竞争性谈判在西气东输管道运行管理中的应用

彭祥傅文奎崔秀梅

1.中国石油西气东输管道分公司 2.中国石油华北油田公司勘探开发研究院

竞争性谈判在西气东输管道运行管理中的应用

彭祥1傅文奎1崔秀梅2

1.中国石油西气东输管道分公司 2.中国石油华北油田公司勘探开发研究院

彭祥等.竞争性谈判在西气东输管道运行管理中的应用.天然气工业,2010,30(2):123-125.

管道运营企业要实施大量的非招标项目,在项目选商和定价的工作中,计划经济体制沿袭下来的工作方法不符合公开、公平原则,缺乏承包商之间的竞争,被录用的承包商也由于缺乏激励机制,容易产生在项目工期、质量和费用控制上的懈怠,不利于管道运营企业对项目的管理,也不利于提高承包商工程管理水平。中国石油西气东输管道分公司苏浙沪管理处根据项目管理中的经验,将采办部门普遍使用的竞争性谈判应用在该类项目管理中,并结合项目招投标管理办法,在实践中探索、形成了一套成熟的管理模式。该模式工作程序简洁、容易操作,理顺了工作流程,规范了项目管理中项目选商、定价行为,提高了该项工作的客观性、科学性、合理性和项目管理水平,取得了良好的经济效益和社会效益。项目竞争性谈判是对项目招投标工作的补充,解决了招投标工作覆盖不了的非招标项目选商和定价问题,该方法还可应用在油气田地面建设、炼油厂、化工厂和LNG等项目管理中。

天然气 管道运行维护 工程管理 非招标项目 选择承包商和定价 竞争性谈判

1 非招标项目选商和定价工作的现状、问题及解决办法

1.1 现状及存在问题

中国石油天然气股份有限公司所辖的天然气管道运行企业除了做好天然气的销售、输气安全运营和管道保护工作外,每年还有大量的新建、改扩建任务以及更新改造、大修理项目。在这些工程项目中,存在着大量投资金额较小的非招标项目。这些非招标项目实施过程中,确定项目承包商和合同价格是首先要做的工作。这些项目由于投资金额小,按照国家招标投标法的规定,不满足进行招、投标的条件,但是,因其数量庞大,处理起来又十分困难。以往从计划经济体制沿袭下来的通常做法是:在项目承包商的选取方面,由项目承办人在常年合作的承包商中确定一家;在合同价格的确定方面,通过对承包商上报预算进行逐级审核。

在这种计划体制遗留下的工作制度中,前者,承包商选取工作不符合公开、公平原则,缺乏承包商之间的竞争,被录用的承包商也缺乏激励,容易产生在项目工期、质量和费用控制上的懈怠,不利于提高承包商工程管理水平,也不利于管道运行企业对项目的管理,同时,不符合石油行业在这方面的审计规定;后者,项目合同价格的确定工作中,工程预算审核程序繁琐、周期长、投入人员多、审核工作重复、效率低、成本高,影响合同签订和工程项目的实施,客观上容易造成事后合同,违背内控的规定;而且,在项目集中、审核时间紧的情况下,也容易造成审核工作走过场,不利于项目投资的控制[1]。

1.2 解决办法

项目竞争性谈判能很好地解决上述问题。竞争性谈判,是指业主通过与多家承包商就项目所涉及的勘察、设计、施工、监理、采购、技术服务、技术咨询等工作进行谈判,最后从中确定中标承包商和项目合同金额的行为。该工作方法源于项目招标、投标管理办法,具有其重要特征,同时,吸取采办部门普遍使用的竞争性谈判的长处,中国石油西气东输管道分公司苏浙沪管理处经过多年的实际运用,形成一整套成熟的管理模式,其工作程序简明、操作灵活、省时高效,成为项目管理过程中一项重要工作。在此,将在竞争性谈判工作模式的建立和应用分别予以介绍。

2 竞争性谈判工作模式在非招标项目管理中的建立

中国石油西气东输管道分公司苏浙沪管理处(以下简称管理处)于2005年开始探索并试点在一些项目采用竞争性谈判管理模式,2007年开始推广实施。在实施过程中,管理处建立起完整的竞争性谈判管理模式,并不断完善、规范,形成包括勘察、设计、施工、监理、采购、技术服务、技术咨询等项目选商、定价的管理模式,确保了项目的顺利实施。

2.1 竞争性谈判的应用范围及对承包商的要求

采用竞争性谈判项目的资金渠道包括:改扩建、更新改造、大修理、定额维修和其他专项等。采用竞争性谈判的项目类别包括:勘察、设计、施工、监理、采购、技术服务、技术咨询等。采用该工作模式的项目需具备以下情况之一:①施工单项合同估算价在20～200万元人民币之间;②国内设备、材料等货物采购,单项合同估算价在10～100万元人民币之间;③勘察、设计、监理等技术服务,单项合同估算价在10～50万元人民币之间。

竞争性谈判中邀请参加谈判的承包商应在3家以上,但在谈判过程中若其中一家承包商退出了谈判,导致承包商不足3家但至少有两家时,谈判可以继续进行[2]。

2.2 明确竞争性谈判组织机构及职责

竞争性谈判工作的机构由经营、纪检、项目承办和竞争性谈判工作组4个部门组成,职责如下:

1)经营部门职责:①起草和修订竞争性谈判管理办法;②参与竞争性谈判文件中有关商务部分条款的编制;③参与竞争性谈判工作组的工作;④负责与上级计划和审计部门协调办理竞争性谈判相关事宜。

2)纪检监督人员职责:对竞争性谈判活动进行全面监督。

3)项目承办部门负责本部门业务范围内的竞争性谈判日常工作,职责如下:①组织编制竞争性谈判文件;②承包商资格预审;③发布邀请函,发售竞争性谈判文件;④提出竞争性谈判工作组人员建议名单;⑤负责竞争性谈判有关组织工作。

4)竞争性谈判工作组职责:①与各承包商进行竞争性谈判;②评审承包商提交的技术和商务报价文件。

3 竞争性谈判在非招标项目管理中的应用

3.1 编制竞争性谈判文件

该项工作由管理处经营和承办部门联合完成。竞争性谈判文件的内容及程序应当符合国家相关部委和公司有关规定,该文件需由管理处相关业务主管领导审批。

在谈判文件中应规定下列事项:①谈判的具体程序,如谈判轮次及每个轮次的谈判重点;②计划谈判的内容,包括工期、技术质量要求、合同总价和单项价格、Q HSE等;③合同草稿,包括合同双方的权利和义务、履约期限和方式、资金支付要求、验收方式及标准等;④评审标准(类似招标文件中规定的评标标准),明确谈判工作组应当考虑的其他具体因素及相关要求等[2]。

3.2 确定并邀请承包商进行竞争性谈判

项目承办部门在发出投标邀请书前需先对潜在的承包商进行资格审查。潜在的承包商应当持有主管部门颁发的市场准入证。资格审查的内容包括:承包商的资质、财务状况、设备、业绩、信誉、涉讼情况等。资格审查合格的承包商名单,并报管理处相关业务主管领导审批[2]。

发布竞争性谈判邀请函,同时发售竞争性谈判文件。

3.3 成立谈判工作组

谈判工作组成员由管理处相关业务部门及主管领导5人以上的单数组成。项目承办部门提出谈判工作组人员建议名单,并报相关业务主管领导批准。谈判工作组负责评审承包商提交的技术、商务报价文件。在竞争性谈判前,注意做好谈判工作组成员名单的保密工作。

3.4 开展竞争性谈判

承包商按照竞争性谈判文件的要求编制技术和商务文件,在规定的截止时间之前,将文件送达指定地点。项目承办部门收到该文件后,签收保存。递交竞争性谈判技术和商务文件后,承包商按顺序依次单独与谈判工作组谈判,双方就项目工期、质量、材料设备、Q HSE和费用等问题进行谈判。谈判中,各承包商可依据对技术条件的理解或按谈判工作组的要求修正、补充或降低其原始报价,并以书面形式正式提交谈判工作组。各承包商对原始报价的书面调整文件均只涉及价格调整额数值,该数值可以不用密封,但不至于使任何人能据此推测出其原始报价。谈判工作人员在竞争性谈判过程做记录,并存档备查[3]。

3.5 评审竞争性谈判过程文件

竞争性谈判工作组在评审过程中,按照评审标准和方法进行评审,并做评审记录。根据评审结果,竞争性谈判工作组推荐中标候选人,并标明排列顺序和项目合同价格。

项目承办部门根据谈判工作组提出的竞争性谈判评审结果,组织撰写竞争性谈判工作报告,并提交管理处相关业务主管领导审批,最后报上一级业务主管领导批准实施。

4 应用效果

4.1 加强了对项目选商和定价工作的监督

竞争性谈判工作在技术、安全、经营等部门的共同参与下完成,每个关键环节都有详细的文字记录,并有指定负责人签字确认,谈判最终形成的工作报告由与会人员会签上报,谈判全过程受监督部门监督,避免了少数人或部门的“暗箱”操作,防止了选商、定价工作中的舞弊现象发生。同时,谈判在业主与承包商平等自愿前提下进行,在谈判工程文件评审工作中,执行统一标准,并严格按保密规定执行,体现了平等、竞争的宗旨和公平、公正、公开、诚实信用的原则。

4.2 加强了项目投资费用控制管理

因为竞争性谈判工作程序简洁、操作灵活、所以用时少,效率高,可以在很短的时间内处理项目选商和定价工作,这样就大大节省了审核费用和时间,降低了交易成本;同时该工作在程序上严密,内容上全面完整,因而保证了工作质量。在竞争性谈判之前,管理处能提前收集以往同类项目的各种资料,在费用方面做好测算工作,充分做好谈判前的各项准备;在谈判中,能够有理有据的提出对项目费用的意见,有针对性地要求谈判对方提供费用依据,从而保证了合理确定项目合同价格,有效地控制了项目投资。

4.3 实现项目选商和定价工作的规范化、制度化

实行竞争性谈判工作模式以来,管理处各部门严格按规定执行,并根据实际工作经验和效果,定期修订该工作管理规定,不断对其改进完善,目前该项工作程序清晰、内容全面、组织机构科学、分工合理、职责明确,工作全过程受廉政监督员监督,实现了项目选商和定价工作的规范化、制度化,确保了项目保质、保量地顺利实施,提高了工作效率和管理水平。

5 结论及建议

1)该管理体系解决了有效、灵活确定非招标项目承包商、合同价格的管理难题。该体系工作程序简洁、高效、易操作,项目选商和定价工作公平、公正。通过采用这一工作模式,增强了各部门管理意识,完善了项目管理手段,理顺了工作流程,提高了项目选商和定价工作的客观性、科学性和合理性,提高了项目管理的水平。

2)该管理体系是对项目招标、投标工作的补充,完善了项目选商、定价管理工作,确保了石油天然气运行企业每年各类项目的实施,从而保障了这些企业管道保护、输气、销售任务的完成。

3)该管理体系不仅可以应用在天然气管道营运维护工作中的改扩建、更新改造、大修理项目管理中,而且还可以广泛应用在油田地面建设、炼油厂、化工厂和LNG等管理过程中的非招标项目中。但由于企业经营内容的不同,企业所在地外部环境的不同等诸多因素的影响,不同企业应根据各自特点,在项目管理过程中,不断丰富和发展这一工作模式,使之得到有效应用,从而取得最佳的经济效益和社会效益。

[1]薛波.中国天然气市场发展模式探讨[J].天然气工业,2009,29(6):130-132.

[2]佚名.中国石油西气东输管道公司招投标管理办法[J/ OL].上海:中国石油西气东输管道分公司,2007.

[3]佚名.西气东输管道公司非招标采购工作管理暂行办法[J/ OL].上海:中国石油西气东输管道分公司,2005.

(修改回稿日期 2010-01-05 编辑 赵 勤)

DOI:10.3787/j.issn.1000-0976.2010.02.033

Peng Xiang,engineer,was born in1972.He graduated from Hebei Institute of Mechanical and Electric Engineering.He is now engaged in sales and management.

Add:Room1101,Fuxin Mall,No.359,Hongwu Rd.,Baixia District,Nanjing,Jiangsu210002,P.R.China

Tel:+86-21-58849510 Mobile:+86-13451818392 E-mail:pxamtb@qq.com

Application of competitive negotiation in the operational management of the West-to-East G as Pipeline project

Peng Xiang1,Fu Wenkui1,Cui Xiumei2
(1.S u-Zhe-Hu Department,PetroChina West-to-East Gas Pipeline Company,N anjing,J iangsu210002, China;2. Ex ploration and Development Research Institute,PetroChina N orth China Oilf ield Company, Renqiu,Hebei062552,China)

NATUR.GAS IND.VOLUME30,ISSUE2,pp.123-125,2/25/2010.(ISSN1000-0976;In Chinese)

Present pipeline operators have to deal with a great number of non-bidding projects.Those traditional methods from the planning system in either contractor selection or pricing can not follow the open,fair and transparent principle,so the obvious absence of incentive and restraint mechanisms will be neither good for the operators to control well the construction period,quality and cost,thus to have bad influence on the projects,nor advantageous for the contractors to improve their level in engineering management.Learning good experiences from project management to adopt the competitive negotiation widely used in the purchasing departments to these non-bidding projects,the Su-Zhe-Hu Department of PetroChina West-to-East Pipeline Company,in combination with the methods in the bidding projects,has formed its own complete management mode in the non-bidding projects after many actual practices,which is characterized by simple procedures,flexible operation,and easy working process.Both contractor selection and pricing in the non-bidding projects have been well organized to improve the level of project management to become more objective, reasonable and practical,thus help companies to achieve better social and economic benefits.The competitive negotiation is a good supplementary for the bidding project management,solving the problems of contractor selection and pricing in the non-bidding projects,so as to be recommended to use in the management of projects like ground construction of oil fields,refineries,chemical plants,and LNG,etc.

natural gas,operation and maintenance,pipeline,engineering management,non-bidding project,contractor selection and pricing,competitive negotiation

book=123,ebook=134

10.3787/j.issn.1000-0976.2010.02.033

彭祥,1972年生,工程师,学士;毕业于河北机电学院,现在从事经营管理工作。地址:(210002)江苏省南京市白下区洪武路359号福鑫大厦1101室中国石油西气东输管道分公司苏浙沪管理处经营科。电话:(021)58849510,13451818392。E-mail:pxamtb@qq.com