关于工程竣工文件档案管理的一点看法

李 培,陈瑞亮

(长江工程职业技术学院,武汉 430212)

建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,主要由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件组成。建设工程竣工文件的质量控制,是指对影响建设工程竣工文件质量形成的直接和间接因素进行控制。根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)》、《GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求》、水利部《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)、《SL223-2008水利水电建设工程验收规程》、《SL176-2007水利水电工程施工质量检验与评定规程》等相关规范要求,建设工程竣工文件作为工程竣工验收的条件,必须是完整、准确、系统、齐全、真实地记述和反映建设项目施工及竣工验收的全过程,做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备;同时又必须规范、标准,符合归档要求。大中型以上和国家重点建设项目,工程档案验收不合格的,不得进行项目竣工验收。虽然近年来我国建设工程事业各方面都得到快速发展,但从企事业单位保存的建设工程文件来看,建设工程竣工文件仍然存在不准确、不齐全、不规范的问题,亟待解决。很多参建单位存在着“重形象轻内功,重施工轻内业”的思想,总认为干完活工程就完了,不注重资料的收集与整理归档。有些施工项目,因工程档案的原因,致使工程质保金无法正常结算甚至工程不能顺利验收的现象时有发生。

1 管理中的一些常见问题

(1)建设工程竣工文件不齐全。①一些建设项目缺少投资批文、规划验收合格证、施工许可证等文件。②安装及质量证明文件不齐全。由于施工单位管理不善,技术人员对手中的设备安装文件以及相关的合格证不重视,随意乱放,造成文件丢失,而这些随机文件厂家往往只提供一份。施工主材进场合格证,主材实验文件不全,报批手续资料不全等现象常有发生。③竣工图文件不齐全。竣工图文件有漏做现象,竣工图数量与施工图相当,在施工前应保存一套完整干净的施工图,以进行改绘竣工图。有些项目已经改造和维修,但改造和维修后的竣工图却未进行归档。

(2)工程文件的真实性不能保证。如有些工程联系单的签字有代签现象,很明显的都能看出来是别人代签。单元工程质量评定资料,有些实测数据有涂改或刮改现象。

(3)建设工程竣工文件的编制不规范、不统一。比如用施工图代替竣工图,图中无任何标识说明该图有无变更情况,图纸和变更通知单分开立卷归档;有些竣工图虽然按其变更作了修改和标识,但其修改和标识无统一标准;需重新绘制的竣工图没有按规定重新绘制。

(4)书写材料不统一。个别图纸变更部分笔迹五花八门,有用纯蓝墨水,蓝黑墨水,炭素墨水,甚至有的用红、蓝圆珠笔、红、蓝铅笔等。

(5)竣工图上所做的变更和实际不符。个别变更通知单未编号,整个工程变更情况不明,甚至没有执行的变更和已作废的变更也做入了竣工文件,降低了竣工图的使用价值。

2 归档质量失控的主要原因

(1)上级主管部门档案意识薄弱。在我国建设工程领域,长期以来存在着重建设、轻档案的现象。上级主管部门和领导往往只考核基层领导对其硬件质量的管理,而对其软件的质量,包括归档文件的质量通常不作为重要的考核内容,惩罚措施也不严厉。

(2)施工队伍素质低,管理水平差,没有专业的资料员是造成竣工文件质量不高的一个不可忽视的因素。

(3)部分档案验收指导人员对工程知识掌握不全,造成对竣工文件编制指导质量不高。

(4)建设单位、施工单位、监理单位的质量管理体系不健全、不完善,缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。

3 控制措施

(1)加强全员档案质量意识的学习和宣传,大力推进竣工文件编制标准的贯彻落实工作,使各部门各专业有关技术人员及时了解和掌握新出台的各类标准和规范。

(2)建设单位要把好招、投标关。通过对综合素质的考查,择优选出监理单位、施工单位,在竣工文件质量方面是有保障的,签订的合同中对资料的整编责任、内容、深度、特殊要求、资料原件及复印份数、移交时间等予以明确规定;再配合建设单位的综合质量管理,可为得到高质量的竣工文件创造了良好的条件。

(3)收集与归档同时进行,工程文件按时收集,定期向接受单位归档,是保证工程文件完整的一个重要手段。明确现场技术管理人员对竣工文件的质量责任,可实行总工程师负责制,并建立健全岗位责任制及管理制度,对发现不合格的文件,坚决予以否定,重新补做。配备专业的资料员,将建设工程竣工文件收集整理归档工作落实到实处。

(4)建立健全变更文件材料的形成和管理制度,文件收集与工程建设同步。做到变更文件材料要收集齐全,分类整理,定量统计。由于变更文件材料是绘制竣工图的主要依据,为了确保竣工图的真实、完整、准确、可靠,必须重视变更文件的形成质量:①应按照形成时间先后顺序分别编号,防止在形成、积累、保管、移交等过程中遗失。②竣工图编制单位必须按照要求,把各种变更文件材料收集齐全,分类整理,并说明变更文件的总件数,以便于查阅,同时对变更单要逐一进行审查核对,并分别盖上“已执行”或“未执行”章,以保证竣工图编制无误。③在施工单位绘制竣工图时,监理单位和建设单位技术人员要严格履行监督、检查和指导的职能。④竣工图的编制与施工同步,同步绘制可以保证编绘的准确,因施工后马上编绘,记忆清楚,能正确修改,做到符合实际;保证修改时间,修改在施工过程中完成,把大量的编绘工作量划分到整个施工过程中;保证参加工程建设的技术人员亲自参加编绘,这不仅能保证竣工图的质量,同时可以避免当一部分施工任务完成后,施工方部分人员撤离现场,而竣工图无人编绘或由不熟悉现场的技术人员编绘,竣工图不切实际的局面。

(5)从我国目前质量监督程序来看,建设单位可以依靠设计单位的技术力量,审查施工单位编制的竣工图,检验设计的真实意图在施工中有否完整真实地体现,起到质量监督作用。

(6)档案部门要提前介入、提供辅导、严格审查,并参加验收。

(7)新形势下还要规范竣工文件编制质量,吸收质量体系认证规范化、标准化、程序化原理,进一步理顺竣工文件编制管理体系,及时完善各项制度、规范、标准,把建设工程竣工文件编制归档推上一个新的台阶。