长江海事办公自动化系统建设初探*

余雅琴

(长江海事局,湖北 武汉 430016)

1 导语

办公自动化(OfficeAutomation,简称 OA)是一种将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是信息社会发展的必然产物。它通过广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使组织内部工作人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,从而改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,最终达到提高行政效率的目的。

我国的办公自动化从 20世纪 80年代末发展至今,先后经历了起步(1985年― 1993年)、应用(1993年 -2002年)和发展(2002年至今)三个阶段。办公自动化从最初提供面向单机的辅助办公产品,发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品;由原来的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运行信息化的一个重要组织部分;从以结构化数据处理为中心,基于文件系统或关系型数据库系统的个人办公软件,发展到以网络为基础、以工作流为中心的业务协同与信息服务系统。

为适应经济社会发展要求,当今的办公自动化不但要求内部办公高效协同,而且更加注重提供高效、及时、准确的信息服务,办公自动化将朝着“以数据为中心,实现信息随需应变、因需而取”的方向发展,实现在正确的时间,以最正确的方式和流程,把可靠的信息传递给需要的用户,满足“业务协同、服务高效”的目标。

本文以“协同办公和信息服务”为重点,探讨长江海事办公自动化系统建设模式和实现途径。

2 长江海事办公自动化系统建设概况

长江海事局是经国务院批准在全国设置的交通运输部直属 14个海事局之一,是依据国家法律、法规履行长江水上安全监督、防止船舶污染、船舶检验、航行保障和行政执法职责的政府机构。按照信息化建设发展需求,为促进行政办公、提高机关工作效率、服务行政相对人,长江海事局重点开展了信息网络基础设施建设、行政办公及业务系统开发应用工作。目前,基本建成了以专线连接为主、无线网桥连接为辅,覆盖局属各单位各级机构的广域网;船舶管理、船员管理等核心业务全面运行;各类行政办公系统也逐步推广;公文流转、人事、档案、财务等系统均得到不同程度的应用。这些都为长江海事办公自动化建设打好了一定的基础。

然而,由于我国信息化建设总体发展程度偏低,长江海事乃至全国海事系统在信息化建设和发展过程中还存在一些问题,特别是信息化资源共享困难,业务应用深度不足,电子政务和水上交

笔者认为,长江海事办公自动化仍然停留在辅助办公的阶段,虽然海事管理工作的纵向交流和业务应用方面相对深入,而横向关联、协同处理则明显不足。由此带来的问题就是各专业部门之间联动不及时、水上安全信息及海事管理服务效率不高。根本原因在于长江海事系统办公自动化未进行统一规划,信息资源标准不一致,特别是数据资源的规划和建设未成为各应用系统的基础,从而形成数据来源的唯一性无法保证的局面。这一局面,既造成一线工作人员数据采集操作的重复,降低工作效率,又不能保证数据统计的准确性,影响决策效能。

3 长江海事办公自动化系统建设模式

基于长江海事当前信息化发展现状,笔者认为要彻底改变办公自动化建设和应用过程中的这些问题,必须要对信息系统建设进行统一规划,实现海事管理各项工作数据的集中管理,按照集中统筹和资源共享的原则,整合长江海事各类数据资源,实现统一采集、统一存储、统一管理和统一应用。通过数据资源的规划和整合,实现主要海事业务信息系统的协同运行,实现高效的安全信息服务,为各业务应用系统提供良好的数据支持。简言之,就是建立以数据为中心的协同办公与信息服务体系,提升海事管理效能和信息服务能力。

由此产生了一个问题,就是现有办公应用系统的取舍如何把握。通常有两种方式可供选择:第一种方式,是系统地梳理海事管理各类业务流程,开展数据资源的统一规划,完成应用需求编制,在此基础上,建设统一的数据库平台,重新开发覆盖所有业务的应用系统,构建长江海事系统办公自动化的统一应用平台。第二种方式,则是在业务流程梳理和数据资源规划的基础上,集成并优化现有分散的应用系统,实现数据的集中存储和统一利用。两种方式的共同点,都是优化业务流程并建设数据中心,保证数据来源的唯一性;不同点则体现在办公自动化系统的开发上。

通过从系统建设投资规模、系统开发复杂性、系统开发风险、系统开发时间、系统柔韧性和可扩展性、系统维护量以及对现有海事管理工作的影响度等方面进行综合比较,第二种方式都明显优于第一种方式,而且,目前长江海事系统已经投入运行的各类应用系统,在功能和应用深度方面,基本能满足其对应的海事管理工作,且已被工作人员所接受。因此,笔者认为,没有必要进行大规模的重新开发,第二种方式应是当前长江海事办公自动化系统建设的最佳模式。

4 长江海事办公自动化系统实现途径

基于上述分析,可以看出长江海事办公自动化系统建设应在做好数据资源规划和业务流程梳理的基础上,完善数据资源标准体系,搭建统一的数据库平台,为构建办公自动化应用集成平台提供数据支撑。本文重点在应用层分析长江海事办公自动化系统的建设范围。

4.1 办公自动化系统总体框架

按照应用集成的要求,长江海事办公自动化系统应包括数据集成管理平台、数据交换平台、信息资源目录服务系统、应用集成运行平台。其中,数据集成管理平台负责数据资源的集成与统一管理;数据交换平台负责跨区域、跨系统之间的数据交换;信息资源目录服务系统负责为信息资源的发现、定位、交换提供目录服务;应用集成运行平台负责为应用系统的开发运行提供公共支撑环境(如图 1所示 )。

图 1 办公自动化系统总体框架图

4.2 办公自动化建设内容

4.2.1 数据集成管理平台

数据集成管理平台主要用于对本项目整合后所形成的长江海事局各类数据资源统一管理,以支撑上层业务系统的运行,并能基于整合的数据资源进行抽取、转换、装载并建立数据仓库,实现数据挖掘,为各类高端综合分析应用系统提供数据管理平台与运行环境。通过对现有数据资源进行整理,确保数据来源的唯一性。该平台是一个逻辑上完整而又具有站点自治性,物理上分散在若干台互相连接着的计算机上的、具有相同或不同数据模型的数据库系统,它是为了实现各海事业务管理系统间的信息共享和综合应用,提供海事各类信息的查询和决策分析功能而建设的数据基础平台。

4.2.2 数据交换平台

建立统一的数据交换平台,实现各应用系统之间的应用整合,以实现业务信息一次性填报,系统之间数据共享,确保数据的准确性和完整性。这方面的关键在于解决异构信息系统之间的互联和数据互操作性问题,同时明确系统之间交互的数据内容。海事数据交换平台覆盖多个系统,通常要在需要共享业务数据的系统进行数据交换平台的布署,以支持各业务系统之间数据交换的需求,提供核心交换服务。在部署设计时要考虑后期数据共享系统建设中的平滑升级等诸多因素,既要保证上下级之间数据及时的上传和下载,又要保证同级各节点之间数据交换的需求。

4.2.3 信息资源目录体系

海事信息资源目录系统是根据海事系统数据共享的业务需求,利用元数据技术并按照统一的标准规范对分散在各部门、各地区的海事信息资源进行抽取、集成和组织,形成逻辑上集中、物理上分散、可统一管理和服务的信息资源目录,其作用体现在以下两个方面:

一是信息资源发现与定位。结合数据交换平台、数据接口调用等技术手段,可为长江海事应用系统提供信息资源获取的位置、权限和方式;可为管理员、高级用户提供共享信息资源的目录检索服务。

二是信息资源管理与整合。结合海事信息资源目录管理制度的制定,有助于形成信息资产的注册登记和管理体系,便于管理者及时掌握海事信息资源的分布状况,实现对信息资源建设的统一规划,避免重复建设,并逐步建立海事信息资源共享长效机制,推动海事信息资源整合与综合开发利用。

长江海事办公自动化系统所建的海事信息资源目录体系的目录索引范围将主要涵盖以下各类信息资源:(1)长江局的政务信息:主要包括组织机构、业务职责、政策法规、规章制度、业务流程、电话号码簿、重要会议文件、公文等。(2)海事业务信息,包括船舶、船员、船公司、通航管理、事故应急、行政执法等各类海事业务管理数据。(3)网络资源管理信息,包括系统用户信息(用户基本信息及其信息资源获取权限信息,将来还可增加用户数字化证书信息)、电子邮件账户信息等等。

4.2.4 应用集成运行平台

应用集成运行平台是为应用系统的开发、运行、维护提供公共集成环境的支撑软件平台主要包括应用服务器中间件与工作流平台。

应用服务器中间件是位于操作系统与上层应用之间的中间支撑软件,用于对应用事务进行协调管理,对业务逻辑处理进行安全性、完整性控制,提高应用处理的并发性、吞吐量。应用服务器中间件具有标准的程序接口和协议,提供跨平台的应用、服务解决方案,可保证事务在异构环境下正常运行。

工作流平台是系统实现流程控制功能的核心。工作流平台可以在不修改原程序的情况下,让用户自己添加、修改相关的审批业务,使系统更加具备灵活性和可扩展性,满足海事管理体系系统流程可变性的需求。

5 结束语

办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累,技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解,才会使办公自动化有用武之地,只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀并有效利用,办公自动化才能发挥作用。本文仅从长江海事业务管理工作出发,探讨办公自动化建设的总体框架和建设思路,更重要的一点,关于数据标准的建设,则需要从交通系统自上而下进行统一规划和实施,有了这个基础,办公自动化建设才能起到事半功倍的效果。

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