基于图书馆的企业信息需求服务研究

2010-03-22熊冬萍程结晶

图书馆理论与实践 2010年2期

●熊冬萍，程结晶，张方

（南昌大学 a．信息工程学院；b．教育学院，南昌 330031）

1 企业对信息需求的必要性和紧迫性

企业作为市场活动的活跃主体，对于整个社会环境形势的变化、行业内新的科技成果、竞争对手的情况以及新出现的管理方式等都非常敏感。目前，已有相当一部分企业意识到信息的重要性与可利用性，信息需求意识在不断增强。企业要把自己锻炼成自主经营、自负盈亏的市场主体需要不断提高经济效益和市场竞争能力，而这一切，离不开高质量的信息引导。什么样的企业信息空间是理想的？在21世纪的信息化社会，企业用户似乎有了越来越多的选择，但是更多的选择在有些时候也可能会意味着无所适从。信息技术到底带来哪些新的企业信息服务模式？不同的企业信息服务又会为企业带来什么？未来的企业信息服务会是什么样？今天的企业经营者已经越来越感到信息是一种重要资源，信息与企业的生存息息相关。

在信息时代，信息只有转化成有用的信息之后才能体现其价值，而要达到这个目标，首先要能够集中处理来自多个信息源的信息，其次信息质量也要有所保障。企业管理层在进行决策时总是希望获得更多信息，无论它们是来自企业业务系统还是文档、内容管理系统。另一方面，如果来自多个信息源的信息总是不一致，不仅会导致更高的维护成本，而且一旦使用了过时信息必然会限制企业业务流程的实施速度并妨碍流程自动化的实现。事实上，在实际应用中，有太多的信息封闭在相互独立的系统中，全面获取正确的信息并非易事。同时，企业对信息的需求表现出强烈的时效性，企业需求的信息要从多方面的因素入手，从新事物、新情况、新动向、新苗头中，准确地发现问题，并对发展的趋势和前景作出确切的评估和评价。

据有关部门的最新调查，2008年企业接受信息服务比2007年平均提高了4个百分点。其中，政策法令信息、法律咨询、涉外咨询、商务服务、信息传输、员工培训提高了6个百分点，企业管理咨询、计算机和软件服务提高了5个百分点。接受计算机和软件服务、员工培训、法律咨询服务的企业占30%左右；接受广告宣传、企业管理咨询、网站建设和维护、技术服务占10%；接受营销咨询、风险投资等一些新兴服务仅占5%左右。其中在接受法律服务、计算机和软件服务、市场调查、技术咨询、培训服务及企业管理咨询等方面分别高于外商投资企业13.6，12，10，4.6，4和3个百分点。这些数据表明：企业信息需求呈增长趋势，但比例还较低。［1］

在当前社会信息化进程中，企业普遍面临着信息、资金、人才、技术和市场等问题，其中信息的影响举足轻重。企业信息化建设已经不是企业的效益工程，已经成为企业的基本生存工程。可见，信息对企业来说，不仅有必要性，还有紧迫性。

2 企业对信息的需求分析

2.1 企业信息需求的特点

（1）信息的时效性。在经济建设中，企业所需要的信息时效性很强，特别是在市场营销方面，很多时候是“瞬息万变”，谁先利用信息，谁就有可能优先占领市场，获得丰厚的经济效益。在这里，“时间就是金钱”表现得十分突出。

（2）信息的新颖性、独特性。企业所用的信息必须新颖、独特，只有这样，才能引起消费者的兴趣，也才会让消费者有购买的冲动。

（3）信息的真实性。在经济建设中，企业所用的信息一定要真实。也只有这样的信息，才可能让领导层作出科学、合理的决策。同时，企业在进行产品宣传时，也要保证其宣传真实、可靠，不误导消费者。如果用不真实的信息，或许会获得一时之利，但只要消费者一发现，必将长久地弃之而去。因此，知识信息的真实性显得尤为重要。

（4）信息的针对性。在经济建设中，企业一般只需要某一个方面甚至是某一个点上的信息，用以解决某一个项目乃至某个具体的问题，针对性强。

（5）信息的前瞻性。企业所需要的信息，一定要具有前瞻性，因为市场只青睐先行者。对前瞻性信息进行整理，可以帮助企业领导预见未来的经济走向、市场动态、行业发展，为其科学决策提供合理依据。

2.2 企业信息需求的内容

随着社会信息化的发展，企业信息化步伐加快，在此过程中企业产生一系列新的信息服务需求：［2］

（1）信息技术的需求。企业信息化离不开信息技术，它是企业信息化推进的最根本的保障。而绝大多数企业无法依靠自身力量来完成信息系统的开发与维护工作，他们需要寻求相应的信息服务机构的合作，特别是对于一些复杂的信息系统来说更是如此。同时，此过程中还会遇到许多问题，如现成的系统可能并不适合企业的实际情况，就需要开发新的系统；系统还需要测试、维护，与现有系统要兼容等。

（2）外部关系管理的需求。现代企业已经意识到企业外部资源同内部资源一样，必须加以充分地开发利用，对其进行有效的管理，才能为企业的发展提供不断的动力，如客户关系管理，对供应链上合作伙伴的关系管理等。

（3）自主创新的需求。自主创新是指以获取自主知识产权、掌握核心技术为宗旨，以自身为主体，发展与整合创新资源、进行创新活动、提高创新能力的科技战略，主要包括原始创新、集成创新和吸收创新3种类型。

（4）信息教育培训的需求。企业信息化不单是管理者的重任，更需要全体员工的参与。而对于一些企业来说，信息化建设在很多时候已不是建设基础设施或是技术上的问题，而是企业管理者和员工的信息意识以及相关信息技术的缺乏。因此，必须对企业管理者和员工不断进行信息教育和培训，以提高企业员工整体信息化应用水平。

可见，企业要提高自身竞争力，信息化建设已经成为企业的基本生存工程。然而企业仅靠自身很难获得更全面和准确的信息，必须寻求其他信息服务机构为其提供信息服务。正是在这种形势下，图书馆可利用资源优势，开展适应企业需求的服务，从中谋求适当的经济利益。

3 基于图书馆的企业信息需求分析

根据《中国图书馆年鉴》（2008年卷），截至2007年底，我国内地31个省（市、区）的省级公共图书馆中，通过网络为企业提供信息服务，开展得较广的项目为馆际互借/文献传递、代查代检、查新与专题服务、网络适时咨询、法律法规政策服务等常规信息服务项目，而直接针对企业的竞争情报、行业信息服务等项目开展的服务并不多，然而这些正是企业最需要的服务。

有关调查表明，企业在生产经营过程中最急需的是技术情报，市场信息和竞争、反竞争情报。也许图书馆从自身特点来说在这个服务领域并不适合，但也可以结合实际情况做一些基础性的情报收集分析工作。

在市场经济条件下，产品销售成为企业的重中之重。因此，针对企业产品销售的市场信息的提供服务就显得尤为重要。图书馆应该通过各种渠道尽可能多地获取与企业产品销售有关的信息，如市场上同类产品的产量、销量、品种、数量等，该企业产品在市场中所占的份额以及企业产品的发展空间、消费者对产品性能价格比的新要求等，这些信息可为企业产品的销售以及产品的更新换代提供决策依据，对企业的生产经营具有不可低估的战略作用。因此，为企业提供更多的产品销售信息也是图书馆信息服务的重点之一。

当企业需要开发新产品时，图书馆方面应当提供产品选型、新产品前景预测等一系列的情报信息。最重要的，是要做好专利文献检索方面的工作，使企业在产品开发过程中，随时掌握最新的技术，并可避免重复开发以及侵权事件的发生。所有这些信息都是企业决策层作出技术决策和新产品开发决策等一系列关系到企业生死存亡的重大决策的依据。

处在竞争日益激烈时代的企业，如何尽可能多地占有市场份额，抢得先机，如何在产品销售及生产技术的进步上成为企业生死存亡的关键。因此，竞争情报和反竞争情报成为企业情报信息工作非常重要的组成部分。开展竞争情报活动，首先要确定竞争对手。图书馆可以协同企业情报信息从业人员搜集、分析可能的竞争对手的情况信息。［3］这些对手信息包括：品牌竞争对手、产品竞争对手、功能竞争对手、技术竞争对手以及一些潜在竞争对手，在此基础上，图书馆要根据企业提供的资讯，对企业的竞争对手和潜在竞争对手进行有针对性地、适时地跟踪、分析，并将所获得的资讯及时送达企业，以利于企业及时制定正确的竞争策略。

图书馆为企业提供参考咨询服务，不仅要提供各种形式的信息服务，还要了解企业对手的产品、供销、开发等信息，做到知己知彼，争取更大的社会和经济效益。［4］图书馆可以利用优势资源寻求与某些专业机构合作，借助其灵活的经营机制与市场的联系，形成优势互补的合作关系，共同开拓对企业信息需求的服务市场。［5］

以专利信息的利用为例，图书馆应做如下一些工作：揭示和分析专利文献中的法律数据信息，跟踪调查和分析竞争对手尚未授权的公开专利，利用竞争对手已授权的公开专利文献信息，对竞争对手拥有的全部专利进行定期统计分析，全面收集与竞争对手有关的其他专利信息，等等。

在提供竞争情报的同时，做好反竞争情报工作也是必要的，反竞争情报是模仿竞争对手监测和分析企业自身商业的过程。对于图书馆而言，就是在对手的竞争情报活动中保护企业的核心信息。另外图书馆也可以尽量为企业做好反竞争情报分析，为企业的反竞争情报工作出谋划策。比如，应告知企业哪些是应该保密的材料，哪些工业垃圾是应该及时处理掉的。同时，还应派专业技术人员为企业的相关人员做好反竞争情报的培训，以免因为泄密而使企业蒙受巨大的经济损失，甚至倒闭。

4 基于图书馆的企业信息需求服务的措施

通过上文的分析，笔者提出针对基于企业需求的图书馆企业信息服务的措施。

4.1 增强竞争情报意识，建立专门信息服务部门

竞争情报和反竞争情报已成为企业情报信息工作非常重要的组成部分，同时，竞争情报服务也是图书馆获得社会效益和经济效益的重要增长点，各类图书馆要增强竞争情报服务的意识。如：为了进一步做好为中小企业提供信息服务，国家图书馆于2005年成立了企业信息服务中心，采集媒体上相关行业、竞争对手的最新市场信息、行业动态、数据资料、文献信息，监测各行业各品牌软性文章和硬性广告的投放情况及进行广告价值评估，并以此为基础进行统计分析，提供专业的监测报告，收到了良好的效果。［6］

各类图书馆应建立专门的信息服务部门，根据馆内自身资源的特点和各类图书馆本身的职能特点，为社会提供良好的服务。各类图书馆应该积极主动地为各类企业尤其是中小企业提供企业信息服务，针对企业的信息需求，建立丰富的信息资料库，并培养一批高素质的企业信息服务员，为企业提供多样化的服务。图书馆可以与企业达成协议，将本馆的信息服务机构作为企业的“信息中心”，直接为企业开展信息服务，在企业的产品开发、技术鉴定、科技成果查新等方面提供帮助。

4.2 提供网络化服务，加强图书馆之间的合作

就全国而言，国家级图书馆、省级图书馆以及高校图书馆馆藏较丰富，但地、县两级图书馆馆藏量太少。省际间和地区间分布极不平衡，省、地、县三级图书馆的发展存在巨大差异。

资源共享是图书馆发展的永恒主题。针对当前我国图书馆事业发展的不平衡状态，各图书馆，尤其是中小型图书馆，依靠自身的力量难以满足企业日益多样化的需求，而网络化极大地丰富了图书馆之间的合作内容和合作方式。当前图书馆界应加强合作，包括实体资源合作共享、数字资源协调共享、服务合作共享、业务合作共享、人力与管理资源共享等。［7］为了提高图书馆的服务质量，提高企业信息服务的效率和质量，图书馆之间的资源共享互助将发挥重要作用。

4.3 搭建企业创新服务平台

目前，国家为了加强国家创新体系的建设，正在把服务于科技型中小企业的信息服务体系建设纳入我国科技发展的中长期规划，全面推动面向科技型中小企业的信息服务体系建设。图书馆应当承担起自己的责任，在图书馆搭建企业创新服务平台，为企业提供全程的信息服务。

4.4 挖掘企业信息需求，提供特色化服务

图书馆在对企业进行信息服务时，要充分挖掘自身特色，做到个性化服务。挖掘自身特色，可从两个方面着手：一是根据馆藏特色，组织相关人员对特色馆藏进行研究、分析、加工、整合，提供给相关企业；二是如果有某方面的专业人才，则可根据其专业特色组织相应的文献资源，然后提供给相关企业。总之，要尽量提供有自身特色的知识信息，做到特色鲜明。

4.5 采用多种服务方式，提供多样化的信息产品

图书馆除了满足企业各类信息需求之外，还可以主动为企业提供课题跟踪，代查、代译、代借资料，图书巡展，编辑科学快报、文献综述、专题题录、书目、文摘、索引等；为企业进行信息技术和竞争情报培训等，开展多层次、多形式的信息服务，特别是开展在科技立项、成果鉴定、专利申请、产品开发等活动中的科技查新服务。通过查新，帮助企业了解有关技术的历史、现状、发展趋势及国内外研究动向，避免重复研究别人已有的产品，了解竞争对手的技术情况，使企业充分结合自身实际，选择适宜的创新方向，降低成本，实现资源利用效益的最大化。同时，还为企业收集信息提供支持，利用科技查新促进技术创新。

4.6 构建馆企信息服务联盟

数字时代，图书馆加工的信息资源与处理的服务请求是大量的，图书馆需要与其他信息处理企业、信息资源加工企业合作共同完成任务。随着社会信息化的发展，企业信息化步伐加快，企业仅靠自身很难获得更全面和准确的信息，而各种信息服务机构可以为企业提供高质量的信息服务。在我国，提供信息服务的机构主要是图书馆，在新的竞争环境下，图书馆的服务不仅要获得社会效益，也要获得经济效益。图书馆应该开展延伸服务，走馆企合作之道。

笔者认为，实行馆企合作的途径有如下几种：

（1）构筑馆企信息服务平台。图书馆与企业建立联系，了解企业的具体需求，确立固定的企业用户，与其建立合作伙伴关系。图书馆与企业有机结合起来，既能及时为企业提供急需的信息，又能为图书馆提供有效的创收手段，达到双赢的目的。

（2）搭建投资合作平台。获得经济效益是企业追求的最终目的。从企业角度来看，图书馆的经营也需要资金的支持并产生经济效益。为了共同的发展，企业可以提出自己的个性化需求并进行投资，由图书馆来搜集、整理、加工、开发研究。在投资合作过程中，企业的信息需求得到满足，而图书馆在获得经济效益的同时也提高了自己的信息服务水平，最终提高整个社会的效益。