刊论文]-洛阳大学学报2005(04).

[3] NatisYV.Oriented Architecture Scenario.NewYork：Gartner Group.[Z]2003.

Design and Implementation of the Personnel Management Information System

Rong Rong

We analyzed the Total Expenditure Budget for the Personnel management information Management System with Windows software,and then introduced the key technologies which are applied in the process of the system implementation.

Personnel records management；VB；Word Document；Excel Report

G271

A

1000-8136(2010)32-0087-02