浅谈档案管理数字化建设

□ 汤宇辉

档案管理数字化，是以档案资料为主要对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为二次文献信息供人们利用的过程。

一、档案管理数字化是社会进步、科技发展的必然趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等程序在计算机中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有效性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理数字化是档案管理工作发展的必然趋势。

档案管理数字化可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。单纯利用计算机辅助档案著录、存储的时代是机读时代不是数字化时代；档案管理数字化可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。利用者可直接利用机读形式的档案，通过电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案管理数字化可使信息成果实现多份拷贝，同时送达领导及各个部门，拓宽了服务范围，提升了档案作用；档案管理数字化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案部门要注意这方面发展动向，超前拿出对策，以便使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求；档案管理数字化可一次投入，多次产出，改变信息加工受经费、人力限制的状况。

二、目前档案管理数字化需要完善之处

档案软件缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，使用的计算机软件类别多且不能互用，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，在规范性、开发性、服务性和共享性方面不尽人意，难以满足档案资源共享之要求。

标准化、规范化工作有待提高。档案管理数字化的前提是档案基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室档案整理业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准。这些也制约了档案管理数字化的实现。

现有档案管理模式的转型问题。目前档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的档案保存介质是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

电子档案在其形成、存贮和共享利用等各个环节中的安全问题。

在网络环境下，数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障四方面。无论哪一方面存在问题，都会导致数据丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失是比较大的。

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案管理数字化，决定因素是人，管理人员要有胜任岗位要求的知识层次和技术水平，不能仅仅停留于日常的计算机一般性操作。从目前看，许多档案机构缺乏现代技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案管理的数字化了。

三、推行档案管理数字化应采取的对策

建立档案数字化管理制度。建议由上至下建立起统一的档案数字化管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管。避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案材料的齐全完整。

完善系统建设。从高标准严要求出发，系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬件备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性、稳定性。

建立电子档案应用共享平台。

在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供机关各科室自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。

积极培养电子档案管理技术人员。档案信息数字系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响信息化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理，既要懂得计算机技术，又要懂得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术，才能为加快实现档案数字化网络建设提供充足的技术支持。

加强对软硬件设备的更新维护，解决好电子档案文件的保存问题。随着计算机不断地升级更新换代，对所有的电子档案来讲，它形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。对于长久保存的电子档案，需要定期进行复制，以防止信息丢失。同时，还应该对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

做好电子档案文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。

新型文件材料的归档势在必行，档案管理者必须对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，注重保护电子文件的原始信息，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改性文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

尽管档案管理数字化的建设存在着许多难题，但是档案管理的数字化还是未来档案管理的发展方向，因为这是数字时代的大势所趋，我们不可能独立其外。不过我们应当清醒地认识到档案管理数字化的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。因此，档案管理数字化的建设应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。