浅谈工程竣工档案的价值与作用

胡 炼

(四川电力设计咨询有限责任公司，四川 成都 610016)

随着工程建设管理和工程总承包业务的深入开展，国家和行业已认识到工程竣工档案的价值与作用，对工程档案的规范程度也在逐渐完善。作为档案管理人员,应进一步解放思想、实事求是、改革创新，把握档案管理技术的发展规律，使工程档案管理水平跃上新台阶。

“三分看实体、七分看档案”、“安全一票否决制、质量终身负责制”，各单位已充分认识到工程实体建设的重要性，但对工程竣工档案的作用仍认识不足，责任不清，档案管理实行过程控制的力度不够，工程档案的质量仍令人担忧。为此，我们认真分析本公司工程竣工档案管理中的薄弱环节，找对策，改进工作思路和方法，使公司工程竣工档案得以顺利移交，并在同行业中树立良好的口碑。

1 分析档案管理现状，找出存在的主要问题

⑴ 重视工程实体建设，对竣工档案及档案管理工作的重要性认识不足，对于档案工作的人力、物力投入不够，工程档案电子化进程较慢，工程档案管理工作未全面纳入公司工作的议事日程。

⑵ 项目经理及设总是工程档案归档的第一责任人，其领导作用未能充分显现，《项目竣工档案管理实施细则》及《设计计划大纲》亦未全面发挥其指导作用，后补现象时有发生。

⑶ 档案管理应贯彻工程建设的始终，文件的收集是关键

竣工档案应真实地反映工程建设实际。后补档案现象是一大隐患。需进一步重视工程前期文件、质量监督检查文件、隐蔽工程记录、竣工验收文件、设计变更文件、重要合同协议等重要文件的及时形成和收集。

⑷ 文件流转不畅通，要求加晒图纸和复制文件的情况时有发生

由于工程建设参建单位及设计专业较多，文件图纸及互提资料在内内、内外间流转通道欠通畅。有时会出现不知图纸和文件到了哪个地方的情况，任一环节稍一疏忽，运转至中途可能会停滞不前，竣工档案的完整性也会大打折扣。

⑸ 档案工作思路需要转变，人员素质需进一步提高

在信息时代，档案机构的社会角色发生了重大变化，其功能由传统的以档案实体管理为中心转变为以档案信息为中心、从能存取信息转变到能选择信息的全方位管理模式。“简化整理、深化检索”是当今档案工作工作重点，要在文件的收集和文件的真实性、可靠性、完整性两方面多下功夫。

2 改进措施

⑴ 建立健全工程档案管理体制及档案管理网络体系，确保竣工档案管理工作分工明确、责任到人 。

进一步建立完善公司档案管理网络系统，工程竣工档案实行公司级、项目级矩阵式综合管理。对于工程总承包及项目管理、发输变电工程勘察设计配备专职的档案管理人员，一对多地催归，项目经理及设计总工程师(以下简称设总)、各专责工程师及专业主设人是项目级档案责任人。

⑵ 进一步完善档案管理制度，规范公司的档案工作行为。

公司制定了《电力工程科技文件材料立卷归档及管理规定》及《文件控制程序》，明确项目经理及工程设总、专责工程师及专业主设人、卷册负责人、各专业主任工程师、档案人员的档案管理职责，分工明确，并确定了各阶段纸介质成品档案及电子档案、工程原始档案的立卷归档内容和范围。同时严格执行归档奖罚制度，档案人员每半年对成品纸质文件、电子文件、原始文件的归档情况进行清理，对于逾期未归档者及时发放催归通知，勒令在规定时间内归档齐全，否则处以适当的经济处罚。由于制度完善、职责清晰、奖罚分明，公司工程成品档案、原始档案、电子档案的归档率达98%以上，成品优良率100%。

⑶ 精心策划，档案计划与工程策划同步进行，竣工文件的进度及质量始终处于受控状态。

《工程总承包及项目管理实施计划》及《设计计划大纲》是项目策划的依据性文件，同时明确工程成品、原始文件材料、电子文件的归档内容、归档要求及责任人。在建设全过程中，档案人员根据策划的要求，分阶段、有计划、有目的地进行检查落实，监督和指导设计文件的形成、收集和归档。

⑷ 充分发挥档案人员的监督指导作用，严把归档文件审核关，主动树立以顾客为关注焦点的服务理念 。

工程告一段落后，档案人员主动联系工程项目经理(设总)、各专责工程师及专业主设人，实行主动催归，在接收归档时，对文件的标识、签署等不齐全、不完整、不正确的及时加以修改，特别重视工程前期依据性文件、各阶段审查批复、隐蔽工程验收文件、质量监督检查文件、各专业计算书、勘测原始记录、设计变更通知单、竣工验收文件等重要文件的收集，检查其执行情况是否闭合，不能留下遗留问题。

以顾客为关注焦点是我们始终不渝的服务理念。在档案的整编方面，特别是移交运行单位的文件，如竣工图等，档案人员主动与运行单位档案人员联系，取得该工程的目录号，遵照《供电企业档案分类表(6～9大类)》的分类规则进行分类编号，案卷分类合理，保管期限划分正确，运行单位收到竣工文件后，可立即上架保存，确保了工程竣工档案的完整、准确和系统。在四川省电力公司系统内，我们独树一帜，深受好评。

⑸ 电子档案。

由于业主、上级主管部门及合同要求须提供前期文件及竣工图等电子文件，档案人员首先对照检查电子文件与纸介质文件是否齐全完整、内容是否保持一致、能否正确输出等，确认正确后将图纸制作为*.PDF文件，刻录为只读光盘。并将文件目录、非通用性形文件和软硬件支持性文件一并刻入，以确保电子档案能被计算机正确识别、运行。

⑹ 加大档案管理人力、物力及财力的投入，提高档案资源的信息化建设速度。

档案资源信息化相对于档案传统管理而言，具有档案信息系统化、定量化、信息化、智力化等诸多优势，可以发挥其千方百计地保护好各类档案实体、最大限度地延长档案寿命以及迅速准确地检索和利用二方面的作用。

但信息资源的开发利用，离不开设备、软硬件、专责人员等的投入，前期数据库的建立也是非常之缓慢，利用效果不能马上显现。各单位应充分认识到信息时代档案实行现代化管理的先进性和事半功倍利用效果，充分利用各单位信息管理平台，档案资源按工作流程自动流转，信息资源自动归档，各终端有权限地在线检索和利用，实现档案工作迅速快捷为生产服务的最终目的。

3 结语

工程竣工档案是鉴定项目质量的重要凭证，是项目投产后运行、维修、管理、改扩建的重要依据。国家重大建设项目竣工档案专项验收办法的实施，竣工档案在工程达标投产、创优质工程等各项活动中权重越来越大，其重要性不言而喻。各单位应将档案管理工作纳入工程设计及项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，协调配合、共同努力，方能确保竣工档案的完整、准确和系统。