刍议文档一体化管理要素

徐跃霞，王 珑，王 丽

（1.绥化市北林区水务局，黑龙江绥化 152000;2.绥化市北林区运输管理站，黑龙江绥化 152000;3.绥化市河道管理站，黑龙江绥化 152000）

1 文档一体化管理理论是文书工作和档案工作的必然结果

1）实现文档一体化管理的理论依据是文件生命周期理论。文件本身是同一事物的不同发展阶段的一个统一的连续体，其物质形态、信息内容基本属性等方面是完全统一的。实现文档一体化管理是文书档案工作自身发展及社会对档案工作的客观要求的结果。

2）实现文档一体化管理是信息时代档案工作的管理模式，是适应电子文件、电子档案管理发展的要求。以计算机为代表的现代技术广泛应用到文档之中，办公自动化的实现，出现了电子文件和电子档案。电子文档的管理要求实现文档一体化。在纸质文件时代，档案人员对文件的鉴定是通过归档整理实现的，主要是根据文件的内容决定保管的期限。电子文件的鉴定则比较复杂，包括技术分析、内容分析两大方面。最基础的技术分析是靠文件介质的仔细检测以决定数据的可读性，确保适当的证据材料的可用性并估计成本因素，还包括整个计算机系统的信息流的逻辑数据模式的分析，检测系统不同部分与其它计算机的联系并用信息的例行程序以及获得档案用途的数据输出的能力。内容分析则和纸质文件没有太大的区别。电子技术的错综复杂给档案工作者的文件工作管理造成很大的困难，如果档案工作者还是处于以往被动的地位，等着文件管理人员交非现行文件进行鉴定、整理、统计等档案业务工作，则已经消失或过时了。综观目前国内外关于电子文件和电子档案管理的研究，无一不将一体的思想融入到电子文件研究项目中，电子文件本身的特点决定了电子文件需要进行前端控制管理，而这两种思想又是实现文档一体化所必不可少的。在信息社会，必须打破文件和档案工作隔膜状况进行一体化管理，这样，档案管理工作者的独特作用及此项工作的独立性才能体现的更加充分，给后代留下真实可靠和完整的历史记录。

3）实现文档一体化有着充分的现实依据。长期以来文档分家的现象给文档工作带来了严重混乱和极大地浪费，使文档工作不能完成历史所赋予的使命。与此同时，我国的档案工作者，除了专业文档馆工作员以外，其他的单位档案工作者同时也是文件管理者，在部分地区已进行了不同程度的文档一体化的实现，而国外也有很多实行文档一体化的成功范例，给我国档案工作者实行文档一体化管理提供经验。

2 实现文档一体化管理有外部环境因素和技术因素

实现文档一体化管理，要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档一体管理，在制定标准化时首先应该直接采用国际标准，以便同国际接轨。要按国家标准和文书档案行业标准，形成文档一体化的规范体系。实行文档一体化管理，还必须突破传统的思想打破传统的档案管理模式，探索更加适合计算机管理的现代文档模式。实行文档一体化管理，要求文档人员调整自己的知识结构。计算机及网络技术成为文档一体进程不可或缺的重要因素。文档一体化软件的开发也需要文档人员熟练掌握计算机技术，加强技术要素。