国土管理档案数字化建设思考

□孔凡丽

近年来，全省国土系统将信息化建设作为提升国土资源管理水平的突破口，大力实施“数字国土”工程，各种信息技术在国土资源管理中得到广泛应用，发挥了重要作用，推动了国土管理档案数字化建设快速发展，形成了档案工作发展的新契机。

一、国土管理档案数字化建设的必要性

1.档案数字化，是“数字国土”工作的必然要求。首先，国土管理工作既形成各类土地档案文件材料，又依赖于这些土地档案文件材料开展日常工作，要建设“数字国土”，必须要建设数字档案室；其次，电子文件的归档工作已成为档案数字化建设的重要内容；第三，国土管理工作的办公自动化及土地申报、审批等工作的网上办公，必然要求档案工作紧随其后，实现档案数字化。

2.档案数字化，可以极大地提高档案管理工作的效率。原始的、手工的档案保管、检索、利用，已难以适应国土管理工作发展的需要，也难以适应档案数量越来越多、信息贮量越来越大的需要，迫切需要借助于各种信息技术，开展电子文件的采集、归档工作，实现档案管理各环节工作质的飞跃。更为重要的是档案数字化能够实现档案信息资源的科学配置、合理组合，以适应档案信息资源开发开放，为社会提供高效、优质的服务。

3.档案数字化，适应了社会发展对档案工作要求。社会的发展对档案的利用需求，已从过去的点信息、片信息的需求，逐步向全面信息的需求转变，对信息的需求量不断增大。所有重大的城市规划、建设，都将以土地资源来支撑，以全面的土地信息来判断、决策。只有数字化的档案工作才能满足这种社会需要。

二、国土管理档案数字化建设的内容

1.国土管理档案数字化的标准体系建设。各级国土部门对土地管理档案的数字化建设目前还处于试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同。因此在国土管理档案的数字化建设中，标准体系的确立就显得尤其重要，它是建设高质量国土管理档案数字化工程的坚实基础。在实行统一的国土管理档案数字化的技术标准体系方面应遵循：标准化建设为主，制度管理为辅；标准体系既要科学，又要贴切实际；建设基于internet网络的信息管理平台等原则。

2.国土管理档案数字化的网络系统建设。网络是信息传输、交换和共享的基础。国土管理档案数字化网络系统建设大体可分为四个发展阶段。

第一是推广普及“国土管理档案工程”的网络系统阶段。目前，国土管理系统已建立了土地利用现状数、土地利用规划、土地利用遥感动态监测、建设用地与补充耕地、地籍数据库等土地管理信息系统，开发了综合统计、大调查项目管理等综合管理软件。各级国土管理部门要广泛推广应用，并注意探索总结经验，不断丰富和完善系统功能，规范操作程序，统一数据库标准。

第二是国土管理部门的内部局域网建设阶段。即在现行的办公自动化系统中，利用微机与局域网模式，实现国土管理部门内部的信息处理与信息共享。

第三是国土管理档案的数字化阶段。即运用多媒体技术、光处理技术、数据库技术和数字化信息传播技术，使馆藏档案数字化、传递信息化和网络化，存贮信息和服务利用快捷化、信息资源共享化。这阶段的关键是馆藏档案的数字化和数据库建设。

此外，国土管理档案数字化建设要把保密、安全工作摆到重要位置充分考虑，要广泛应用可靠、先进的信息安全技术，确保整个信息系统的正常运行和所藏资料的安全。

3.国土管理档案数字化的人才队伍建设。国土管理档案数字化建设过程中必须考虑培养的人才有以下几类：国土管理专业、系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等方面的人才。

三、国土管理档案数字化建设的步骤

1.建立档案数据库。第一步，输入案卷级和文件级目录。凡涉及国土管理的各类档案资料，应将案卷级目录、文件级目录输入数据库。在建立数据库的过程中，重点保证档案数据库的准确性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2.建立国土管理档案网站。建立国土管理档案网站，并与地方政府政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询，举办网上展览，展示本地经济建设和依法管理、合理开发利用土地的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。

3.加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来室藏数字档案最主要的来源。以前，各部门只移交纸质档案和纸质文件目录，实现档案数字化就要求各部门实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，如将电子文件拷贝两套，异地保存等。

4.加大档案管理软件的研发及推广力度。开发和建设数据库系统是国土档案数字化的核心和基础，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。数据库建立中要注重面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，从而使档案数字化系统的使用效率大大提高。