推进公路系统电子文件归档工作之我见

□孟月霞

为了满足公路建设和管理的需要，实现公路的科学管理，发挥路网的巨大经济效益，我站于2002年引进了现代化的管理模式，采用先进的设备和软件，建立了先进、实用的计算机网络系统，实现了与省（市）公路信息网的互通互联及信息共享。通过几年的努力，目前我站的文件处理已全部通过计算机程序来完成，公文流转也适应了信息化的处理程序，基本实现了无纸化办公的目标，并将计算机及网络管理技术逐步全面地应用于路政、养护、财会等各个方面。信息技术的发展为档案管理工作带来了新的发展契机，但同时也给公路系统的档案管理工作提出了一系列新课题，向档案管理工作者提出了新要求。

一、当前公路系统电子文件归档工作的现状

（一）档案管理者传统的思维管理方法有待转变

由于档案工作传统的手工管理手段和固定管理模式由来已久，在档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理方法，这必然阻碍其对电子文档等新生事物的接受，使电子文件的归档工作存在一定的障碍。主要表现在：很多电子文件形成者囿于传统观念，认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过渡性载体，不能直接归档；因计算机系统的存储量不够，而对历史文档进行删除造成无档可存；由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的档案管理人员来说，不像从事纸质文件归档工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

（二）电子文件的原始性、真实性难以保证

档案的原始性和真实性，是其具有法律意义上的凭证作用的重要前提。电子文件的原始性，对保证其具有凭证作用至关重要。但是，电子文件在不同的计算机之间传递，它可在不同的载体之间相互复制而信息形态却无任何变化，这样就很难像纸质文件那样界定哪个是“原件”，哪个是“复制品”，使电子文件的原始性难以保证。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使得电子文件在形成和传输过程中容易被改动，从而真实性也难以保证。在现阶段，用计算机起草文件，最后通过网络传送的只是最后的正式文件，经过领导审阅和反复修改的草稿性电子文件往往被忽视，处于“自生自灭”的状态。而这些草稿性电子文件中，包含着许多重要修改过程的信息以及领导审阅校正的信息，具有查考价值，应列为今后电子文件归档的内容进行保存，不能任意清除。而事实上这些原始的草稿性电子文件绝大部分未被保留，一部分被新起草的电子文件所覆盖，一部分被删除掉，这显然都不符合档案管理的基本原则和要求。

（三）电子文件存储的载体不安全

在本站实行网络化管理的情况下，大多数电子文件存储于局域网服务器的硬盘上，也有一部分电子文档存在于个人所使用的计算机终端上。一般情况下，硬盘存储器比较可靠，容量大且存取效率高，缺点是不便于脱机保管，易受计算机病毒感染，从而造成数据的丢失。目前我站形成和积累的电子文件没有纳入档案化管理，那些散放于各部门计算机里的电子文件，随着人员的变动以及计算机的更新换代，有些已遭到破坏，而且查阅相当不方便，从而影响了其今后的开发利用。

（四）办公自动化系统与档案管理软件没有形成有机的结合

目前我市公路系统已全面实现了办公自动化。但是我们公路系统没有研发出针对公路部门特点的文档一体化软件，而现在使用的办公自动化系统在设计时没有兼顾到档案部门，所以就造成了办公自动化系统与我们档案部门自行购买使用的档案管理软件不兼容的状况，从而无法对办公自动化所产生的电子文件进行管理，不能真正地实现文档一体化管理。加之现在使用的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，没有设计物理归档功能，把电子文件下载到可脱机保存的载体上，这样，一旦网络系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。

二、推行公路系统电子文件归档工作的举措

（一）提高公路系统工作人员的电子文件管理意识

电子文件与纸质文件一样，同样涉及到归档、利用、保密、安全等问题，与纸质文件具有同等作用，要贯彻以人为本的策略，把对电子文件的管理摆上议事日程，提高主管档案的领导及档案工作者对电子文件的管理意识，探索规律，总结经验，并利用一切可以利用的手段，宣传电子文件的重要性，从而推动电子文件的归档工作。

（二）加强电子文件归档的组织领导，实现相关部门职能的交融，促进电子文件归档工作

电子文件归档与纸质文件相比，所涉及的的问题更加广泛，仅仅依靠档案部门很难完成。电子文件形成部门了解电子文件的自然形成规律和历史联系，在鉴定文件价值时最有发言权，是承担归档工作的主要责任者；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化工作中处于重要地位；档案部门了解全局情况，掌握归档的原则、方法，可以发挥统筹和把关作用。因此，应加强电子文件归档工作的组织管理，采取档案部门、电子文件形成部门、计算机与信息管理部门三结合的方法，使这三个部门的职能相互渗透，并且扬长避短，发挥各自的优势。

（三）明确电子文件归档的工作程序、内容和要求

电子文件的归档工作只有按照归档工作程序进行，才能较好地执行有关的规范和标准，有效地保证归档电子文件的真实性和完整性，实现归档工作的全过程管理。电子文件的归档工作程序应包括：电子文件形成签署、审批；收集积累、编制目录；整理需归档的电子文件；鉴定归档的电子文件；检测归档的电子文件；编制归档说明；存入磁、光介质；复制备份；确定载体标识。电子文件的形成者或承办者要了解电子文件归档的具体工作内容和要求，制定电子文件归档制度、归档计划和归档工作步骤，明确电子文件形成、收集、积累的质量要求，在电子文件形成阶段就做好收集积累工作，随时做好电子文件的登记。由电子文件的形成者对电子文件进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，由档案部门协助电子文件形成者或承办者进行整理并对归档的电子文件进行检查和验收。

（四）开发适应公路系统工作特点的文档一体化管理系统

要早日建成适应公路系统工作特点和实际情况的文档一体化计算机管理系统，并将其纳入局域网系统。使机关的档案工作提前介入到文件的生成过程中，并使文件的产生到运转的每一个环节都体现出档案工作的具体要求，从而实现文书与档案工作的信息共享和规范衔接。文档一体化系统的应用，还可以使计算机在公文按规范化要求处理后，归档的档案保持了文件本身所具有的必然联系，保留了文件之间完整、清晰的相互关系，这样有助于提高档案的查全率和查准率。但有的单位在文档一体化的开发过程中，由于开发人员对档案管理的认识不足，仅凭自己的理解和设想构制软件，从而不能开发出高质量的文档一体化系统。因此，笔者认为，公路系统在开发文档一体化系统时，应要求档案人员参与其中，在系统开发设计时就考虑到最终归档所需，从而使新开发的系统有较强的兼容性和实用性。

总之，随着科学技术的进步和发展，面对汹涌而至的电子文档浪潮，我们公路系统的档案管理工作人员要逐步增强电子文档意识，重视各项规章制度的建立完善，注重自身业务素质的提高，加强电子文档的管理和利用，从而保护好电子信息时代公路管理工作的真实历史记录。