聘任制改革中的人事档案工作

□陆晓路

实施绩效工资是事业单位收入分配制度改革的重要内容。目前由于许多事业单位人力资源管理理念滞后、科学管理行为不成熟、人事档案管理方式陈旧等原因，绩效考核大多效用不高。聘用制改革中的人事档案管理工作的各个环节必须要组成一个有机整体，各个环节之间要相互制约、互相促进，才能有效地实现人事档案工作的科学化、规范化。

一、传统人事档案管理中的弊端

1、人事信息的垄断。传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案管理规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

2、弄虚作假，以档谋私。在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，实现自己个人私利；也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。虚假档案、“以档谋私”现象使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。

3、“弃档族”日趋庞大。过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而现在大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。调查显示：有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。

4、“第二人事档案”现象。现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助单位正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”。因此，导致众多单位越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，有的是建立在人事信息管理系统之中，有的干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”，且处于各自为政的状况。

5、环节、利益的影响。传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。

二、对聘任制改革中人事档案工作的设想

1、明确人事档案管理的公共服务性质。

在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性；在成立人才交流服务机构后，虽把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变人事档案管理的公共服务性质。我们在聘任制改革中应当进一步明确人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

2、建立人事档案管理相互分离的管理制度。

必须明确事业单位具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，为保障职工权益和各单位的专有知识信息，人事档案应以事业单位为中心建立，主要用于单位日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

3、制定新的收集归档范围，充实内容。

聘用制下的人事档案尤其要根据事业单位特点，制定新的收集归档范围，以新的人才标准来更新档案内容，从而更全面更直观地反映个人的综合素质。人事资料的收集应体现出如下原则：一是要重视档案材料收集的广泛性。二是对人事档案材料收集实行动态跟踪。三是重视个人特色档案材料的收集。四是运用现代化手段建立人才业绩跟踪系统，将最新的业绩更新到人事档案信息管理系统中去。

4、严格管理制度，确保材料真实性。

真实性是人事档案的生命，档案材料的内容必须准确可靠。只有实事求是地反映一个人的情况，档案才能成为提拔干部、录用人才、调资、专业技术职务晋升、离退休、出国政审等重要的依据。因此，要严把“三关”，避免失真档案信息入档。一是严把材料审查关。二是严把人事档案材料的转入关。三是严把人事档案转递关。

5、转变观念，大力推进知情权建设。

聘用制下应该完全消除“身份”这一对人本身进行区别的概念。随着社会民主进程的加快，客观上要求加大个人对本人人事档案内容的知情权，制定切实可行的操作制度，规定除了人事档案中一些与国家利益和个人隐私，组织考察干部、群众座谈等有关需保密的材料外，一般的人事档案材料要向本人开放。加大透明度，必然使档案当事人更加了解自身状况，减少不必要的种种问题，也使更加关注人事档案工作的开展，关注档案信息资源开发工作，从而逐步改变社会公众对档案的神秘感和恐惧感，为人事档案带来真正的“阳光”。

6、开发信息，实现多途径利用。

人事档案原始地记述了当事人的个人经历、德才表现及发展历程，是历史地、全面地考察人的重要依据。对单位职工人事档案信息进行开发是促进单位人力资源合理配置的重要手段，也是发挥人事档案信息功能的有效途径。我们可以建立职工信息数据库，组建各类别人才信息库，反映出各类专业人才自身个性特点和专业特长的信息，实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询，用现代化手段管理和提供利用，为人力资源管理服务。江宁人事人才网于2004年10月开通，并于2005年3月获得江苏省人事厅优秀人事人才网站称号，2009年9月，全新的江宁人才网呈现，为江宁经济与社会发展提供了强有力的人才支持与智力保障，发挥了信息主渠道与集散地的作用，成为求职择业、招贤纳士的高效网络平台。我们也可开展人才信息报导、信息咨询、信息调研分析等深层次服务等。

①邵金莲：《论新时期企业人事档案管理的深化，广西民族大学学报（哲学社会科学版），2007。

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③梁娜：《从知情权角度审视人事档案的利用制度》，《兰台世界》2007年。

④胡伟：《浅谈人事档案的特点和作用》，《西藏科技》2004年。

⑤马小莉：《对建立社会化开放式人事档案管理模式的思考》，《协商论坛》2007年。

⑥孙鹏：《人事档案如何更好地发挥作用》，《中国科技信息》2005年。